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Citation: Ricardo Camejo


Configuración
Configuración:

Generalidades

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Datos de la Empresa
Datos de la Empresa:

Caracterización

En este formulario se introduce los datos de la empresa: dirección postal, NIT, RIF, fax, e-mail y website, ya que los demás campos se llenan automáticamente con la personalización del producto. Puede presionar el mouse en el botón Configurar para mostrar la pantalla de configuración de los archivos de la aplicación.

Paso a Paso:

1.- Introduzca los datos solicitados en el formulario, es muy importante introducir correctamente toda la información, ya que es utilizada en los reportes de la aplicación.

2.- Haga clic en el botón de Grabar, para almacenar la información. En caso contrario utilice el botón de Cancelar.

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Datos de la Empresa: Configuración de Base de Datos
Títulos y Correlativos:

Configuración de Base de Datos

NOTA: SI USTED NO POSEE LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES, PARA MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS, NO PROCEDA A HACERLO, DE LO CONTRARIO PODRIA OCASIONAR MAL FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIÓN.

En la parte superior del formulario o pantalla, aparece un cuadro de lista, donde se selecciona la tabla de la base de datos a modificar. Luego aparecerá la información de los campos actuales de la tabla dispuesto de izquierda a derecha: Título, Mensaje y Tipo.

Título: Nombre del campo. Puede estar compuesto de letras y números, siempre empezando con letras.

Mensaje: Título del cuadro de texto, donde se muestra o pide el dato, si está en blanco asume el valor del campo Título.

Tipo: Clase de dato, involucrada al campo. Existen varias opciones que son desplegadas en el cuadro de lista, que son:

Haga clic en cada tipo de dato para ver explicación del mismo.

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Títulos y Correlativos:

Página General

Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Varios     Códigos

•	En este formulario se introduce la nomenclatura del impuesto o los impuestos, dependiendo del tipo de organización o empresa. Ejemplo Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) y la activación del mismo.

•	En el recuadro de opciones Identificación fiscal se introducen los nombres con los que se conocen estos rubros.

•	En Decimales se indica la cantidad de decimales con la que se desea trabajar la presentación numérica en toda la aplicación.

•	Se selecciona la moneda base de la aplicación.

TIPS: La moneda base es muy importante definirla en el momento de hacer la configuración inicial, ya que después de hacerlo la primera vez no se podrá modificarla en el futuro.

•	En el recuadro de opciones llamado Periodo actual en curso, se declara la periodicidad administrativa para llevar las estadísticas de la empresa.

La configuración de periodos es fundamental en la parametrización de la aplicación, se debe tomar en cuenta dos variables para poder tomar una decisión acertada. La primera cantidad de transacciones por día, de ser muy altas (100 ó más) se puede configurar periodos cortos de 30 días por ejemplo. La segunda variable a considerar es la forma de trabajo de la empresa donde se esté implantando la aplicación, para ilustrarle mejor, un ejemplo bien conocido son las periodos de ventas que utiliza AVON, que duran 3 semanas y llevan por nombre Campaña.

TIPS: Las estadísticas de la aplicación se alimentan con los periodos, es decir, si se establecen periodos de 3 meses no podrá vizualizar estadísticas para un mes en particular.

Paso a Paso:

1. Haga clic en el botón de modificar ubicado en la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+M, M.

2. Introduzca los datos requeridos, en caso de escribir fechas puede utilizar el calendario con el botón [image] ubicado a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

3. Si los cambios sólo involucran este formulario pase al siguiente paso, sino haga clic en siguiente.

4. Presione el botón de grabar ubicado en la barra de botones [image]. Secuencia de Teclado: Alt+A, G.

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Títulos y Correlativos:

Página Inventario

General     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Varios     Códigos

Permite parametrizar los correlativos de los documentos de Cargos, Descargos, Transferencia y Ajuste de Inventario.

Matrices: La utilización de matrices de clasificación para el inventario es una característica muy útil para ciertos tipos de empresas como Tiendas de ropa, zapatos, ferreterías, entre otros.  Se pueden presentar varios tipos  de matrices, las más comúnmente usadas son: Tallas y Colores, Ancho y Alto, entre otras. Observe que si se utilizan duplas o pares de datos, descriptivos por producto, es posible agregar características bien diferenciadas, las cuales formarán automáticamente la combinatoria de las duplas para ofrecer una variedad completa de items.

La configuración de precios de la aplicación, tiene la particularidad que las cajas de texto vacías o en blanco deshabilitan el precio en todo el sistema. La variedad de precios se utiliza en los casos donde cada producto posea varios tipos de precio dependiendo el cliente al que se le esté ofertando o vendiendo, por ejemplo:  Al mayor y Al Detal.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continúe en el paso 3.

2. Haga clic en el botón de modificar ubicado en la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+M, M.

3. Introduzca los datos requeridos. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4. Si los cambios sólo involucran este formulario pase al siguiente paso, sino haga clic en siguiente.

5. Presione el botón de grabar ubicado en la barra de botones [image]. Secuencia de Teclado: Alt+A, G.

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Títulos y Correlativos:

Página ventas y clientes

General      Inventario     Proveedores y Compras     Bancos     Varios     Códigos

Como  se puede ver en el formulario, existe una serie de documentos que son necesarios llevar con numeración correlativa automática, por ejemplo: Presupuesto, Factura, Apartado, Devolución, Nota de Entrega, Pedido, Nota de Débito, Nota de Crédito, Planilla de Retención, Planilla de Cobranza, Recibo de Caja y Proceso de Lote.  En esta página se establecen los números iniciales para cada documento,

Otras opciones:

•	Guardar Presupuesto:  Cantidad de períodos que desea guardar los presupuestos realizados en estatus de guardado. Ver Guardar Presupuesto.

•	Guardar Pedidos:  Cantidad de períodos que desea guardar los pedidos realizados en estatus de guardado. Ver Guardar Pedidos.

•	Porcentaje Mora: Porcentaje que desea aplicar como intereses de mora.

•	Sumar fletes al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe del cuadro de texto de flete en la totalización de documentos.

•	Trabajar con céntimos ventas: Utilización de céntimos en el calculo de documento de ventas.

ATENCION:  Usted debe tomar en cuenta que si no desea usar céntimos al elaborar el documento de ventas, tendrá pérdida equivalente a la cantidad de céntimos que deje de cobrar.

•	Comisiones sobre ventas: Cuando esta opción está activada se le cancela al vendedor la comisión, solo cuando la factura está totalmente cancelada, en el caso contrario que no esté activada, se le cancelará cuando se realice la factura, sin importar el estatus de la  misma.

•	Márgenes de Utilidad: Si la opción está activada se expresará el  Margen de Utilidad en porcentaje en caso contrario expresará el Margen de Utilidad en moneda.

•	Cerrar Estados de Cuentas: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual, en caso contrario se trabaja con periodos abiertos.

•	Nombre Autorizado: Existe una relación entre el cliente y sus autorizados que puede ser transformada según las necesidades de cada perfil. Ejemplos:

 	a) Representas - Alumnos para el uso de la aplicación en instituciones de educación, donde el autorizado es el alumno.

b) Afiliados - Familiares para implementaciones de clubes y asociaciones, donde los autorizados son los familiares.

c) Clientes - Proyectos para optimizar las cuentas de clientes donde es necesario saldos individuales por proyectos diferentes.

d) Empresas - Empleados para aquellos que ofrezcan créditos a empleados de empresas.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continúe en el paso 3.

2. Haga clic en el botón de modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desea modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4.  Escriba los correlativos iniciales y los valores de las otras opciones.

5. Presione el botón Grabar, en caso contrario, el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.

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Títulos y Correlativos:

Página Proveedores y Compras

General      Inventario     Ventas y Clientes     Bancos     Varios     Códigos

Aquí se crea el correlativo para las órdenes de compra, compra de mercancía y otros, mostrará el siguiente número en el correlativo de los siguientes documentos de Orden de Compra, Compra de Mercancía, Nota de Entrega, Devolución de Compras, Nota de Débito y Nota de Crédito. El programa automáticamente le  asignará el número correspondiente a cada documento.

Otras opciones:

•	Guardar orden de compra:  Significa que usted le puede indicar los períodos que desea guardar, posicionándose en el cuadro y colocando el número de periodos que desee guardar

•	Sumar flete al Impuesto 1 y 2:  Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe de la casilla del flete.

•	Cerrar Estados de Cuenta: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual, en caso contrario se trabaja con periodos abiertos.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continúe en el paso 3.

2. Haga clic en el botón de modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desee modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4. Escriba los correlativos inicial y los valores de las otras opciones.

5. Haga clic en el botón Grabar, en caso contrario, en el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.

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Títulos y Correlativos:

Página Bancos

General      Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Varios     Códigos

En la pantalla o formulario de bancos se establecen las características básicas para el manejo bancario, el primer dato a introducir es el porcentaje de Impuesto al Débito Bancario, el cual es pautado por la oficina de impuestos del país.

Los correlativos de Comprobante de Egresos, Nota de débito, Nota de crédito y Depósitos son utilizados internamente y no llevan ningún tipo de relación con las numeraciones dadas por las Entidades Bancarias.

Los días de diferimiento son muy  importantes cuando se requiere llevar el control bancario de forma exacta, de esta manera la correspondencia de las fechas de liberación de los documentos son los más exactas posibles. En la mayoría de los casos esta cualidad no se cumple en un 100%,  ya que es muy difícil saber a ciencia cierta cuando son cobrados los cheques dados a particulares o empresas.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continue en el paso 3.

2. Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desee modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4.  Escriba los correlativos inicial y los valores de las otras opciones.

5. Presione el botón Grabar, en caso contrario, el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.

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Títulos y Correlativos:

Página Varios

General      Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Códigos

Esta opción permite establecer series de estadísticas, por ejemplo, año actual, año anterior, año antepasado y los períodos históricos. Para cada casilla "Estadísticas año actual" debe especificar los años con los cuales desea trabajar y la cantidad de periodos históricos que desee guardar.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continue en el paso 3.

2. Haga clic en el botón de modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desea modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4.  Escriba los valores de las opciones.

5. Presione el botón de Grabar, en caso contrario, el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.

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Títulos y Correlativos:

Página Códigos

General      Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Varios

En este formulario se establece la forma de trabajo en lo referente a la codificación de cada registro en la creación de Clientes, Proveedores, Departamentos, Artículos de Inventario, Bancos, entre otros.

Existen tres formas de hacer la  codificación o numeración de renglones o items.

a) Manual: El usuario de la aplicación genera el código a su conveniencia.

TIPS: Se recomienda utilizar este método en los códigos de los artículos de inventario si se manejan códigos de barras.

b) Código Automático: La aplicación asigna el código de forma automática.

c) Rellenado de Código: La aplicación se encarga de llenar con ceros(0) a la izquierda el número que el usuario introduce. Por ejemplo si el usuario introduce el número 10  el programa rellena con ceros hasta la máxima longitud del campo. Ejemplo: 0000010

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continúe en el paso 3.

2. Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desee modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4.  Haga clic en los cuadros de verificación.

5. Presione el botón Grabar, si desea fijar los cambios o Cancelar para descartarlos. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.

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Títulos y Correlativos: Menú Detalle
Títulos y Correlativos:

Menú Detalle.

Descuentos Pronto Pago.

General      Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Varios     Códigos

En este formulario, se configura la escala de descuentos a los clientes dependiendo del rango de días desde el momento de la emisión de la factura hasta su cancelación. Estos rangos se evalúan de arriba hacia abajo donde el porcentaje será seleccionado automáticamente al suceder la primera correspondencia de rango de días.

Si se tiene la siguiente escala:

0  a  10 días	5%	+	2%

10 a 20 días	7%

La aplicación lee la escala empezando por el renglón de 0 a 10 días si el cliente esta cancelando el giro o el saldo en 10 días el descuento obtenido es de 5% más 2%, de ser más de 10 y menos de 20 días el descuento por pronto pago será de 7%.

Los rangos de días varían de 10 en 10, en caso de utilizar mayor cantidad de días simplemente repita los porcentajes hasta llegar a los días deseados. Se puede cambiar el "hasta" para así poder obtener períodos de pagos menores de 10 días después del "desde". Por ejemplo: 10 - 15.

TIPS: Se pueden establecer descuentos combinados (5% + 2%) o simples (7%).

Puede tabular los descuentos expresándolos tanto en moneda como en porcentajes aplicados al monto.

ATENCION: En caso de que existan políticas de pronto pago diferentes por cada cliente, las mismas deben indicarse de forma individual en el formulario de cliente.

Paso a Paso:

1. Haga clic en la columna a modificar, sólo se puede modificar el lado derecho del rango de días (hasta), y los porcentajes de descuentos. Secuencia de teclado: Enter y Tabulador.

2. Escriba las cantidades utilizando el teclado numérico.

3. Si los descuentos son expresados en porcentajes active el cuadro de verificación titulado Descuento en Porcentajes.

4. Presione el botón de Aceptar.


Formatos de Impresión: Arbol
Formatos de Impresión:

Árbol

Ejemplo

La configuración de los formatos, se basa en las transacciones,  o contenedores de formatos para cada rubro del árbol.

Cada tipo indica a través de su nombre su función o el documento involucrado, por ejemplo, en el primer nodo del árbol se encuentran los formatos de impresión para manejo de Inventario, las ramas son los Cargos, Descargos, Transferencias, Ajustes de Inventario y Ajustes de Máximos y Mínimos.

En cada una de las ramas se crea un contenedor de formatos de impresión y se pueden crear tantos formatos como se necesiten para la elaboración de documentos de la organización.


Perfiles de Usuarios:

Generalidades

Básicos     Avanzados     Menús     Restricciones     Políticas     Impresión     Directorios

Los perfiles de usuarios son básicos para el buen  funcionamiento de la aplicación ya que todo el sistema se fundamenta en las características de cada uno de los operadores para así mostrar sólo la información concerniente al mismo.

Dentro de un perfil de usuario se puede definir el nombre, clave, fecha de ingreso y egreso, estatus, ubicación,  email, políticas, horario de trabajo, directorios de datos, formatos y muchas otras características que se explicarán con más detalle.

Cuando se instala la aplicación, se crea un perfil de supervisor llamado MASTER, y es muy importante que este sea realmente el supervisor del sistema, ya que peligraría el buen funcionamiento de la herramienta si se crea otro usuario con todos los permisos activos. Se recomienda para este caso un personal con las siguientes características:

•	Conocimientos avanzados del sistema operativo utilizado.

•	Conocimientos básicos de los procesos administrativos normales de toda empresa

•	Poseer la Certificación de Soportista Administrativo.

•	Conocer todos los procesos administrativos de la empresa donde se está realizando la implementación.

Comenzar a crear perfiles


Perfiles de Usuarios:

Página Básico

Avanzados     Menús     Restricciones     Políticas     Impresión     Directorios

En este formulario, se parametrizan las características básicas del perfil de usuario, tales como su nombre, cargo que desempeña, contraseña, estatus, ubicación e e-mail. El periodo de fechas marcan el tiempo de este perfil en la empresa.

TIPS: El estatus del perfil indica si el mismo puede o no tener acceso a la aplicación.

Paso a Paso:

1. Para modificar algún perfil haga clic en el botón Modificar ubicado en la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, E.

2. Para incluir un nuevo perfil haga clic en botón Incluir de la barra de botones situada en la parte superior de la pantalla. Secuencia de teclado (Alt + A, I).

3. El cursor se ubicará en el cuadro de texto titulado nombre de usuario, proceda a llenar el formulario de datos básicos con la información adecuada.

ATENCION: La clave de usuario debe ser introducida dos veces para poder verificar que  está debidamente escrita, se recomienda no utilizar números o nombres relacionados directamente con el usuario (ej. C.I., segundo nombre, nombre de algún pariente cercano, entre otros.).

4. Las  fechas requeridas vienen por defecto, para el ingreso, la fecha actual y la de egreso con 50 años de diferencia. Para personal contratado se debe establecer como fecha de egreso el día que culmina el contrato.

5. Para almacenar el perfil presione el botón de grabar, si desea especificar otras opciones (muy recomendado) haga clic en las pestañas de las páginas. Secuencia de Teclado: Tecla TAB y flechas de dirección izquierda y derecha. Ver Desplazamiento entre Páginas.

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Perfiles de Usuarios:

Página Avanzado

Básicos     Menús     Restricciones     Políticas     Impresión     Directorios

En este formulario se modifican las siguientes opciones:

•	Modificar Estadísticas:  permite al usuario modificar las estadísticas de la aplicación.

•	Apariencia 3D: Activa la apariencia 3D de los cuadro de textos y botones de toda la aplicación.

•	Acceso información del sistema: Permite ver la utilidad de estado del sistema, donde se indica directorios usados, estado de la memoria del equipos y muchos otros datos del equipo en general.

•	Maneja Monedas: cuando la opción está activa el usuario puede manejar multimonedas en la aplicación al elaborar documentos o manejar cuentas tanto de clientes o proveedores.

•	Alterar factor de cambio: Permite al usuario actualizar los diferentes factores de cambio de cada una de las monedas configuradas.

•	Manejar todas las Transacciones: cuando está activa permite al usuario elaborar cualquier operación que involucre dinero en el sistema (facturas, compras, CxC, CxP, entre otros ).

En la parte derecha del formulario, se configura la manera de tener acceso a la aplicación en caso de olvidar su clave secreta. Debe introducir una pregunta y su respectiva respuesta y confirmación de la misma.

TIPS: Para activar la pregunta debe entrar por el modulo de configuración de usuarios e intentar introducir su clave tres veces de forma errónea, al hacerlo se activa la pregunta que dará paso a su respuesta.

Paso a Paso:

1. Haga clic con el mouse en los cuadros de verificación ubicados a la derecha de cada enunciado, en la parte izquierda del formulario. Secuencia de teclado: Utilice la tecla Tabulador para cambiar entre los enunciados.

2. Ingrese la pregunta en el cuadro de texto titulado "Pregunta en caso de olvidar su clave". Secuencia de teclado: Igual al anterior.

3. Ingrese la respuesta en el cuadro de texto titulado "Respuesta a la Pregunta" y repita en "Confirme su respuesta".

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Perfiles de Usuarios: Página Menus
Perfiles de Usuarios:

Página Menús

Básicos     Avanzados     Restricciones     Políticas     Impresión     Directorios

Este formulario esta dividido en dos secciones, en la parte izquierda se establecen permisos para este módulo y para el administrativo y en la parte derecha se configuran las formas del menú administrativo.

En el área izquierda se configura todo lo referente a las opciones de menú activos y nombres de los mismos. Para información más detallada ver Configuración de Menús del Modulo Administrativo.

En la sección derecha, se modifican las formas de Departamento, Inventario, Depósitos, Proveedores, Clientes, Asociados, Tarjetas, Zonas, Vendedores, Bancos, Conceptos y Beneficiarios. Para más información ver Editor de Formas.

ATENCION: Se recomienda sólo utilizar la opción de "Acceso a los Usuarios" si es el administrador del sistema.

Paso a Paso:

1. Haga clic en el cuadro de verificación ubicado a la derecha de los enunciados en la parte izquierda del formulario. Secuencia de Teclado: Utilice la tecla Tabulador para cambiar de enunciado y presione la Barra Espaciadora para cambiar el estado del cuadro de verificación.

2. Si desea cambiar las opciones del menú del Módulo Administrativo, solo haga clic en el botón titulado "Configurar Menú Administrativo". Ver Configuración de Menús del Módulo Administrativo. Secuencia de teclado: Alt + O.

3. Si debe cambiar los formularios de entrada de datos, sólo seleccione con el ratón la pantalla a modificar, luego haga clic en el botón "Configurar". Secuencias de teclado: Cambie el enunciado con la tecla Tabulador, para seleccionar presione la Barra Espaciadora, luego pulse la tecla Alt + C. Ver Editor de Formularios.

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Perfiles de Usuarios:

Configuración de Menús

Básicos     Avanzados     Restricciones     Políticas     Impresión     Directorios

Este formulario muestra en forma de árbol las diferentes opciones del menú principal de la aplicación, se establecen como nodos los títulos principales del mismo y como ramas las opciones de cada ítem.

Para cada título de los nodos del árbol, se encuentra un cuadro de verificación que activa o desactiva esta opción para el usuario.

Se puede cambiar los nombres de cada ítem del menú, por ejemplo para un club los clientes son llamados miembros.

ATENCION: Tome en cuenta que los cambios de títulos no se reflejan automáticamente en otros menús los cuales deben ser cambiados manualmente para conservar la coherencia.

Paso a Paso:

1. Para expandir los títulos principales del menú haz clic en el signo "+" ubicado a la izquierdo del mismo. Para contraer el árbol simplemente haz clic en el signo "-". Secuencia de Teclado: La teclas de movimiento de arriba y abajo, y las teclas de "+" y "-".

2. Haga clic en los cuadros de verificación para activar o desactivar los ítem del menú.

3. Para cambiar los nombres haga doble clic en el título con una pausa entre clic. Luego escriba el nuevo nombre.

TIPS: La asignación de teclas calientes las realiza el sistema automáticamente. Aunque se pueden hacer de forma manual utilizando el signo "&" antes de la letra.

4. Al hacer clic con el botón derecho del ratón, se muestra un menú emergente con las siguientes opciones:

Las opciones mostradas se explican por sí mismas, excepto la última, la cual coloca las opciones predefinidas al momento de la instalación.

5. Para salir haga clic en el botón de salir de la ventana ("X"), ubicado en la parte superior derecha de la ventana. Secuencia de Teclado: Presione la tecla ESC.

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Perfiles de Usuarios:

Página Restricciones

Básicos     Avanzados     Menús     Políticas     Impresión     Directorios

En este formulario se establece al usuario el horario de acceso al sistema de administrativo a2. En las restricciones se pueden establecer las horas de entrada y salida del sistema por día.

Paso a Paso:

1. Haga clic en los cuadros de textos titulados con los días de la semana, donde los marcados serán los permitidos. Secuencia de teclado: Utilice la tecla Tabulador para cambiar el día de la semana y para cambiar el estatus presione la Barra Espaciadora.

2. Luego seleccione el día de la semana donde desee modificar la(s) hora(s) de acceso, las cuales se establecen por bloques de una (1) hora. Haga clic en el  cuadro de verificación para marcar todos los que sean necesarios. Secuencia de teclado: Utilice las teclas de flechas para mover el cursor e ir marcando con la Barra Espaciadora los cuadros de verificación.

3. Repite los paso 1 y 2 para cada día de la semana.

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Perfiles de Usuarios:

Página Políticas

Básicos     Avanzados     Menús     Restricciones     Impresión     Directorios      Ejemplos

Como se mencionó en las Generalidades del Módulo de Usuarios, para cada perfil de usuario se establece una serie de políticas que permiten establecer los distintos roles del personal. Es muy importante leer e interpretar cada una de las políticas indicadas para cada tipo de transacción: Inventario, Ventas, Compras, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. La adecuada combinación de ellas restringe o no, los diferentes procesos involucrados para cada tarea.

En los ejemplos, podrá encontrar varias plantillas que se han definido para cada rol en la administración de la empresa. Ver ejemplos.

El formulario esta dividido en varias secciones:

Barra de selección de Transacción.

1: Botones de selección del tipo de documento específico.

2: Listado de políticas básicas para el perfil de usuario. Políticas básicas:

Transacciones de Inventario:

a) Transferencias.

b) Cargos.

c) Descargos.

Transacciones de Ventas:

a) Presupuestos.

b) Facturas.

c) Devolución.

d) Notas de entrega.

e) Apartados.

f) Pedidos.

Transacciones de Compras:

a) Orden de Compra.

b) Compras.

c) Devoluciones.

d) Notas de Entrega.

Transacciones de Cuentas por Cobrar.

Transacciones de Cuentas por Pagar.

Debajo del listado de políticas se establecen el orden por defecto para mostrar y entrar información en la transacción seleccionada en los botones de documento específico. Luego se especifica la cantidad por defecto que será usado al momento de entrar el detalle del documento a configurar.

ATENCION: Recuerde que alterar una política cambia el comportamiento de la aplicación para esa transacción, por lo que esta labor debe ser detalladamente analizada.

Paso a Paso:

1. Haga clic en el botón de selección de tipo de transacción (Inventario, Ventas, Compras, CxC y CxP).

2. Pulse el botón de la transacción que desea modificar las políticas.

3. Haga clic en el cuadro de verificación para cambiar el estado de seleccionado a no seleccionado o viceversa.

4. Para ver  y modificar las políticas avanzadas, pulse el botón Avanzadas [image] en la parte inferior del formulario. Repite el paso 3. Luego presione el botón de Aceptar.

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Perfiles de Usuarios: Página Políticas Avanzadas
Perfiles de Usuarios:

Políticas Avanzadas

Básicos     Avanzados     Menús     Restricciones     Políticas     Impresión     Directorios

Las políticas avanzadas de cada documento tratan temas más complejos en la configuración del perfil, donde se debe analizar con detenimiento cada una para así lograr el fin deseado. La pantalla antes expuesta muestra un listado de políticas sencillo en el cual sólo debe marcar aquellas que considere necesarias.

En el formulario anterior se muestran en la parte izquierda, la lista de políticas avanzadas de la transacción en cuestión, las cuales deben seguir las mismas condiciones. En la parte derecha se visualizan especificaciones que se deben tomar en cuenta.

Empiece por definir los descuentos topes, el cual se divide en parcial: a cada producto o ítem de inventario, o en global: que es el que se otorga al final del documento. En el caso de documentos a crédito se establecen los días para el vencimiento de la factura por defecto (En el caso de clientes con crédito toma lo definido en su ficha).

Se puede establecer el depósito, vendedor y cliente por defecto, para así lograr mayor agilidad al momento de elaborar el documento. En caso de no establecerse se toman el primer registro de la base de datos (no quiere decir el primero incluido sino que depende del tipo de índice u orden en que trabaje).

Otras opciones:

Permitir cambio de depósito: Al manejar varios depósitos esta opción permite la habilidad de usar distintos depósitos en un mismo documento.

Permitir cambio de Vendedor: cuando se activa, admite en un mismo documento cambiar de vendedor por rubro distintos. No se permite varios vendedores en mismo rubro.

Permitir cambio de cliente: Habilita al usuario para cambiar el cliente por defecto establecido. Se utiliza para puntos de ventas donde solo se atienda a clientes contado comodín.

Permitir Transacciones a Crédito: En modo activo, habilita el poder elaborar documentos de venta a crédito a clientes con esta cualidad.

Formas de Pago Disponibles: Activa las distintas formas de pago disponibles por la empresa.

Configuración de Gaveta de Dinero: Establece el puerto de comunicación con la gaveta de dinero conectada al computador.

Abrir Gaveta con Crtl+A: Activa el uso de la teclas Crtl + A presionadas al mismo tiempo, para abrir la gaveta en cualquier momento. Esta opción debe ser habilitada solo para personal de confianza.

Paso a Paso:

1. Escriba los porcentajes de descuentos, y días de vencimientos con el teclado numérico.

2. Para buscar el deposito, vendedor y cliente por defecto haga clic en botón de buscar [image] ubicado del lado derecho del cuadro de texto. Secuencia de teclado: Dos veces la tecla Enter.

3. Haga clic en los cuadro de verificación necesarios en la sección de Formas de Pago Disponibles. Secuencia de teclado: para moverse entre opciones utilice las teclas de movimiento o TAB, para activar o desactivar la barra espaciadora.

4. En la sección de Configuración de Gaveta de Dinero, debe seleccionar solo una de las opciones presentadas.

5. Por último active o desactive la habilidad de abrir la gaveta en cualquier momento y haga clic en el botón Aceptar.

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Perfiles de Usuarios:

Página Impresión

Básicos     Avanzados     Menús     Restricciones     Políticas     Directorios

En este formulario se muestran cuatro cuadros de verificación que serán descritos a continuación:

Forzar Impresión Preliminar: Obliga al sistema a que cada vez que el usuario realice la impresión de algún documento, primero aparezca en pantalla y luego proceda a imprimir en la impresora si lo desea.

Permitir imprimir reportes: Al estar activo el usuario puede imprimir en papel todos los reportes de la aplicación, de lo contrario solo puede verlos por pantalla.

Seleccionar Impresoras: Muestra al imprimir la ventana de selección de impresoras del sistema operativo.

Encabezados Resaltados: Los reportes utilizan encabezados con colores de fondo que pueden ser suprimidos al desactivar este cuadro de verificación.

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Perfiles de Usuarios:

Página Directorios

Básicos     Avanzados     Menús     Restricciones     Políticas     Impresión

Se establecen las distintas carpetas o directorios donde se almacena la información de la aplicación.

ATENCION: Al cambiar esta configuración, debe tener el suficiente conocimiento de la aplicación, de lo contrario puede funcionar de forma inadecuada.

Los directorios o carpetas a configurar son los siguientes:

LOCAL:	 Para archivos temporales de la aplicación.

TIPS: En ambientes de redes se recomienda ubicar los archivos temporales en el disco duro local de cada estación.

DATOS: Base de datos de la aplicación.

HISTORIA: Históricos de la aplicación.

FORMAS: Para configuraciones particulares de pantallas o formularios de entrada de datos. Ver Perfiles de Usuarios: Página Menús.

CONFIGURACION: Archivos de configuración de la aplicación.

FORMATOS DE IMPRESION: Ubicación de los diferentes formatos de impresión de la aplicación (Facturas, presupuestos, compras, cheques, etc.).

REPORTES: Ubicación de los reportes diseñados por el usuario. (No disponible en esta versión).

Paso a Paso:

1. Haga clic en botón de búsqueda de carpeta [image]. Secuencia de teclado: Presiona dos veces enter.

2. Seleccione la carpeta o directorio donde están o estarán ubicados los archivos del ente en cuestión. Ver Buscar Carpeta para más detalles.

3. Repite los pasos 1 y 2 para cada ente.

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Utilidades:

Respaldo de Datos

La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la más pequeña hasta la más grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario puede ocurrir imprevistos con la aplicación o con el computador que luego simplemente sólo quedaría lamentarse.

Existen varios medios magnéticos para hacer copias de seguridad, empezando por los discos de 3½" HD (High Density) con capacidad de 1.44Mb, muy conocidos y ampliamente difundidos en todas las tiendas del ramo de la computación. Los discos mencionados no son los más apropiados para esta labor, ya que son muy  vulnerables a fallar.

En una segunda línea están los discos ZIP, los cuales se comercializan con capacidad  de 100Mb y 250Mb (Nuevos), su confiabilidad es excelente y a juzgar por la capacidad de los mismos su utilidad es para empresas pequeñas y medianas.

Por último, la mejor opción son las cintas magnéticas, se comercializan en muchas variedades no solo en capacidad sino en tipo de cinta y modelo. Todos los modelos de cintas requieren de una inversión alta de dinero, y sólo se justifica si la información a respaldar excede la capacidad de los discos ZIP.

ATENCION: Sólo se respalda el directorio de  data de la aplicación y no otros. No se incluyen archivos ejecutables y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta con tu personal de sistemas como hacerlo.

Paso a Paso:

1. Verifique la fecha. Para modificarla haga clic con el ratón en el botón a la derecha del cuadro de texto [image].  e indique con el ratón la fecha a seleccionar.

2. Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde en el primero es el directorio donde están los datos a respaldar y el segundo la carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribiendo los directorios con el teclado o presionando el botón a la derecha de cuadro de texto [image].

3. El cuadro de verificación titulado Todos los Archivo, al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de ? indican cualquier número). De no estar activo se habilita el botón en la parte inferior titulado "Seleccionar", haga clic en él para seleccionar manualmente los archivos a respaldar.

4. El cuadro de verificación titulado Borrar Destino, indica a la aplicación la tarea de borrar todos los archivos (sólo archivos) en el directorio destino.

5. Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente presione el botón titulado "Cancelar"


Utilidades: Restaurar Datos
Utilidades:

Recuperar Datos

La finalidad de este formulario es recuperar la información respaldada por la aplicación. Ver Respaldo de Datos.

Paso a Paso

1.- Verifique que la fecha es correcta, de no ser así haga clic con el ratón en el botón a la derecha del cuadro de texto [image]. Indique con el ratón la fecha a seleccionar.

2.- Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde el primero es el directorio donde están los datos a recuperar y el segundo la carpeta o unidad de disco donde está el respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribir los directorios con el teclado o presionando el botón a la derecha de cuadro de texto [image].

3.- Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperación. Para cancelar todo simplemente presione el botón titulado "Cancelar"


Utilidades:

Mantenimiento Datos

La lista de cuadros de verificación ubicada en la parte izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de verificación de tablas de la base de datos en los rubros siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y Compras, Bancos y Usuarios.

TIPS: Se recomienda hacer el mantenimiento de la base de datos periódicamente, pregunte a su integrador la periodicidad del mismo.

Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el botón titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el botón "Desmarcar".

Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botón de Iniciar.


Apendice A: Ejemplo Farmacia San José
Ejemplos:

Farmacia San José

En este ejemplo, se requiere que el documento de carga de medicamentos en el inventario, se imprima un reporte que indique la carga física de los artículos, además, en una hoja aparte se imprima la relación de Lotes con Fechas de Vencimientos asociadas, no solo de los nuevos medicamentos sino de los ya existentes.

Para lograr esto simplemente se anexa un reporte adicional llamado Relación de Lotes y Fechas de Vencimiento, en la rama del árbol de formatos de impresión llamada Cargos, ubicada en el nodo Inventario. Se elabora luego el formato en el editor de la aplicación con las características antes mencionadas.


Apendice A: Ejemplo de Políticas por Usuario
Apéndice A:

Ejemplo de Políticas por Usuario

Los siguientes perfiles, ilustran una de las tantas combinaciones de políticas que se pueden crear con A2. Los mismos están catalogados por cargo en la empresa Farmacia San José, C.A.

Administrador: Perfil para el Gerente Administrativo de la empresa, este cargo tiene características multi-funcionales. Para poder aplicar esta plantilla debe conocer con anterioridad el tipo de empresa donde está implantando A2, es decir si es una empresa de servicios, compra y venta (Por lote, Fecha de Vencimiento, Compuestos, entre otros). Recuerde sólo activar las políticas listadas, el resto deben estar desactivadas.

Básicas:

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

3.-  Permitir Transacciones con productos sin existencias.

4.-  Mostrar Productos sin existencias en la selección.

7.-  Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

8.-  Incluir todos los ítem de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

14.- Permitir seleccionar la impresora para la salida.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No

       recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que sé

       hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar

       velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en transito.

INVENTARIO

POLITICAS AVANZADAS PARA CARGOS:

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

VENTAS

POLITICAS AVANZADAS PARA PRESUPUESTOS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.-  Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.-  Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.-  Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.-  Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.-  Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.-  Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

         existencias.

18.-   Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

         existencias.

POLITICAS AVANZADAS PARA FACTURAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.-Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

       impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos

       adelantados.

20.- Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

22.- Mostrar el saldo pendiente y los cheques devueltos al momento de

       seleccionar el cliente

23.- Permitir transacciones con clientes que presenten saldo vencido o cheques

       devueltos

POLITICAS AVANZADAS PARA DEVOLUCIONES EN VENTAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Generar automáticamente la nota de crédito para las devoluciones.

20.- Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

POLITICAS AVANZADAS PARA NOTAS DE ENTREGA VENTAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no este predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.-Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente este excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

POLITICAS AVANZADAS PARA APARTADOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

        existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

POLITICAS AVANZADAS PARA PEDIDOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

       impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

COMPRAS

POLITICAS AVANZADAS PARA ORDEN DE COMPRA:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización

POLITICAS AVANZADAS PARA COMPRAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización

  8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

  9.- Permitir al usuario modificar los precios de venta del producto

10.- Permitir incluir precios de venta menores al actual

11.- Permitir incluir precios de venta por debajo del costo del producto

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de la compra

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en la compra

14.- Generar un número de lote automático en la compra de productos por lote

15.- Elaborar cheque al momento de la cancelación del documento

16.- El flete forma parte del costo del producto

17.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

18.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

      monedas

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos

       adelantados.

POLITICAS AVANZADAS PARA DEVOLUCIONES EN COMPRAS:

 1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

 2.- Modificar costo del producto

 3.- Modificar por un costo menor del actual

 4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

 5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

 6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

 7.- Configurar ventana de totalización

 8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

 9.- Permitir al usuario modificar los precios de venta del producto

10.- Permitir incluir precios de venta menores al actual

11.- Permitir incluir precios de venta por debajo del costo del producto

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de las

       devoluciones

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en las devoluciones

14.- Emitir nota de débito al momento de la devolución de compras

15.- El flete forma parte del costo del producto

16.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

17.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas

POLITICAS AVANZADAS PARA NOTAS DE ENTREGA EN COMPRAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización

CUENTAS POR COBRAR (CxC)

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

2.- Autorización para generar notas de crédito.

3.- Autorización para incluir facturas.

4.- Autorización para elaborar giros.

5.- Autorización para generar Notas de débito.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.

CUENTAS POR PAGAR (CxP)

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

2.- Autorización para generar notas de crédito.

3.- Autorización para incluir facturas.

4.- Autorización para elaborar giros.

5.- Autorización para generar Notas de débito.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.

Vendedor de Escritorio: Es aquel personal, donde los artículos a vender no están a la vista, por lo tanto hay que confiar fielmente a los estatus existencias mostrada por la aplicación. Recuerda sólo activar las políticas listadas, el resto deben estar desactivadas.

PRESUPUESTOS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

13.-  Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

16.-  Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.-  Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

         existencias.

18.-   Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

         existencias.

FACTURAS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

11.-Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

       impresión.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos

       adelantados.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

DEVOLUCIONES DE VENTAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

APARTADOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

PEDIDOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

Gerente de Ventas: Su funcionalidad es de supervisar a los Vendedores de Escritorio y Vendedores de Mostrador, además es vigilante de cambios que afectan las operaciones de venta del día. Recuerde sólo activar las políticas listadas, el resto deben estar desactivadas.

PRESUPUESTOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no este predeterminado

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.-  Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.-  Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.-  Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente este excedido.

15.-  Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.-  Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.-  Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

         existencias.

18.-   Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

         existencias.

FACTURAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no este predeterminado

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.-Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

       impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente este excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos

       adelantados.

20.- Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

DEVOLUCIONES DE VENTAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no este predeterminado

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Generar automáticamente la nota de crédito para las devoluciones.

20.- Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

APARTADOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no este predeterminado

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

PEDIDOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no este predeterminado

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

Gerente de Compra: Como indica su nombre, es la persona encargada de supervisar y establecer los parámetros de trabajo para todo lo concerniente al departamento de Compras. Recuerde sólo activar las políticas listadas, el resto deben estar desactivadas.

TRASLADO:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

CARGOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

DESCARGOS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

ORDEN DE COMPRA:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  7.- Configurar ventana de totalización

COMPRAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  7.- Configurar ventana de totalización

  8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

  9.- Permitir al usuario modificar los precios de venta del producto

10.- Permitir incluir precios de venta menores al actual

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de la compra

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en la compra

14.- Generar un número de lote automático en la compra de productos por lote

16.- El flete forma parte del costo del producto

17.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

18.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

      monedas

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos

       adelantados.

DEVOLUCIONES DE COMPRAS:

 1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

 2.- Modificar costo del producto

 3.- Modificar por un costo menor del actual

 4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

 7.- Configurar ventana de totalización

 8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

 9.- Permitir al usuario modificar los precios de venta del producto

10.- Permitir incluir precios de venta menores al actual

11.- Permitir incluir precios de venta por debajo del costo del producto

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de las

       devoluciones

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en las devoluciones

14.- Emitir nota de débito al momento de la devolución de compras

15.- El flete forma parte del costo del producto

16.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

17.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas

NOTAS DE ENTREGA COMPRAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular.

  2.- Modificar costo del producto.

  3.- Modificar por un costo menor del actual.

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  7.- Configurar ventana de totalización.

Asistente de Compra: Persona encargada de llevar a cabo las labores del día a día del  departamento de compra. Recuerda sólo activar las políticas listadas, el resto deben estar desactivadas.

TRASLADO:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

CARGOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

DESCARGOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

ORDEN DE COMPRA:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

COMPRAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de la compra

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en la compra

14.- Generar un número de lote automático en la compra de productos por lote

16.- El flete forma parte del costo del producto

17.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos

       adelantados.

DEVOLUCIONES DE COMPRAS:

 1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

 4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

 8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de las

       devoluciones

14.- Emitir nota de débito al momento de la devolución de compras

15.- El flete forma parte del costo del producto

16.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

NOTAS DE ENTREGA COMPRAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos


Apendice B: Politicas de Usuarios
Apéndice B:

Políticas de Usuarios (Completas)

Políticas Básicas:

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

3.-  Permitir Transacciones con productos sin existencias.

4.-  Mostrar Productos sin existencias en la selección.

5.-  Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

7.-  Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

8.-  Incluir todos los ítem de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

9.-  La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No

       recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que sé

       hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar

       velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en transito.

Políticas Avanzadas:

INVENTARIO

POLITICAS AVANZADAS PARA TRANSFERENCIA:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

POLITICAS AVANZADAS PARA CARGOS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

POLITICAS AVANZADAS PARA DESCARGOS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

VENTAS

POLITICAS AVANZADAS PARA PRESUPUESTOS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.-  Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.-  Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.-  Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.-  Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.-  Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.-  Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

         existencias.

18.-   Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

         existencias.

POLITICAS AVANZADAS PARA FACTURAS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.-Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

       impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos

       adelantados.

20.- Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

22.- Mostrar el saldo pendiente y los cheques devueltos al momento de

       seleccionar el cliente

23.- Permitir transacciones con clientes que presenten saldo vencido o cheques

       devueltos

POLITICAS AVANZADAS PARA DEVOLUCIONES EN VENTAS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Generar automáticamente la nota de crédito para las devoluciones.

20.- Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

POLITICAS AVANZADAS PARA NOTAS DE ENTREGA VENTAS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.-Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

POLITICAS AVANZADAS PARA APARTADOS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

        impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente este excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

        existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

19.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

POLITICAS AVANZADAS PARA PEDIDOS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de

       clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

       monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la

       impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente este excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las

       existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las

       existencias.

COMPRAS

POLITICAS AVANZADAS PARA ORDEN DE COMPRA:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización

POLITICAS AVANZADAS PARA COMPRAS:

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización

  8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

  9.- Permitir al usuario modificar los precios de venta del producto

10.- Permitir incluir precios de venta menores al actual

11.- Permitir incluir precios de venta por debajo del costo del producto

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de la compra

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en la compra

14.- Generar un número de lote automático en la compra de productos por lote

15.- Elaborar cheque al momento de la cancelación del documento

16.- El flete forma parte del costo del producto

17.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

18.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras

      monedas

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos

       adelantados.

POLITICAS AVANZADAS PARA DEVOLUCIONES EN COMPRAS:

 1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

 2.- Modificar costo del producto

 3.- Modificar por un costo menor del actual

 4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

 5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

 6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

 7.- Configurar ventana de totalización

 8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

 9.- Permitir al usuario modificar los precios de venta del producto

10.- Permitir incluir precios de venta menores al actual

11.- Permitir incluir precios de venta por debajo del costo del producto

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de las

       devoluciones

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en las devoluciones

14.- Emitir nota de débito al momento de la devolución de compras

15.- El flete forma parte del costo del producto

16.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

17.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas

POLITICAS AVANZADAS PARA NOTAS DE ENTREGA EN COMPRAS:

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización

CUENTAS POR COBRAR (CxC)

POLITICAS CUENTAS POR COBRAR:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

2.- Autorización para generar notas de crédito.

3.- Autorización para incluir facturas.

4.- Autorización para elaborar giros.

5.- Autorización para generar Notas de débito.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.

CUENTAS POR PAGAR (CxP)

POLITICAS CUENTAS POR PAGAR

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

2.- Autorización para generar notas de crédito.

3.- Autorización para incluir facturas.

4.- Autorización para elaborar giros.

5.- Autorización para generar Notas de débito.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.

BANCOS

  1. Realizar operaciones con bancos inactivos.

  2. Realizar operaciones con beneficiarios y proveedores inactivos.

  3. Incluir nuevos bancos desde el módulo de Transacciones

  4. Incluir nuevas Cuentas

  5. Incluir nuevos beneficiarios.

  6. Poder elaborar transacciones con beneficiarios no incluidos en el archivo.

  7. Autorizar emisión de cheques

  8. Autorizar la emisión de Notas de Débito

  9. Autorizar la emisión de Depósitos.

10. Autorizar la emisión de Notas de Crédito.

11. Autorizar la transferencias entre cuentas.

12. Restringir las operaciones con bancos en moneda extranjera.

13. Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas.

14. Usuario autorizado para modificar transacciones.

15. Usuario autorizado para eliminar transaciones.

16. Permitir conciliaciones de cuentas.

17. Permitir transacciones en diferido (cheques post-datados).

18. Autorizar a realizar transacciones que superan el saldo disponible.

19. Usuario con autorización a liberar transacciones diferidas.

20. Verificar la liberación de transacciones (proceso manual).

21. Modificar el correlativos de cheques al momento de la transacción.

22. Incluir conceptos al momento de elaborar las transacciones.

23. Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones.

24. Permitir duplicar los números de documentos en las transacciones.

25. Permitir reimpresión de documentos (No disponible)

26. Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.


Apendice B: Exportar e Importar Políticas
Apéndice B:

Exportar e Importar Políticas

Esta proceso es muy importante para hacer copias de perfiles de usuarios, y no perder tiempo en la configuración de políticas por cada uno de los empleados de la empresa. En el ejemplo de la Farmacia San José, C.A. se aplica esta cualidad en el caso del personal de atención al cliente que son 3 empleados con las mismas funciones.

Exportar perfil:

Al presionar el botón de Grabar Perfil, se muestra la ventana para escribir el nombre del archivo donde se quiere grabar la configuración actual, en esta ventana se puede cambiar el directorio o hasta la unidad para almacenar la información.

Paso a Paso:

1. Si se encuentra en el formulario de configuración de políticas, haga clic en el botón de Exportar Perfil [image] .

2. Luego escriba el nombre del archivo en el cuadro de texto titulado "Nombre del Perfil". Secuencia de teclado: Con la tecla TAB, se cambia de posición el cursos hasta llegar al cuadro de texto indicado anteriormente.

3. Presiona el botón de Aceptar para grabar, si desea cancelar la operación presione el botón de Cancelar.

Importar Perfil:

Al presionar el botón de Importar Perfil, se muestra en pantalla la ventana de selección de archivo, para buscar en el computador.

TIPS: Si quiere tener en un disco la configuración de sus perfiles sólo debe copiar el archivo de perfiles (sperfiles.dat, sperfiles.blb y sperfiles.idx) al mismo.

Paso a Paso:

1.- Si se encuentra en el formulario de configuración de políticas, haga clic en el botón de Importar Perfil [image].

2.- Luego haga clic en el archivo en la lista derecha del formulario. Secuencia de teclado: Con la tecla TAB, se cambia de posición el cursor hasta llegar a la lista indicado anteriormente, con las teclas de flechas (Arriba y Abajo), mueve el cursor por los diferentes perfiles hasta llegar al deseado.

3.- Presione el botón Aceptar para grabar, si desea cancelar la operación presione el botón Cancelar.


menu politicas ejemplos
Administrador

Gerente de Ventas

Gerente de Compras

Asistente de Compras

Vendedor de Escritorio


boton avanzado politicas
Muestra listado de políticas avanzadas para el tipo de transacción seleccionada en la barra de botones de tipo de transacción.


boton ampliar politicas
Muestra de forma ampliada o magnificada la lista actual de políticas básicas o avanzadas.


boton grabar perfil politicas
Permite grabar en un archivo, sea en su disco duro o disco extraible la configuración actual de las políticas del perfil. Para más información ir a Grabar e Importar Políticas.


boton importar perfil politicas
Permite restaurar o leer archivo de políticas ya previamente definidos y almacenados en disco. Para más información ir a Grabar e Importar Políticas.


boton imprimir politicas
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