Capitulo 1: Generalidades
Capítulo 1: Generalidades

Generalidades

Bienvenido a a2 Administrativo, la evolución del nuevo milenio en programas administrativos, cuyo concepto rompe de ser común, a algo que solo el tiempo les descifrará. Al momento de leer esta introducción pensará que la aplicación hace todo lo que usted desea, pues siento desilusionarlo, hace mucho más.

Esta primera versión está dedicada a darle solución a las actividades regulares de cualquier tipo de empresa, desde servicios hasta negocios de compra y venta. Son múltiples las configuraciones a las cuales el producto puede acoplarse ya que es capaz de amoldarse por completo a su organización sin romper con la armonía del personal.

Esta ayuda es un gran manual de referencia para el usuario de la aplicación, y está comprendida en siete capítulos desarrollados de la siguiente manera:

Capítulo 1: Generalidades.

Se describe en detalle el entorno de trabajo con las características básicas del mismo. Además se explican las convenciones y términos utilizados en la ayuda.

Capítulo 2: Manejo de Inventario.

Todo lo referente a los artículos que componen el inventario de la empresa: Creación de departamentos, depósito y productos, además de las operaciones Cargos, Descargos, Transferencias, Ofertas y presentaciones y Ajustes de Existencias, Precios, Máximos y Mínimos e Impuestos. Se explican detalladamente los distintos reportes.

Capítulo 3: Manejo de Clientes.

En este capítulo se explica todo lo referente a zonas, configuración de clientes, cuentas por cobrar donde se pueden hacer factura sin rubros, cobranza, estado de cuenta, retenciones, entre otras, además de los informes relacionados.

Capítulo 4: Ventas y algo más.

Todos los procesos de ventas posibles con la aplicación, desde presupuestos, facturas, apartados, pedidos, facturación por lotes y Notas de Entrega. Otro tópicos son: Vendedores y su configuración e informes de todas estas transacciones.

Capítulo 5: Proveedores y compras.

Manejo de las cuentas por pagar, con todo lo que involucra: pagos, estado de cuenta, retenciones, notas de crédito y débito. Se describe cada uno de los reportes relacionados a los procesos de compras y sus implicaciones financieras en la administración de la empresa.

Capítulo 6: Bancos.

Creación de beneficiarios, conceptos y cuentas bancarias, a las cuales se les llevará el control. Elaboración de cheques, notas de débito y crédito, transferencias, depósitos, conciliaciones y los reportes de saldos, movimientos y conciliaciones realizadas.

Capítulo 7: Sistema.

En este capítulo se exponen las utilidades y misceláneos del sistema a2 administrativo. Se explica como se configuran los Títulos y Correlativos de las transacciones, cómo se respaldan los datos y cómo restaurar los datos si han sido dañados o borrados de la data. Muestra cómo cambiar la fecha de uso interna del sistema, qué realiza el programa cuando se hace un cierre de periodo y además como realizarle un mantenimiento preventivo a los archivos índices de la aplicación.

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Capítulo 1: Entorno de Trabajo
Capítulo 1: Generalidades

Entorno de Trabajo

La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente, en la cual para conocer que realizan los botones de la pantalla, haga clic donde aparezca una mano. Además, este módulo tiene las siguientes teclas calientes:

•	Ctrl + M: Cambio de moneda

•	Ctrl + D: Calendario

•	Ctrl + T: Calculadora

•	Ctrl + U: cambio de usuario

•	Ctrl + S: Información del Sistema

•	Ctrl + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen.

•	Ctrl + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones

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Capítulo 1: Casos Administrativos
Capítulo 1: Generalidades

Casos Administrativos

Procesos administrativos con Clientes:

Los documentos que generan Cuentas por Cobrar, habilitan al administrador a realizar varias operaciones:

Intereses de Mora: Cargos generados por vencimiento de documentos Facturas, Giros y Notas de Débito, los cuales aparecen como una Nota de Débito. Si existen notas de débito por Intereses de Mora pendientes serán tomadas en cuenta para nuevos cálculos, utilice los filtros para evitar la generación de intereses de mora sobre intereses de mora.

Cargos a Clientes: Son variados los motivos para anexar cargos o deudas al cliente, por ejemplo Préstamos, Multas, entre otras. Para aplicar los mismos se realiza una Nota de Débito por Cuentas por Cobrar.

Descuentos: Se realizan por medio de una Nota de Crédito, y se especifica en el concepto la razón del mismo.

ATENCION: Las notas de Crédito pasan al Libro de Impuesto por Venta, automáticamente para reflejar los impuestos generados.

Anulación de Facturas: Esta operación como tal no existe en la aplicación, ya que se considera ilegal por las leyes tributarias venezolanas, para tal fin, en caso de requerirlo se realiza una Devolución. Las transacciones de este tipo traen como consecuencia varias situaciones:

Operaciones Contado o Cancelado: Si la mercancía pasa al inventario para ser vendida de nuevo el paso lógico es hacer una Devolución, la cual realiza el reintegro de inventario y genera la Nota de Crédito. Si la devolución no afecta el inventario se procede a hacer la Nota de Crédito por Cuentas por Cobrar.

¿Cuál es el comportamiento de la Caja?

R: El corte de caja del día que se efectuó la venta no se modifica, en el actual se muestra la transacción de Nota de Crédito pero no afecta la caja, lo que indica que el dinero fue acreditado al cliente. En caso de devolución de dinero en efectivo se realiza un Vale de caja (Documento interno administrativo que indica egreso) el cual no existe en la aplicación.

Operaciones a Crédito: En los casos de clientes con saldos pendientes no hay mayores dificultades ya que el dinero por la transacción nunca pasó por caja, simplemente se realiza la Devolución y el saldo del cliente debe ser cero para el documento de venta afectado. Si el cliente a efectuado abonos a su deuda al momento de realizar la devolución se pueden tomar dos decisiones hacer la devolución total (expresando las cantidades tal cual como están en el documento de venta) o parcial haciendo la operación matemática que equipare lo pagado con el precio unitario de los artículos, es decir si cada producto tiene un precio de venta de Bs. 50.000,00 y lo abonado es exactamente igual, simplemente se hace la devolución por una unidad menos a lo vendido.

Tanto en operaciones contado como crédito las notas de crédito generadas no aplican automáticamente en el estado de cuenta del cliente, para hacerlo hay que realizar un Pago y buscar en el listado de Pagos Adelantados para así contabilizarla.

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Capítulo 1: Manejo de Monedas
Capítulo 1: Generalidades

Manejo de Monedas

Cambio de Factor     Estadísticas y Proyecciones

Formulario para la caracterización de las monedas a utilizar en la aplicación. La aplicación solo trabaja relacionando dos monedas, una nacional y una extranjera, es decir, si utiliza dólares, dólares y bolívares, o pesetas y bolívares. En el menú de Detalle se muestran las siguientes opciones:

Operaciones en Ventas: Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda seleccionada. Para más información haga clic aquí.

Operaciones en Compras: Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda seleccionada. Para más información haga clic aquí.

Paso a Paso:

Crear o Modificar:

1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear un tipo de moneda. Secuencia de Teclado: ALT+A+N

    Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información. Secuencia de Teclado: ALT+A+M

2. Edite el registro actual.

3. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Para salir, presionar el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

Eliminar:

1. Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para buscar el tipo de moneda. Secuencia de Teclado: ALT+A+O

2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.

3. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

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Capítulo 1: Manejo de Monedas Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 1: Generalidades

Manejo de Monedas

Estadísticas y Proyecciones

Crear y Modificar     Cambio de Factor

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Tasa de Cambio: Promedio de Factor de cambio.

Compras Unidades: cantidad de productos comprados con la moneda activa.

Compras: cantidad de compras efectuadas con la moneda activa.

Ventas Unidades: cantidad de productos o servicios vendidos con la moneda activa.

Ventas: cantidad de ventas efectuadas con la moneda activa.

Costo Ventas: Monto expresdo en la moneda activa del costo de las ventas.

Descuentos: Monto expresado en la moneda activa de los descuentos otorgados en los procesos de ventas.

Utilidad: Monto expresado en la moneda activa de la utilidad o obtenida de las ventas.

Total Comisiones: Monto expresado en la moneda activa del total de la comisiones generadas en ventas a clientes que posean la moneda activa como moneda por defecto.

Cargos Unidades: Cantidad de artículos cargados que posean la moneda activa por defecto.

Cargos: cantidad de cargos efectuados con artículos que posean la moneda activa por defecto.

Descargos Unidades: Cantidad de artículos descargados que posean la moneda activa por defecto.

Descargos: cantidad de descargos efectuados con artículos que posean la moneda activa por defecto.

Cheques Emitidos: cantidad de cheques emitidos con la moneda activa.

Monto Cheques: Monto total de cheques emitidos con la moneda activa.

Notas Débito: Cantidad de Notas de Débito procesados donde se utilice la moneda activa.

Monto Notas Débito:  Monto total de Notas de Débito procesadas donde se utilice la moneda activa.

Depósitos Recibidos: cantidad de depósitos procesados en los bancos con la moneda activa.

Monto Depósitos: Monto total de los depósitos procesados en los bancos con la moneda activa.

Notas de Crédito: Cantidad de Cuotas de Crédito procesadas donde se utilice la moneda activa.

Monto Notas Crédito: Monto total de Notas de Crédito procesadas donde se utilice la moneda activa.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.

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Capítulo 1: Manejo de Monedas Factor
Capítulo 1: Generalidades

Manejo de Monedas

Cambio de Factor

Crear y Modificar      Estadísticas y Proyecciones

Activado automáticamente para los usuarios autorizados a modificar el factor de cambio de las monedas en el momento de entrar en la aplicación, o puede accederse por medio de la combinación de teclas Ctrl + M.

Se muestran las distintas monedas utilizadas por la aplicación las cuales deben ser configuradas a través de la opciones de monedas en el Menú Mantenimiento. Para más información haga clic aquí.

Paso a Paso:

1. Mueva el cursor con las teclas de Flechas del teclado o simplemente haga clic sobre el nombre de la moneda a modificar.

2. Borrre la cantidad mostrada en la columna titulada Factor de Cambio, con la tecla BackSpace o borrar hacia la izquierda ubicada normalmente arriba de la tecla Enter principal del teclado.

3. Ingrese el nuevo factor de cambio y presione Enter.

4. Para verificar si el cambio fue procesado debe aparecer la fecha del día actual en la columna titulada Ultima Actualización y el monto anterior en la columna Cambio Anterior, de no ser así vuelva al paso 2.

5. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+S

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Capítulo 1: Redondeo
Capítulo 1: Generalidades

Redondeo

Para el cálculo numérico, en toda la aplicación se establece la forma de presentación de los números, las cuales se puede seleccionar entre las siguientes:

ATENCION: Cada vez que cambie el tipo de redondeo se afecta el margen de ganancia, para hacer los cálculos más transparentes.

Sin Redondeo: Presentación sin formato, se muestra el número tal cual sea el calculo.

Sin decimales: Formato con cero en los decimales, para este tipo la aplicación lleva a pérdida los céntimos producto del cálculo previo, ya que son quitados. ej: 3503,50 --> 3503.00

Cinco Céntimos: Suma 5 céntimos a los decimales expresados en el cálculo. ej: 3503,5 --> 3504,00

Unidad Superior: Al resultado inicial lo lleva a la unidad entera siguiente. ej: 3503,50 --> 3504,00

Cinco Unidades: Suma 5 unidades en la parte entera del valor inicial. ej: 3503,50 --> 3508.50

Decena Superior: Lleva el valor inicial al múltiplo de 10 más cercano que termine en cero por arriba. Ej: 3503,50 --> 3510,00

Centena Superior: Lleva el valor inicial al múltiplo de 100 próximo superior con terminación en cero. Ej: 3503,50 --> 3600,00

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Capítulo 1: Calculadora
Capítulo 1: Generalidades

Calculadora

Calculadora de uso simple que ofrece las funciones matemáticas básicas. Se activa con la combinación de teclas: CTRL + C.

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Siguiente: Listado de Documentos


Capítulo 1: Listado de Documentos
Capítulo 1: Generalidades

Listado de Documentos

a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las operaciones, cuando se carga, en estas ventanas se muestra una lista de documentos los cuales pueden ser filtrados por tipo de documento y estatus de los mismos.

Se puede importar cualquier documento de un lugar a otro de forma fácil y sencilla a través de estas opciones, existiendo ciertas normas para convertir documentos de un tipo a otro:

Estatus de los Documentos:

Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier operación en tránsito y convertirla en factura.

Pendientes: Son todos los documentos guardados.

Tránsito: Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado.

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Capítulo 1: Manejo de Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 1: Generalidades

Manejo de Estadísticas y Proyecciones

Introducción: El Módulo de Estadísticas y Proyecciones de a2, es una herramienta poderosa para el estudio de las distintas variables disponibles por la aplicación, para el estudio en profundidad del comportamiento de cada ente en cuestión.

Entes que poseen Estadísticas y Proyecciones:

Inventario:

•	Depósitos

•	Departamentos

•	Artículos

Clientes y Ventas:

•	Zonas

•	Clientes

•	Vendedores

•	Tarjetas de Crédito

Proveedores y otros:

•	Monedas

•	Proveedores

Bancos y Relacionados:

•	Bancos

•	Conceptos

•	Beneficiarios

Configuración de Valores

En la ventana de valores esta dividida en 5 sectores los cuales son:

Años: Muestra los ultimos tres años para así poder seleccionar cual de ellos desea graficar.

Periodos: Muestra los nombre de los meses seguidos por los periodos transcurridos, según la configuración hecha a los mismos en la opción de Titulos y Correlativos.

Operaciones Disponibles: Listado de variables según el ente seleccionado.

Escala: Relación de la escala a utilizar en el gráfico.

Acumulado: Establece la forma de expresar los valores de los periodos seleccionados, los cuales se pueden agrupar en Periodos, Trimestre, Semestre o Doce Periodos

Descripción de Propiedades 3D

Opciones del Menú Principal

Tipos de Gráficos

•	Barra

•	Barras Horizontales

•	Área

•	Línea

•	Puntos

ATENCION: El gráfico de tipo Área, representa las barras en forma de cintas, no es un gráfico de torta o pie.

Títulos

•	Título Visible: Activa el título del gráfico o no.

•	Pie de Pagina: Muestra o no el Pie de Página.

•	Abreviar Títulos: Activa la abreviatura de los títulos del eje de las X.

TIPS: Al cambiar alguna de las opciones anteriores las mismas no pueden ser cambiadas de nuevo, para hacerlo cierre el gráfico en el botón de cerrar ventana ubicado en la esquina superior derecha y vuelva a ejecutarlo.

Menú Varios

•	Guardar: Almacena el gráfico actual como un dibujo formato Bitmap de Windows *.bmp. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+V+G

•	Imprimir: Envía a la impresora el gráfico actual. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+V+I

•	Herramientas: Muestra o no las herramientas presentadas en la parte inferior del gráfico. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+V+H

TIPS: Para almacenar o imprimir borre la herramientas para obtener un gráfico más grande y claro.

•	Cuadro de Verificación 3D: Activa o desactiva la visualización 3D, es decir la profundidad del gráfico. Las siguientes opciones no están disponibles si está desactivada esta opción.

•	%3D: Porcentaje proporcional al eje x para la profundidad del gráfico.

•	Zoom Texto: Al estar activo el cuadro de verificación aplica el estado del zoom a los textos del gráfico, de lo contrario los mismos son mostrados en un solo tamaño.

•	Ortogonal: En estado desactivado, permite modificar los parámetros de Rotación, Elevación y Perspectiva. En caso contrario los valores están preestablecidos.

•	Rotación: Gira el gráfico en sentido de las agujas del reloj.

•	Elevación: Gira el gráfico en el eje Z.

•	Perspectiva: Aleja o acerca el gráfico con un punto de fuga en el punto 0 del eje X y Y.

Opciones Avanzadas Barra de Herramientas:

Estilo: Forma de las figuras que representan los valores en la gráfica.

•	Rectángulo

•	Pirámide

•	Pirámide Invertida

•	Cilindros

•	Elipses

•	Flechas

•	Rectángulos Degradados

Distribución: Forma de representar los valores del eje X, al momento de representar varias variables.

•	Ninguna

•	Lado: Al lado de otro.

•	Apilado: A partir de la segunda variable, empieza su representación donde terminar el valor anterior.

•	Apilado 100%: Igual que anterior con la diferencia que se representa a partir del 100%.

Diseño: Tipo de Relleno de las formas seleccionadas en la opción Estilo.

•	Sólido

•	Transparente

•	Horizontal

•	Vertical

•	Diagonal Atrás

•	Diagonal Adelante

•	Cruzado

•	Diagonal Cruzado

Posición Leyenda: Indica el lugar donde desea posicionar la leyenda del gráfico.

•	Sin Leyenda

•	Arriba

•	Abajo

•	Derecha

•	Izquierda

Tipo de Marca:  Etiquetas de valores representados en cada barra, por defecto no son mostradas, en caso contrario seleccione de las siguientes opciones.

•	No incluir marcas

•	Valor

•	Porcentaje

•	Etiqueta

•	Etiqueta y Porcentaje

•	Etiqueta y Valor

•	Total

•	Porcentaje y Total

•	Etiqueta, Pocentaje

•	Eje X

Tipo de Punto: Solo Disponible para gráficos donde se representen los valores con puntos.

•	Rectangulo

•	Circulo

•	Triangulo

•	Triangulo Invertido

•	Cruz

•	Equis

•	Estrella

Paso a Paso

1. En la ventana de Configuración de Valores, seleccione los mismos según las necesidades.

2. Haga clic en el botón Ejecutar para mostrar el Gráfico, en caso contrario presione Cancelar. Secuencia de Teclado: ALT+E para Ejecutar o ESC para Cancelar.

3. En la ventana siguiente se muestra el grafico en la parte superior y en inferior la barra de herramientas antes descrita, realice los cambios necesarios hasta lograr los objetivos deseados.

4. Si los valores representados no son los esperados puede cerrar la ventana haciendo clic en el botón cerrar en la esquina superior derecha. Secuencia de Teclado: ALT + T + S. Luego vuelva al paso 1.

5. Para terminar hay dos opciones: Guardar o Imprimir el grafico realizado, se recomienda utilizar la primera opción para usarlo en reportes más elaborados en cualquier procesador de texto.

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Capitulo 2: Manejo de Inventario.
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Manejo de Inventario.


Capítulo 2: Informe de Operaciones de Inventario
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Operaciones de Inventario

Utilidad y Descuentos     Comisiones     Tallas y Colores    Estadísticas y Proyecciones    Consolidado     Principal

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Muestra todas las operaciones realizadas con los items o productos. Visualiza el código, descripción, existencia, tipo de operación, el documento, fecha del documento, cantidad de items, monto, total, la utilidad y el código del detalle  clasificado por categorías y estatus.

En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso señalado en la fecha de inicio y fecha final.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.

Presionando el botón Avanzado, se muestra:

Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado.


Capítulo 2: Informe de Operaciones de Inventario
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Operaciones de Inventario

Estadísticas y Proyecciones      Principal

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Muestra todas las operaciones realizadas con los items o productos. Visualiza el código, descripción, existencia, tipo de operación, el documento, fecha del documento, cantidad de items, monto, total, la utilidad y el código del detalle  clasificado por categorías y estatus.

En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso señalado en la fecha de inicio y fecha final.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.

Presionando el botón Avanzado, se muestra:

Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado.


Capitulo 2: Creación y Modificación de Depositos
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Creación y Modificación de Depósitos

Operaciones     Estadísticas y Proyecciones

Formulario para la caracterización de los depósitos o sitios donde se almacenan o disponen los productos para su venta o almacenamiento de los mismos. Diseñar los depósitos de forma correcta y real es muy importante ya que al existir movimientos de artículos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artículos también quedan desactivados, en este estado, los artículos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningún tipo de transferencia de inventario.

ATENCION: Si sólo utiliza un depósito, la aplicación asume una única bodega, el cual no necesita ser creado. Automáticamente la aplicación no permite realizar Transferencias de Existencias (Menú de Inventario opción de Transferencias).

En el menú de Detalle la opción Productos, muestra un listado de todos los artículos que están almacenados en la bodega seleccionada.

Paso a Paso:

Crear o Modificar:

1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear un depósito. Secuencia de Teclado: ALT+A+N

    Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información. Secuencia de Teclado: ALT+A+M

2. Edite el registro actual.

3. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Para salir, presionar el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

Eliminar:

1. Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para crear un depósito. Secuencia de Teclado: ALT+A+O

2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.

3. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L


Capitulo 2: Depósitos Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Depósitos Estadísticas y Proyecciones

Operaciones      Principal

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual nos permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Inventario Inicial: Cantidad de productos intrducidos al momento de crear el producto.

Compras Unidades: Cantidad de items de inventario comprados.

Compras (Moneda): Monto en moneda del total de compras.

Ventas Unidades: Cantidad de item de inventario vendidas.

Ventas (Moneda): Monto en moneda del total de ventas realizadas.

Costos Ventas: Monto en moneda del costo total de las Vantas realizadas.

Descuentos (Moneda): Monto en moneda del total de descuentos otorgados en los procesos de ventas.

Utilidades (Moneda): Monto en moneda del margen de ganancia obtenido.

Total Comisiones: Monto en moneda de las comisiones generadas a los vendedores en los procesos de ventas.

Cargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Cargos de Inventario.

Cargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Cargos de Inventario.

Descargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Descargos de Inventario.

Descargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Descargos de Inventario.

Transferencias Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Transferencia de Inventario.

Transferencias (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Transferencia de Inventario.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 2: Creación y Modificación de Departamentos
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Departamentos

Creación y Modificación

Utilidad y Descuentos     Comisiones     Tallas y Colores    Operaciones     Estadísticas y Proyecciones    Consolidado

Los departamentos de inventario son clave para el buen funcionamiento de la aplicación, es por esto que en esta sección se explican varios tópicos que deberán de ser analizados con detenimiento para así poder lograr cumplir los objetivos requeridos.

Existen 3 tipos de productos bien diferenciados al momento de implementarlos:

Producto Simple: Son todos aquellos artículos del inventario que no están conformado por otros y es necesario llevar control de la existencia del mismo.

Servicio: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de inventario.

Producto Compuesto: Son todos los entes del inventario que están conformados por productos simples y/o servicios.

ATENCION: Los movimientos de inventario producidos por los productos compuestos no afectan las estadísticas de los artículos que lo conforman, es decir, que estos últimos sólo producirán cambios en su contabilidad al momento de venderlos de forma individual y no de forma compuesta.

Para poder identificar la selección del tipo de costo hay que tomar en cuenta varias consideraciones, desde como cambia su costo en el tiempo hasta la forma de presentación de los artículos.

Costo por Lotes: Si los artículos a manejar varían su costo y precio, de manera progresiva y fácilmente reconocible a través de algún tipo de señal llamase lote, producción, etc; indica que nuestro tipo de costo es por lotes.

ATENCION: La utilización de costos por lotes, hace que todos los procesos involucrados sean más complejos, por lo tanto se debe tener mucho cuidado al utilizarlo.

 	Costo promedio: Si los productos o artículos varían de costo de manera esporádica, lo cual no implica el no tomarlo en cuenta para hacer ajustes en los precios, y además no son identificables.

Tallas y Colores: El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para así poder utilizarlo para una gama de productos más extenso. Este nombre se asocia con ropa, calzado y otro tipo de artículos que puedan ser identificados de esta manera, pero pueden existir otras características donde esta opción también tiene aplicación por ejemplo tornillos, láminas de hierro, entre otras, ejemplo: talla talla.

TIPS: De utilizar una descripción distinta a la presentada, comuníquese con su soportista para que adecúe el sistema a su necesidad.

Otras Opciones:

Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy útil para sacar toda una línea de productos de los procesos de ventas.

Manejo de Depósito: Al estar activo indica a la aplicación el manejo de inventario con todas sus implicaciones (Transferencias, Cargos, Descargos, etc).

Manejo de Seriales: Específicamente para artículos donde la forma de identificación de cada uno sea a través de un número o secuencia de caracteres alfanuméricos, el cual es único.

Ofertas y Presentaciones: Al activar este cuadro de verificación se indica que el departamento puede establecer ofertas de artículos. También se habilita la posibilidad de configurar la forma de presentar los productos, por ejemplo en el caso de la Farmacia San José, se utilizarían estas características para los medicamentos que pueden ser vendidos por caja y por tabletas, donde este último es una presentación. Ver Manejo de Ofertas y Presentaciones.

Manejo de Vencimientos: Habilita la característica de fecha de vencimiento para los artículos, cabe destacar que el uso de esta opción debe ser con productos por lote.

TIPS: Se recomienda la utilización de prefijos en los departamentos cuando la codificación de los artículos se establece de forma automática, de esta manera se puede identificar los mismos con mayor facilidad.

Paso a Paso:

Crear o Modificar:

1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear un depósito. Secuencia de Teclado: ALT+A+N

    Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información. Secuencia de Teclado: ALT+A+M

2. Edite el registro actual.

3. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Para salir, presionar el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

Eliminar:

1. Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para crear un depósito. Secuencia de Teclado: ALT+A+O

2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.

3. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L


Capítulo 2: Informe Departamentos Consolidado
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Departamentos

Consolidado

Utilidad y Descuentos     Comisiones     Tallas y Colores    Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Principal

¿Qué Muestra?: En el siguiente reporte se puede observar el movimiento general de los departamentos del inventario, donde se especifica por cada uno de ellos, la cantidad en moneda que representa los siguientes rubros: Inventario Inicial, Compras, Cargos, Costo de Ventas, Descargos, Inventario Actual, Diferencia y Beneficio. Las operaciones involucradas son:

Inventario Actual = Inventario Inicial + Compras + Cargos - Costo de Ventas

Diferencia = Inventario Inicial - Inventario Actual

Beneficio = Ventas - Inventario Actual (Ventas no es una variable mostrada en este reporte).

Las opciones a configurar son el campo por el cual sera ordenado el reporte, mostrar o no los departamento activos o ambos y por último las clasificaciones que desea ver.

Paso a Paso:

1. Marcar las distintas opciones, haciendo clic con el mouse sobre los cuadros de verificación y casillas de selección apropiados.

2. Haga clic en el botón de Preliminar para verlo en pantalla o en el botón Impresora para imprimirlo.

3. Para salir sólo haga clic en el botón Salir de barra de control [image].


Capitulo 2: Departamentos Tallas y Colores
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Departamentos

Tallas y Colores

Utilidad y Descuentos     Comisiones    Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Consolidado     Principal

Aquí se definen las características descriptivas de cada uno de los artículos de inventario, cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripción, ya sea numérica o alfanumérica.

TIPS: Se recomienda utilizar como primera descripción la que posea menos tipos o sea más fácil de identificar. Ejemplo: Colores y Tallas en vez de Tallas y Colores.

Paso a Paso:

1. Ingrese el Título del lado izquierdo y luego el derecho, los cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y respectivamente.

2. Luego ingrese los items o entes que conforman cada eje de la matriz, para hacerlo ingrese la descripción y presione Enter o haga clic en el botón Incluir. Secuencia de Teclado: ALT+I

3. Para eliminar un elemento de la matriz, haga clic sobre el item a borrar y presione el botón de Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B

4. Para cambiar la forma de presentar los items, presione el botón de Ordenar, el cual cambia el orden en función de: Menor a Mayor o Menor a Mayor.

5. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+S


Capitulo 2: Departamentos Utilidad y Descuentos
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Departamentos

Porcentajes de Utilidad y Descuentos.

Comisiones    Tallas y Colores    Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Consolidado     Principal

Se establecen los márgenes de utilidad y descuentos por defecto para todo el departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento de configurar los artículos de involucrados.

Paso a Paso:

1. Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado.

2. Marque el cuadro de verificación para aplicar los porcentajes antes escritos.

3. Haga clic en el botón de aceptar para continuar.


Capitulo 2: Departamentos Comisiones
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Departamentos

Comisiones

Utilidad y Descuentos    Tallas y Colores    Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Consolidado     Principal

Se establecen las comisiones por departamentos para los vendedores, estas sólo aplican para el personal de ventas que esté configurado para ganar comisiones de este tipo.


Capitulo 2: Departamentos Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Departamentos

Estadísticas y Proyecciones

Utilidad y Descuentos    Tallas y Colores    Operaciones    Comisiones         Consolidado     Principal

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Inventario Inicial: Cantidad de productos intrducidos al momento de crear el producto.

Compras Unidades: Cantidad de items de inventario comprados.

Compras (Moneda): Monto en moneda del total de compras.

Ventas Unidades: Cantidad de item de inventario vendidas.

Ventas (Moneda): Monto en moneda del total de ventas realizadas.

Costos Ventas: Monto en moneda del costo total de las Vantas realizadas.

Descuentos (Moneda): Monto en moneda del total de descuentos otorgados en los procesos de ventas.

Utilidades (Moneda): Monto en moneda del margen de ganancia obtenido.

Total Comisiones: Monto en moneda de las comisiones generadas a los vendedores en los procesos de ventas.

Cargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Cargos de Inventario.

Cargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Cargos de Inventario.

Descargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Descargos de Inventario.

Descargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Descargos de Inventario.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 2: Informes de Departamentos
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informes de Departamentos

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado

¿Qué Muestra?: Un listado de los departamentos con el estatus, cantidad de rubros de inventario involucrados y la clasificación del mismo.

Con el cuadro de verificación titulado "Incluir Consolidado" activo se observa el movimiento general de los departamentos del inventario,  donde se especifica por cada uno de ellos la cantidad, en moneda, que representa los siguientes rubros: Inventario Inicial, Compras, Cargos, Costo de Ventas, Descargos, Inventario Actual, Diferencia y Beneficio. Las operaciones involucradas son:

Inventario Actual = Inventario Inicial + Compras + Cargos - Costo de Ventas

Diferencia = Inventario Inicial - Inventario Actual

Beneficio = Ventas - Inventario Actual (Ventas no es una variable mostrada en este reporte).

Las opciones a configurar son:

•	El campo por el cual puede ser ordenado el reporte: Códigos o Descripción.

•	Si muestra o no los Departamentos activos, inactivos o ambos.

•	La clasificación de los departamentos.

•	Por último, en el rango puede seleccionar el departamento o un conjunto de departamentos de productos que desee visualizar.

Paso a Paso:

1. Marcar las distintas opciones, haciendo clic con el ratón sobre los cuadros de verificación y casillas de selección apropiados. Secuencia de Teclado: Mueva el cursor con las flechas y cambie el estado tanto de los cuadros de verificación como de las casillas de selección con la barra espaciadora.

2. Para mostrar todos los departamentos deben estar en blanco los cuadros de textos del rango, en caso contrario, seleccione un departamento de inicio y uno final (si el inicio y final es el mismo, solo imprime ese departamento).

3. Haga clic en el botón Preliminar para verlo por pantalla o en Impresora para imprimirlo. Secuencia de Teclado: Presione las letras subrayadas en cada botón para hacer la acción.

3. Para salir sólo haga clic en el botón Salir.


Capitulo 2: Creación y Modificación de rubros de inventario
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros

Creación y Modificación de rubros de inventario

Costos y Precios     Existencias     Sustitutos     Ofertas y Presentaciones    Seriales     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones

En este formulario se caracterizan todas las especificaciones de los productos y servicios del inventario, partiendo del código el cual debe ser único y mnemotécnico.

Para tal fin hay varias consideraciones para formular un código apropiado para los artículos, a continuación se listan varios casos en donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario:

a) Existencia de códigos de barras en la mayoría o buena parte del inventario. Puede utilizar este como código, de lo contrario pase al siguiente punto.

b) Inventario corto en cantidad de items pero con alta rotación. Usar códigos mnemotécnicos.

c) Inventario extenso en cantidad de items con alta rotación. Usar el método de prefijos por departamentos más numeración en relación a su ubicación en estantería.

d) Inventario extenso en cantidad de item con baja rotación. Usar numeración automática de la aplicación o rellenado automático.

El departamento a utilizar debe ser acorde con las características propias del artículo, para ver más detalles de los departamentos haga clic aquí. La descripción del producto debe ser corta y específica, ya que se imprime en los documentos de ventas.

Las especificaciones básicas del producto están completas, no obstante hay otra serie de características que dependiendo del tipo de negocio serán útiles o no como por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el menú de detalles y en la barra de botones está la opción Proveedores que muestra un listado de ellos con las últimas compras realizas con sus características básicas como son: Fecha, No. de Documento, cantidad, costo total, moneda y factor de cambio.

Otras Características:

Unidad: Expresa el nombre de la unidad básica de venta del producto. Ej: un refresco su unidad es botella.

Moneda: Unida monetaria del producto, de especificarse una distinta a la base de la aplicación, indica el uso de multimoneda.

Comisiones: Si el producto tiene comisión por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificación y se escribe la cantidad en moneda o porcentaje. En caso de existir un único vendedor responsable de la venta del producto se especifica el mismo.

Existencia con decimales: Son artículos cuya comercialización viene expresada en unidades no enteras, ejemplo: en charcuterías, joyerías.

Activo: Como su nombre lo indica, si está disponible o no para la venta.

Fecha de Creación: Por defecto se coloca la fecha actual, pero puede ser cambiada.

Garantía: Tiempo de garantía del producto expresado en meses.

Peso: Se utiliza para aquellos productos donde su peso incide directamente en su costo, por ejemplo, en una joyería, donde sus artículos varian de precio según su peso.

Capacidad o Contenido: Aplica en el caso de productos donde su unidad básica (explicada anteriormente) puede dividirse para su comercialización. Ej: En el caso de la Farmacia San José, todas las medicinas que puedan venderse tanto en caja como en tabletas, debe especificarse el contenido de las mismas.

A continuación se procede a establecer las características anexas presentadas en el menú de Detalles, cabe destacar que no todas las opciones aplican, todo depende del departamento involucrado en la operación.

Para tener más información de cada opción del menú de detalles haga clic en los títulos subrayados arriba.


Capítulo 2: Rubros Seriales
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de Inventario

Seriales

Costos y Precios     Existencias     Sustitutos     Ofertas y Presentaciones    Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Principal

En este formulario se establecen los seriales o números de parte del fabricante de los artículos del inventario. Estos números son aquellos que identifican inequívocamente cada artículo, es decir, para un mismo modelo de producto existe un serial único. Para efectos del manejo de inventario es muy importante realizar controles de seriales, ya que es la forma más exacta de manejar con acierto el flujo de artículos.

Para incluir seriales por este formulario o pantalla debe establecerse el inventario inicial en Existencias del menú de detalles, posteriormente se introducen los seriales correspondientes a la existencia introducida. Las operaciones para seriar requieren de mucho cuidado, ya que generalmente son números alfanuméricos largos donde cualquier error puede causar retrasos en los procesos de compra.

TIPS: Se recomienda la utilización de pistolas lectoras de barra, si aplican al caso, para llevar al mínimo el margen de error, tanto en la carga de los seriales como en la venta.

Para realizar el proceso de seriado posterior a la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Paso a Paso:

1. Escriba el serial y presione la tecla Enter, repita este paso tantas veces sea necesario. También puede escribir el número de parte y hacer clic en el botón Incluir. Obviamente es más rápido la primera forma.

2. Para borrar un serial sólo ubique el cursor con las teclas de movimiento Arriba y Abajo y presione la tecla Suprimir o haga clic en el botón Borrar.

3. Presione el botón Salir ubicado en la parte superior para terminar la carga de seriales.

TIPS: Para hacer la carga de seriales manualmente de forma más precisa, elabore un archivo de texto con cualquier editor de texto (Notepad o Block de Notas) y guarde con extensión *.txt (el nombre del archivo puede ser cualquiera). Luego haga clic en el botón de Carga, aparecerá una ventana de dialogo de búsqueda de archivo con el formato antes descrito. Ubique el archivo en la unidad de almacenamiento y presione la Tecla Enter. Para ver más detalle sobre la Pantalla de Dialogo de Abrir Archivo haga clic aquí.

ATENCION: EL formato del archivo de seriales debe ser un serial por línea.


Capítulo 2: Rubros Ofertas y Presentaciones
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de Inventario

Ofertas y Presentaciones

Costos y Precios     Existencias     Sustitutos    Seriales     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Principal

Básicas:

El posteo de ofertas en la aplicación es bastante flexible y fácil de configurar, en esta pantalla o formulario se lista con detalle la(s) oferta(s) del producto. Para parametrizar la promoción primero se establece el Tipo, el cual puede ser: Descuento o Precio, la diferencia radica, en la primera se proporciona al sistema un porcentaje, para hacer aplicado al precio del producto y el segundo simplemente se estipula el precio de forma manual.

A continuación se parametriza toda la oferta, desde el nombre de la misma hasta el hecho de estar o no activo, existen varias consideraciones a tomar en cuenta, el cuadro de texto titulado "Unidades Descarga", expresa la cantidad real a descontar del producto cada vez que aplica la oferta, por ejemplo en caso de 2x1 sería 2.

La característica de Exclusivo es para establecer una oferta o varias de ellas como las únicas opciones del productos en la lista de búsqueda de productos al momento de procesar un documento de ventas, en otras palabras, al activar una exclusiva solo se muestra esta y no los distintos precios que el artículo tenga establecidos.

Al establecer varias ofertas de un mismo producto se mostrarán todas siempre y cuando ninguna esté marcada como exclusiva, ahora si existen varias marcadas serán presentadas en orden de amiba hacia abajo tal cual se ven en esta pantalla.

TIPS: El nombre debe ser explícito ya que este será el visualizado al momento de la venta.

El campo de comisiones especifica la comisión por venta para el vendedor por esta oferta en particular.

Para más opciones haga clic en el botón Avanzado ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Avanzadas:

Aquí se puede llevar la oferta a un nivel más específico, en función del tiempo. Los parámetros variables son: Rango de fecha en el cual la oferta podrá ser usada por el departamento de ventas además el horario por día. En el cuadro de opciones de "Día de la Semana", seleccione los días o el día que esté activa la oferta.

Por último, especifique la cantidad límite de unidades básicas de la oferta, adicional a este se puede establecer un tope en moneda en al cuadro de texto titulado "Ventas a la Fecha". La finalidad de estas características es de controlar el departamento de ventas a través de la aplicación, al cumplirse cualquiera de los parámetros establecidos la oferta se inactiva automáticamente.

Paso a Paso:

1. Escriba el nombre de la oferta en el cuadro de texto titulado "Descripción".

2. Seleccione el tipo de Oferta y las otras características explicadas anteriormente.

3. Haga clic en el botón "Avanzadas" en caso de utilizarlo, sino vaya al siguiente paso.

4. Haga clic en el botón "Grabar"

5. Si no hay más ofertas, haga clic en el botón "Salir", de lo contrario regrese al paso 1.


Capítulo 2: Rubros Sustitutos
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de Inventario

Sustitutos

Costos y Precios     Existencias     Ofertas y Presentaciones    Seriales     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones    Principal

En el caso de empresas donde su gama de artículos posean la característica de productos iguales con fabricantes distintos, la aplicación es capaz de almacenar los artículos con sus similares. De esta manera, en el momento de realizar la venta cuando la disponibilidad del producto seleccionado es insuficiente se tiene las opciones de sus similares.

ATENCION: Para realizar la configuración de sustitutos debe haberse incluido en el inventario los artículos, para así poder encontrarlos en la lista.

Paso a Paso:

1. En la lista de artículos en la parte inferior izquierda, busque el artículo similar al que esta configurando.

2. Haga clic en el botón Incluir.

3. Para borrar similares o sustitutos ya incluidos en la lista simplemente haga clic sobre él y luego en el Botón Borrar.

4. Para terminar haga clic en el botón Salir.


Capitulo 2: Rubros Existencias
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de Inventario

Existencias

Costos y Precios     Sustitutos     Ofertas y Presentaciones    Seriales     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Principal

Los parámetros para el manejo de existencia de la aplicación se realiza a través de cuatro preguntas de simple respuesta, pero muy importantes para poder controlar los mínimos, máximos y datos de la reposición de mercancía.

Mínimos: límite inferior de cantidad de artículos que debe haber en existencia, lo cual servirá para preparar nuevas compras.

Máximos: Su utilidad es que al momento de hacer una compra no se exceda de los requerimientos de la empresa.

Días de Entrega de Mercancía: Cantidad de días para reponer mercancía desde el momento de emitir la orden de compra.

Número de Compras al Año: Estimado de compras a realizar al año.

Las dos zonas superiores son información relacionada al producto, como: cantidad de unidades del producto en Órdenes de Compras, Pedidos y Apartados en tránsito, los cuales no han tocado realmente el inventario, es decir, los tres documentos mencionados no implican modificación al inventario ya que éstos son simples transacciones que expresan una intención de compra (Órdenes de Compra) o de venta (Pedidos y Apartados).

Cuando los documentos son procesados por completo (Ordenes de Compra a Compra de Mercancía, Pedidos y Apartados a Facturas) estos contadores cambian con una tendencia a cero, lo que significa no tener artículos en tránsito.

En la parte derecha se encuentra el total de rubros del artículo, además del costo que involucra este total.

En la parte superior de la pantalla se desglosa por bodega la existencia distribuida entre las mismas.

Productos Simple:

Productos Matriciales:

Productos por Lotes:

Al cambiar la columna de existencia a través de esta pantalla se establece el Inventario Inicial del producto, es muy importante esta características para llevar procesos administrativos transparentes y acordes con la contabilidad de la empresa.

Se entiende por inventario inicial aquel establecido como tal en el Balance General del último año fiscal procesado, cabe destacar que en este documento se expresa el inventario en función del costo del mismo y no en cantidades, por lo cual debe existir un reporte que las especifique.

ATENCION: Para efectos meramente administrativos se puede tomar como inventario inicial aquel conteo físico realizado para una fecha cualquiera.

Paso a Paso:

1. Para cambiar la existencia por bodega haga doble clic sobre la celda de existencia.

2. El resto de los datos de pantalla, simplemente se introduce las cantidades con el teclado.

3. Haga clic en el botón Aceptar.


Capítulo 2: Rubros Generalidades de Costos y Precio
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de inventario

Generalidades de Costos y Precios

Existencias     Sustitutos     Ofertas y Presentaciones    Seriales     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones    Principal     Tipos de Costos

La aplicación tiene la capacidad, a razón de un solo costo, de manejar 6 precios de venta distintos. No es necesario utilizarlos todos, en el módulo de configuración se ajusta tanto la cantidad como los nombres para cada tipo de precio.

Es muy importante saber con exactitud la forma en la cual se utilizarán los tipos de precios y los márgenes de ganancia para cada uno. Para tal fin es recomendable reunirse con la administración de la empresa para establecerlos. Aunque los precios se pueden estipular directamente sin tener que colocar el porcentaje de ganancia, es más práctico para fines administrativos y financieros utilizar estos últimos.

En el caso de los servicios, si deja el costo en cero, el costo del servico se calculará automáticamente al momento de la transacción basado en el porcentaje de utilidad del precio. Si el porcentaje es cero, el costo del servicio es igual al precio de venta.

Un ejemplo de tipos de precios: Precios al Mayor, Precios al Detal y Precios Tarjeta de Crédito. También podría establecerse un precio para amigos de la empresa donde los márgenes de utilidad sean mínimos.

Se manejan tres tipos de costos: Simple, Lote y Compuesto. Para más información haga clic en el menú de esta ayuda en Tipos de Costos.


Capitulo 2: Rubros Costos y Precio Simple
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de inventario

Costos y Precio artículo Costo Promedio

Redondeo

Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo varía en cada compra, pero no son clasificables por algún tipo de seña, la aplicación aplica los promedios a partir de la segunda compra del artículo, ya que para la primera vez no tiene ningún sentido.

La operación es muy simple, se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los márgenes de utilidad introducidos ya sea de manera directa o al colocar el precio manualmente.

La pantalla o formulario está dividido en tres partes: costos, impuesto(s) y tipos de precio. En el impuesto se coloca el porcentaje del mismo o simplemente de marca el cuadro de verificación de exento y el impuesto no aplica. En los tipos de precios se fijan los precios que se manejarán en toda la aplicación en una presentación de páginas.

Los precios pueden introducirse de dos maneras, colocando el margen de utilidad o el precio final directamente en el cuadro de texto titulado "Sin Impuesto". Solo queda repetir el mismo procedimiento para cada precio.

Paso a Paso:

1. Utilice el teclado numérico para introducir los distintos valores antes descritos. Para cambiar el cursor de cuadro de texto utilice la tecla tabulador o haga clic con el ratón sobre la misma.

2. Cada pestaña con nombre es un tipo de precio, haga clic en cada una para ir cambiando la misma, o puede ubicar con la tecla tabulador el cursor en el título de la página, y moverse entre ellas con las teclas de movimientos.

3. Para terminar haga clic en el botón de Aceptar o simplemente presione la tecla Enter.


Capitulo 2: Rubros Costos y Precio Lote
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de inventario

Costos y Precio artículo por Lote

Redondeo

Para los productos que manejan lotes de producción es muy importante saber los datos exactos de ellos, para así llevar control de los datos de manufactura anexos tales como fecha de vencimiento y otros parámetros que limiten de alguna forma el uso o la venta de los artículos.

En el caso ejemplo de la Farmacia San José, se utiliza para todos los medicamentos, ya que estos poseen fecha de vencimiento asociada al lote de producción y es muy importante saber que productos están vencidos o no para venderlos.

En los productos clasificados por lotes solo se maneja un único tipo de precio, en el caso de querer tener otros tipos de precio, debe activarse la opción de descuentos al momento de la facturación. Por otra parte, si desea vender el artículo en unidades sueltas (ej: en los medicamentos suministrados en tabletas o pastillas pero empaquetados en cajas y se desea vender tanto en cajas como en tabletas) configure las presentaciones del mismo. Para ver más detalles de Ofertas y Presentaciones haga clic aquí.

Paso a Paso:

0. Para modificar un lote existente solo haga doble clic sobre el nombre del lote en la lista ubicada en la parte superior izquierda. Haga los cambios necesarios y luego presione el botón Grabar.

1. Introduzca el costo y fecha de vencimiento en la parte superior derecha.

2. Introduzca el porcentaje de utilidad o coloque el precio directamente en el cuadro de texto titulado "Sin impuesto".

3. Escriba el nombre del lote en el cuadro de texto titulado "Lote".

4. Haga clic en el botón de Incluir.

5. Si no existen más lotes, haga clic en el botón Salir.


Capitulo 2: Rubros Costos y Precio Compuesto
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de inventario

Costos y Precio artículo Compuesto

Redondeo

Los productos compuestos se utilizan para unir varios artículos del inventario en uno. Se puede simular un proceso de manufactura.

Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo de obtención varía en cada compra, pero no son clasificables por algún tipo de seña, la aplicación aplica los promedio a partir de la segunda compra del artículo, ya que para la primera vez no tiene ningún sentido.

La operación es muy simple se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los margenes de utilidad introducidos ya sea de manera directa o al colocar el precio manualmente.

La pantalla o formulario esta dividido en tres partes la de costos, los impuestos o el impuesto, donde se coloca el porcentaje del mismo o simplemente de marca el cuadro de verificación de exento y el impuesto no aplica. Por último se muestran los tipos de precios a manejar en toda la aplicación en forma de páginas.

Los precios pueden introducirse de dos maneras, colocando el margen de utilidad o el precio final directamente en el cuadro de texto titulado "Sin Impuesto". Solo queda repetir el mismo procedimiento para cada precio.

Paso a Paso:

1. Utilice el teclado numérico para introducir los distintos valores antes descritos. Para cambiar el cursor de cuadro de texto utilice la tecla tabulador o haga clic con el ratón sobre la misma.

Para modificar o crear las artículos que integran el producto compuesto, haga clic en el botón titulado "Partes Compuestos", donde mostrará la siguiente pantalla.

2. Seleccione en la lista de productos en la parte izquierda abajo, el producto luego presione el botón titulado "Incluir", para eliminar algún artículo de la lista haga clic sobre él y luego presiona el botón de "Borrar".

3. Repite el paso 2 tantas veces como sea necesario, al terminar haga clic en el botón de "Salir" para volver a la pantalla anterior.

4. Cada pestaña con nombre es un tipo de precio, haga clic en cada una para ir cambiando la misma, o puede ubicar con la tecla tabulador el cursor en el título de la página, y moverse entre ellas con las teclas de movimientos izquierda y derecha.

5. Para terminar haga clic en el botón Aceptar o simplemente presione la tecla Enter.


Capitulo 2: Rubros Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Rubros de inventario

Estadísticas y Proyecciones

Costos y Precios     Existencias     Sustitutos     Ofertas y Presentaciones    Seriales     Operaciones     Principal

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Inventario Inicial: Cantidad de productos intrducidos al momento de crear el producto.

Compras Unidades: Cantidad de items de inventario comprados.

Compras (Moneda): Monto en moneda del total de compras.

Ventas Unidades: Cantidad de items de inventario vendidas.

Ventas (Moneda): Monto en moneda del total de ventas realizadas.

Costos Ventas: Monto en moneda del costo total de las Vantas realizadas.

Descuentos (Moneda): Monto en moneda del total de descuentos otorgados en los procesos de ventas.

Utilidades (Moneda): Monto en moneda del margen de ganancia obtenido.

Total Comisiones: Monto en moneda de las comisiones generadas a los vendedores en los procesos de ventas.

Cargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Cargos de Inventario.

Cargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Cargos de Inventario.

Descargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Descargos de Inventario.

Descargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Descargos de Inventario.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capítulo 2: Informe de Operaciones de Inventario
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe de Operaciones de Inventario

Costos y Precios     Existencias     Sustitutos     Ofertas y Presentaciones    Seriales      Estadísticas y Proyecciones      Principal

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Muestra todas las operaciones realizadas con los items o productos. Visualiza el código, descripción, existencia, tipo de operación, el documento, fecha del documento, cantidad de items, monto, total, la utilidad y el código del detalle  clasificado por categorías y estatus.

En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso señalado en la fecha de inicio y fecha final.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.

Presionando el botón Avanzado, se muestra:

Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado.


Capítulo 2: Informe Reporte General
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe Reporte General

Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Muestra un listado de los productos, con el código, descripción, costo de la existencia y valor del inventario, totalizando existencia, valor del inventario, nùmero de registros y los costos.

En el encabezado se imprimen la clasificación y el estatus de los productos.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capítulo 2: Informe Movimiento de Unidades
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe Movimiento de Unidades

Reporte General      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Lista el movimiento de los productos en el inventario. Muestra dos líneas:

•	   Inventario inicial, ventas, devoluciones de ventas, notas de entrega, descargo y cargos.

•	   Código, descripción, compras, devoluciones de compras, notas de entrega, ajustes, inventario final y la diferencia.

En el encabezado se imprime la clasificación, el estatus y el límite de fechas.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Si se activa la casilla de verificación, se incluyen los items sin movimientos.

Totaliza inventario inicial, ventas, devoluciones de ventas, notas de entrega, descargo, cargos, compras, devoluciones de compras, notas de entrega, ajustes, inventario final, diferencia y el número de registros.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capítulo 2: Informe Inventario Físico
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe Inventario Físico

Reporte General      Movimiento de Unidades      Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza  la siguiente ventana:

Muestra un listado con el código, descripción, la existencia y existencia real de cada producto, clasificado por categorías y estatus.

En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capitulo 2: Cargos y Descargos de Inventario
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Cargos y Descargos de Inventario

Ajustes de Existencias        Ajustes de Precios       Ajustes de Máximos y Mínimos        Ajustes de Impuestos        Transferencias de artículos de inventario    Ofertas y Presentaciones en transacciones

El inventario de cualquier tipo de empresa, es parte fundamental y el control exacto del mismo es tarea del día a día del personal ubicado en el almacén, conjuntamente con compras y despacho, la opción de poder restar o sumar cantidades a un producto.

Cabe destacar que estos documentos son parte del kardex del producto, es decir son de fácil seguimiento al momento de saber el comportamiento de los artículos en el tiempo. Hacer un cargo o descargo de inventario solo afecta lo antes mencionado mas no genera deuda u obligaciones con algún proveedor.

En otras palabras la utilización básica de estas opciones son por ejemplo para agregar mercancía que simplemente no fue contada al momento de crear el inventario inicial y ahora es necesario hacerlo, o en caso de robo donde se realizará un descargo para así mantener el inventario al día.

Las facilidades dadas a este documento son la posibilidad de Guardar la misma, para futuras modificaciones o para ser aprobada por otro usuario con esta potestad.

Seleccione el depósito o bodega a utilizar por defecto en el documento.

ATENCION: Si el usuario tiene activa la política de poder cambiar de depósito en cada línea o por producto, la bodega por defecto queda igual, con la diferencia que se puede cambiar.

Información relacionada al documento, como fecha, número de correlativo  y costo total de la operación (basado en los costos introducidos para cada artículo)

La barra de botones se divide en dos partes, la primera compuesta por los primeros 3 botones y el último, con los cuales se visualizan los detalles (listado de características completas del artículo), se insertan o borran artículos y para salir de la transacción. Las teclas calientes a utilizar son: ALT+D para Detalles, ALT+I para Insertar, ALT+B para Borrar y ALT+S para Salir.

El segundo grupo de botones son para trabajar con toda la transacción, con el botón Cargar, aparece una lista donde se muestran todos los documentos almacenados pero no Totalizados. Con el botón de Guardar, simplemente ejecuta la opción dejando la transacción en estado Pendiente.

Para cerrar o finalizar el proceso de Carga o Descarga de Inventario, se debe hacer clic en el botón de Totalizar donde mostrará una pantalla como esta:

En el renglón de clasificación se da nombre a la operación realizada, estos nombres son escritos por el usuario la primera vez, se recomienda que de repetirse sea tomada de la lista de opciones. Los datos siguientes deben ser completados para así tener la información completa al momento de realizar una auditoría.

Para conocer como se realiza el proceso de seriado en la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Políticas aplicada a la Transacción:

Básicas

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

3.-  Permitir Transacciones con productos sin existencias.

4.-  Mostrar Productos sin existencias en la selección.

5.-  Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

7.-  Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

8.-  Incluir todos los ítem de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

9.-  La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítems que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

Cargos

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

Descargos

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular


Capítulo 2: Informe Reposición de Inventario
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe Reposición de Inventario

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Muestra el código del producto, la descripción, y la cantidad de productos en existencia, pedidos, apartados, en órdenes de compras, existencia mínima, existencia máxima y productos a pedir.

En el encabezado se imprime la clasificación y la fecha del día.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por los códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.

Muestra un listado de productos

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capítulo 2: Informe Lista de Precios
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe Lista de Precios

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza  la siguiente ventana:

Muestra la lista de precios con el código, descripción, y los precios seleccionados con o sin impuestos incluidos de cada producto, clasificado por categorías y estatus.

En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

Si selecciona Compuestos, muestra el detalle de los compuestos: Descuento y precio.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capítulo 2: Informe Ofertas y Presentaciones
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe Ofertas y Presentaciones

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios     Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza  la siguiente ventana:

Muestra la lista de precios con el código, descripción, y los precios seleccionados con o sin impuestos incluidos de cada producto, clasificado por categorías y estatus.

En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

Muestra el detalle de la oferta y/o presentación, según las casillas de verificación activadas, las cuales visualizan la clase (oferta o presentación), tipo (descuento o unidad detallada), precio o descuento y unidad de descarga del inventario.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capítulo 2: Informe Rentabilidad de Productos
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe Rentabilidad de Productos

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza  la siguiente ventana:

Muestra el código del producto, la descripción, el total de ventas, las unidades vendidas y la utilidad bruta en porcentaje.

En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso señalado en la fecha de inicio y fecha final.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por los códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Según el criterio de orden, se muestran los productos según:

•	Monto Venta

•	Unidades Vendidas

•	Utilidad en Ventas

•	Utilidad en Porcentaje

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capítulo 2: Informe Productos sin Movimiento
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe Productos sin Movimiento

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Muestra los productos sin movimiento o sin existencia real, con el código, descripción y existencia.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por los códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capitulo 2: Transferencias de articulos de Inventario
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Transferencias de artículos de Inventario

Cargos y Descargos de Inventario      Ajustes de Existencias        Ajustes de Precios       Ajustes de Máximos y Mínimos        Ajustes de Impuestos        Ofertas y Presentaciones en transacciones

El documento de transferencia de inventario se utiliza para realizar de traslados de artículos de un depósito a otro, cabe destacar que el hecho de realizar esta operación no incide en el la existencia total del producto a movilizar, sino la existencia en cada depósito o bodega.

Existen varias situaciones donde la utilización de varios depósitos es útil, por ejemplo: Depósito Principal: Almacena la mercancía en bultos o cajas, y no puede ser vendida, Depósito Tienda: Están los productos debidamente presentados y etiquetados para la venta.

En el ejemplo anterior se elaboraría una Transferencia solo cuando se requiera pasar o mover artículos del almacén Principal a Tienda.

En la sección de la pantalla siguiente se especifica desde cual depósito (Origen) sale la mercancía y a donde llega (Destino). Si el usuario tiene la política avanzada de cambiar de depósito en cada renglón del documento podrá hacerlo, y tendrá por defecto el colocado en esta sección.

Información relacionada al documento, como fecha, número de correlativo y costo total de la operación (basado en los costos introducidos para cada artículo)

La barra de botones se divide en dos partes, la primera compuesta por los primeros 3 botones y el último, con los cuales puedes ver los Detalles (listado de características completas del artículo), insertar o borrar artículos y para salir de la transacción respectivamente. Las teclas calientes a utilizar son: ALT+D para Detalles, ALT+I para Insertar, ALT+B para Borrar y ALT+S para Salir.

El segundo grupo de botones son para trabajar con toda la transacción, el botón de Cargar, aparece una lista donde se muestran todos los documentos almacenados pero no Totalizados. Con el botón Guardar, simplemente ejecuta la opción dejando la transacción en estado Pendiente.

TIPS: Para el perfil de asistente del depositario o encargado del Almacén se configura la política en este tipo de transacción donde no pueda totalizar, solo guardar, así el Encargado o Responsable es el que da el visto bueno y totaliza la misma.

Para cerrar o finalizar el proceso de Transferencia de Inventario, se debe hacer clic en el botón Totalizar donde mostrará una pantalla como esta:

En el renglón de clasificación se da nombre a la operación realizada, estos nombres son escritos por el usuario la primera vez, se recomienda que de repetirse sea tomada de la lista de opciones. Los datos siguientes deben ser completados para así tener la información completa al momento de realizar una auditoría.

Políticas aplicada a la transacción:

Básicas

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

5.-  Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

8.-  Incluir todos los ítems de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

9.-  La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítems que se hayan utilizado).

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítems de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular


Capitulo 2: Ajustes de existencias
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Ajustes de artículos de Inventario

Cargos y Descargos de Inventario      Ajustes de Precios       Ajustes de Máximos y Mínimos        Ajustes de Impuestos        Transferencias de artículos de inventario    Ofertas y Presentaciones en transacciones

La operación de ajuste de existencia sólo se utiliza cuando ya existe un inventario cargado en el sistema, y se realiza un reconteo manual de existencia física, que puede ser total o parcial.

Para hacer esta labor debe seleccionarse un depósito y luego escoger como quiere o desea que aparezcan los artículos en la lista de ellos. Hecho esto haga clic en el botón Iniciar (Secuencia de Teclado: ALT+I), en este momento la aplicación comenzará a mostrar los productos del depósito dependiendo del filtro estipulado en el botón de Filtros.

El filtrado de artículos se basa en varias opciones que pueden ser utilizadas de manera independiente o conjunta. Por ejemplo se puede seleccionar un departamento en particular y/o una marca, categoría, modelo, unidad y vendedor fijo. Otra forma establecer un rango de productos o si quiere ver uno solo coloque el mismo código de producto en el Desde y Hasta.

Iniciar: Muestra la lista de productos a ajustar, se utiliza cuando ya se ha seleccionado el depósito, clasificación y filtros a aplicar, de no utilizar los filtros se mostrarán todos los artículos del almacén en cuestión.

Filtrar: Muestra la pantalla explicada anteriormente. Se recomienda utilizar los filtros en inventarios muy extensos.

Totalizar: Luego de realizado los ajustes necesarios al inventario se procede a aplicar los mismos. Haga clic en este botón para hacer la acción, que mostrará la siguiente pantalla:

Borrar: Elimina la linea seleccionada del ajuste a realizar, y no del inventario.

Salir: Abandonar transacción.


Capitulo 2: Ajustes de Precios
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Ajustes de Precios

Cargos y Descargos de Inventario      Ajustes de Existencias        Ajustes de Máximos y Mínimos        Ajustes de Impuestos        Transferencias de artículos de inventario    Ofertas y Presentaciones en transacciones

Flexibilidad y rapidez son las palabras que mejor describen esta característica de la aplicación, aquí puedes incrementar y decrementar precios finales a razón de porcentajes aplicados directamente a los mismos,  o cambiar los margenes de utilidad actuales.

Introduce los porcentajes a utilizar para el recalculo de precios en la parte inferior, seleccione el tipo de redondeo a aplicar y de aplicarlo debe marcar del cuadro de verificación, cuando se selecciona ajuste de precios por Margenes de Utilidad se debe seleccionar si su aplicación es en base al precio promedio o al actual.

Después de iniciar el proceso de ajustes, los mismos son aplicados a la lista de precios mostrada en pantalla, si existe un producto o varios donde los ajustes son casos particulares y no aplican los generales, haga clic en el botón ubicado en la parte derecha del precio nuevo.

En esta pantalla se muestran los distintos tipos de precios del producto con todas sus características, donde se pueden hacer los cambios específicos a los mismos.

El filtrado de artículos se basa en varias opciones que pueden ser utilizadas de manera independiente o conjunta. Por ejemplo se puede seleccionar un departamento en particular y/o una marca, categoría, modelo, unidad y vendedor fijo. Otra forma establecer un rango de productos o si quiere ver uno solo coloque el mismo código de producto en el Desde y Hasta.

Iniciar: Muestra la lista de productos a ajustar, se utiliza cuando ya se ha seleccionado la clasificación, tipo de ajuste  y filtros a aplicar, de no utilizar los filtros se mostraran todos los artículos del almacén en cuestión.

Filtrar: Muestra la pantalla explicada anteriormente. Se recomienda utilizar los filtros en inventarios muy extensos.

Totalizar: Luego de realizado los ajustes necesarios al inventario se procede a aplicar los mismos. haga clic en este botón para hacer la acción, a continuación le pedirá confirmar ejecutar los cambios de precios, de ser afirmativo responda Si, No para salir sin realizar los cambios y Cancelar para volver a ajustes de precios.

Borrar: Elimina la linea seleccionada del ajuste a realizar, y no del inventario.

Salir: Abandonar transacción.


Capitulo 2: Ajustes de Máximos y Mínimos
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Ajustes de Máximos y Mínimos

Cargos y Descargos de Inventario      Ajustes de Existencias        Ajustes de Precios       Ajustes de Impuestos        Transferencias de artículos de inventario    Ofertas y Presentaciones en transacciones

Establecer con precisión los valores de máximos y mínimos para cada uno de los artículos del inventario es una tarea, que requiere de análisis y experiencia en el manejo del  negocio.

¿Qué es un Mínimo?: Se refiere a la cantidad más baja permitida para dar una aviso de advertencia al departamento de compras para la reposición inmediata del mismo. Hay que tomar en cuenta varios factores, como tiempo de entrega, ventas diarias, etc. para que el valor de mínimo sea el más adecuado. Por ejemplo si el tiempo de reposición es de 5 días y las ventas diarias son de 25 unidades, el mínimo debe esta entre 125 y 150 unidades.

¿Qué es un Máximo?: Se utiliza por dos razones, por limitación de espacio físico para su almacenamiento adecuado y para evitar compras excesivas por el personal de compras novato. Con respecto a espacio, se tiene que si la capacidad máxima del estante o puesto en la tienda es de 500 unidades, este debe ser el tope, ya que de lo contrario no se pudiera almacenar e implicaría pérdidas por este rubro.

Seleccione la forma de ordenar la lista de artículos. Ahora tiene dos formas de realizar el ajuste del producto: por producto o por listados completos haciendo clic en el botón Asignar ubicado en la parte media de la pantalla. En esta opción se le pide que introduzca los valores mínimos y máximos a aplicar de forma general, si requiere hacer esto por grupos de productos puede utilizar los filtros.

Puede cambiar los días de entrega de los artículos en el botón de Días de Entrega.


Capitulo 2: Ajustes de Impuestos
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Ajustes de Impuestos

Cargos y Descargos de Inventario      Ajustes de Existencias        Ajustes de Precios       Ajustes de Máximos y Mínimos      Transferencias de artículos de inventario    Ofertas y Presentaciones en transacciones

Para modificar los impuestos aplicados a los productos, solo debe colocar la cantidad en el cuadro de texto titulado "Nuevo Valor" y de existir varios tipos de impuestos en la parte superior derecha seleccionar cual de ellos desea cambiar.

Luego haga clic en el botón de Iniciar, para efectuar los cambios. Si es necesario cambiar algún impuesto en un rubro en particular solo debe mover el cursor hasta él y escribir el nuevo valor.

Para grabar los cambios haga clic en Totalizar para terminar la transacción.


Capitulo 2: Ofertas y presentaciones en transacciones
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Ofertas y presentaciones en transacciones

Cargos y Descargos de Inventario      Ajustes de Existencias        Ajustes de Precios       Ajustes de Máximos y Mínimos        Ajustes de Impuestos        Transferencias de artículos de inventario

Las ofertas y presentaciones de prodcutos se configuran a través de dos métodos, el primero de ellos es directamente por producto lo cual lleva un trabajo minucioso a lo largo del inventario, pero a su vez da la posibilidad de hacer ofertas o presentaciones muy específicas, que en el caso de negocios de alimentos por ejemplo tiene un gran target. Para más información haga clic aquí.

El segundo método permite hacerlo por grupos de productos, los cuales obedecen solo a la manera como se configure el filtrado de la operación, lo cual indica que no es limitativo a departamentos o depósitos de artículos, por el contrario se pueden lograr mezclas bien interesantes del inventario.

Este segundo método se ejecuta a través esta opción, el cual comienza solicitando el nombre descriptivo a la oferta o presentación a configurar. Posteriormente seleccione entre los siguientes tipos de ofertas:

•	Oferta por Precio: Modifica el precio de venta del o los producto(s), en función de la cantidad indicada en Monto Oferta. Este tipo de oferta es sustitutiva, es decir cambia el precio original por el propuesto aquí.

•	Oferta Descuento: Modifica el precio de venta del o los producto(s), restando la cantidad indica en Monto Oferta al precio original del producto.

•	Presentación: Genera una nueva presentación del producto, es decir modifica la forma de comercializar el artículo en función de las unidades o subunidades a entregar al cliente.

•	Presentación Detallada: Modifica aquellos productos que posean la característica de CAPACIDAD O CONTENIDO MAYOR que 1. Lo cual activa la posibilidad de comercializar el mismo en cantidades menores a la contenidad en la caja o empaque donde viene de fábrica.

PARAMETROS:

Monto Oferta: Monto a utilizar como base para realizar los cambios deseados en el precio de todos los tipos de ofertas.

Comisión Oferta: Comisión a devengar los vendedores por cada oferta vendida.

Exclusivo: Todos los artículos o productos en a2, pueden ser configurados con máximo de 6 tipos de precios todas las ofertas o presentaciones deseadas para el mismo, las cuales al momento de efectuar algún proceso de venta son mostradas al usuario, si se desea que sólo sea mostrada la oferta en cuestión active el cuadro de verifiacaión de exclusivo, de lo contrario ocurrira lo antes mencionado.

Unidades Descargar: Indica las unidades a descargar del inventario al momento de efectuar la venta, su utilidad se dá en los casos donde la oferta al facturarse se muestra como una sola unidad pero descarga más que la unidad, por ejemplo 2x1, 3x2, etc.

Clasificación: Forma de ordenar los artículos o productos en el listado, lo cual puede ser por Código o Descripción.

Avanzado: Opciones avanzadas de oferta. Para más información haga clic aquí.

TIPS: En los tipos de oferta: Oferta por Precio, Oferta Descuento y Presentación Detallada se habilita del lado derecho de cada precio en la columna de precio del listado el botón de ajustes de precios individual, haga clic en él para hacer los ajustes deseados. Para más información de esta opción haga clic aquí.

Paso a Paso:

1. Ingrese la descripción de la oferta o presentación a realizar.

2. Seleccione el tipo de oferta.

3. Ingrese los parámetros, según sea el caso.

4. Haga clic en el botón Filtrar, para mostrar sólo aquellos productos a modificar. Es opcional.

5. Haga clic en el Botón Iniciar, para mostrar los productos o artículos a modificar.

6. Verifique que los cambios mostrados sean los deseados, en caso de mostrarse artículos que no aplique la oferta o presentación simplemente haga un clic sobre él y presione el botón Borrar en la barra de botones en la parte inferior.

7. Para finalizar haga clic en el botón Totalizar.

TIPS: En la barra de botones inferior, se muestra la opción de Cargar, la cual permite traer los datos de compras de mercancías y notas de entrega de proveedores ya procesadas por el sistema.


Capítulo 2: Impresión de Etiquetas de Inventario
Capítulo 2:Manejo de Inventario

Impresión de Etiquetas de Inventario

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Operaciones de inventario      Departamentos Consolidado      Departamentos

En esta opción se muestra:

Se imprimen etiquetas para cada producto del inventario según su clasificación. Las etiquetas contiene el código, la descripción del producto o la oferta si existe, y el precio.

Se pueden ordenar por código del producto, por clasificación o departamento, por su descripción o por la referencia.Además de incluir los productos activos, o no, y su clasificación. Se permite seleccionar un rango de items y la descripción de la oferta.

Puede imprimirse para una orden de compra en específico y la cantidad de productos de la orden de compra para ejecutar una oferta. Con el botón Filtrar aparece:

Se puede imprimir etiquetas para un determinado departamento, con un proveedor en particular, y si tiene, se selecciona una categoría y un modelo, la unidad, un vendedor fijo y se escoge el depósito de la mercancía.


Capítulo 2: Informe de Operaciones de Inventario
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Informe de Operaciones de Inventario

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Departamentos Consolidado      Departamentos

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Muestra todas las operaciones realizadas con los items o productos. Visualiza el código, descripción, existencia, tipo de operación, el documento, fecha del documento, cantidad de items, monto, total, la utilidad y el código del detalle  clasificado por categorías y estatus.

En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso señalado en la fecha de inicio y fecha final.

Según el orden, muestra 4 reportes:

•	Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos.

•	Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.

•	Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.

•	Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.

Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos.

En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los items o productos del inventario.

Cuando se presiona Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.

Presionando el botón Avanzado, se muestra:

Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado.


Capítulo 2: Informe Departamentos Consolidado
Capítulo 2: Manejo de Inventario

Departamentos

Consolidado

Reporte General      Movimiento de Unidades      Inventario Físico     Reposición de Inventario     Lista de Precios    Ofertas y Presentaciones      Rentabilidad de productos      Productos sin movimiento      Etiquetas de Inventario       Operaciones de inventario      Departamentos

¿Qué Muestra?: En el siguiente reporte se puede observar el movimiento general de los departamentos del inventario, donde se especifica por cada uno de ellos, la cantidad en moneda que representa los siguientes rubros: Inventario Inicial, Compras, Cargos, Costo de Ventas, Descargos, Inventario Actual, Diferencia y Beneficio. Las operaciones involucradas son:

Inventario Actual = Inventario Inicial + Compras + Cargos - Costo de Ventas

Diferencia = Inventario Inicial - Inventario Actual

Beneficio = Ventas - Inventario Actual (Ventas no es una variable mostrada en este reporte).

Las opciones a configurar son el campo por el cual sera ordenado el reporte, mostrar o no los departamento activos o ambos y por último las clasificaciones que desea ver.

Paso a Paso:

1. Marcar las distintas opciones, haciendo clic con el mouse sobre los cuadros de verificación y casillas de selección apropiados.

2. Haga clic en el botón de Preliminar para verlo en pantalla o en el botón Impresora para imprimirlo.

3. Para salir sólo haga clic en el botón Salir de barra de control [image].


Capitulo 3: Manejo de Clientes
Capítulo 3: Manejo de Clientes


Capítulo 3: Informe de Transacciones de Ventas de Clientes
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Zonas

Operaciones: Transacciones de Ventas

Crear y Modificar Zonas      Estadísticas y Proyecciones

La opción visualiza:

Imprime las transacciones de ventas: Facturas, devoluciones, apartados, presupuestos, facturas en lotes, notas de entrega y pedidos,  realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transacción las facturas si se desea. Además puede mostrar las transacciones pendientes o procesadas.

En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Si se detallan los items, se pueden detallas los seriales y partes de compuestos.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.

Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capitulo 3: Zonas de Ventas
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Zonas

Crear y Modificar

Operaciones      Estadísticas y Proyecciones

Normalmente se utilizan las zonas como las regiones geográficas donde están ubicados los clientes, pero esta no es la única fórmula para esta característica. Existen otras, por ejemplo en tiendas por departamentos donde el cliente es una figura sin nombre particular, las zonas podrían utilizarse con los nombres de los departamentos, para así saber con exactitud las ventas en cada uno de ellos.

Los datos que componen una zona son: código, nombre y una descripción detallada de la misma. Otra característica es si esta activo o no, partiendo de esta premisa, los clientes de una zona inactiva heredan esta característica lo cual puede ser muy útil o no dependiendo de la configuración realizada.

En el menú de detalles se tienen los Clientes pertenecientes a la zona seleccionada, las Operaciones y las Estadísticas y Proyecciones de la misma.

Paso a Paso

Crear o Modificar:

1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear una zona. Secuencia de Teclado: ALT+A+N

    Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información. Secuencia de Teclado: ALT+A+M

2. Edite el registro actual.

3. Para almacenar los cambios haga clic en el botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

Eliminar:

1. Haga clic en el botón Borrar en la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+O

2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.

3. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

ATENCION: Si una zona tiene clientes no puede ser eliminada o borrada.


Capitulo 3: Zonas Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Zonas

Estadísticas y Proyecciones

Crear y Modificar Zonas      Operaciones

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación:

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Ventas Contado (Moneda): Monto de moneda de las ventas efectuadas al contado en la zona actual.

Ventas Crédito (Moneda): Monto en moneda de las ventas efectuadas a crédito en la zona.

Total Ventas (Moneda): Ventas Contado + Ventas Crédito.

Descuentos Ventas (Moneda): Monto en moneda de los descuentos otorgados en los procesos de ventas para la zona.

Costos (Moneda): Monto en moneda de los costos en los procesos de ventas de la zona.

Utilidades (Moneda): Monto en moneda de las utilidades obtenidas en la zona.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capítulo 3: Crear y Modificar Clientes

Capítulo 3: Manejo de Clientes

Crear y Modificar

Crear y Modificar

Estado de Cuenta     Descuentos Pronto Pago     Cargos Automáticos     Autorizados     Convenios de Precios     Operaciones       Estadísticas y Proyecciones

Los clientes de toda empresa son parte vital para la misma, por lo cual realizar una buena configuración de los mismos requiere de tiempo y dedicación en estudiar todas las características que ofrece la aplicación para ello.

En la primera parte se especifican los datos del cliente tales como su nombre, identificación fiscal, dirección, teléfonos, etc. En la parte superior derecha se establecen las propiedades de Cliente Activo, el cual cuando está marcado, habilita las transacciones de ventas con el mismo y Cliente Exento de Impuesto como ONG, Universidades Públicas, etc. las cuales no declaran impuestos al fisco.

En la segunda parte se establece la información relacionada con crédito y otras características como: Limite de Crédito en moneda, días de crédito, tope expresado en porcentaje de descuento, tipo de moneda por defecto del cliente, cobrador.

ATENCION: En el renglón de monedas si se específica una moneda distinta a la utilizada por la aplicación se activa el uso de multimoneda para el cliente.

El recuadro superior derecho es para activar las características de:

Intereses de Mora: Al estar activo, el cliente puede generar intereses de mora por vencimiento de facturas, giros o nota de débito. Para aplicar los intereses de mora haga clic aqui.

Descuentos Pronto Pago: Aplica la tabla de descuentos pronto pago al cliente, al momento de cancelar  una deuda antes de la fecha de vencimiento. Para establecer la tabla de descuentos seleccione del menú de detalles esta opción. Para más información haga clic en Descuentos Pronto Pago arriba.

Registrar operaciones de Contado: Normalmente no se muestran las transacciones que no generan crédito en los estados de cuenta del cliente, pero si se requiere de esta característica, marca como activo el cuadro de verificación.

Retención: Porcentaje de retención por defecto del cliente.

Además de las características antes mencionadas existen características avanzadas que son las siguientes:

Cargos Automáticos: Son aquellos clientes que periódicamente se les factura un bien o servicio. Para más detalles haga clic aquí.

Autorizados: La figura de autorizados se utiliza para indicar aquellas personas o entes a los cuales el cliente representa. Para más detalles haga clic aquí.

Convenios de Precios: Establecen descuentos o precios especiales en los artículos. Para más detalles haga clic aquí.

Paso a Paso:

Crear o Modificar:

1. Haga clic en el botón Incluir de la barra de botones para crear un Cliente. Secuencia de Teclado: ALT+A+N

    Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información del cliente. Secuencia de Teclado: ALT+A+M

2. Edite el registro actual.

3. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

Eliminar:

1. Haga clic en el botón Borrar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+O

2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.

3. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

ATENCION: Para que un cliente pueda ser borrado de la base de datos no debe tener deudas o saldo en cuentas por cobrar de la empresa.


Capítulo 3: Informe Estado de Cuenta
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Informe Estado de Cuenta

Creación y Modificación     Descuentos Pronto Pago     Cargos Automáticos     Autorizados     Convenios de Precios     Operaciones       Estadísticas y Proyecciones

Esta opción muestra la siguiente pantalla:

Imprime los datos del cliente (código, nombre, activo o no, dirección, teléfono, RIF, NIT, email) con sus respectivos documentos de operaciones, los cuales presentan los siguientes datos: código de la operación, fecha de emisión del documento, fecha de vencimiento del documento, número del documento, descripción o nombre del documento, los débitos, créditos, saldo de la cuenta y el saldo del documento.

Totaliza las cuentas individuales de cada cliente y el monto general de la deuda de los clientes seleccionados.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:

En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los clientes con sus respectivas transacciones en el lapso comprendido entre la fecha inicial y fecha final.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 3: Descuentos Pronto Pago
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Crear y Modificar

Descuentos Pronto Pago

Creación y Modificación     Estado de Cuenta     Cargos Automáticos     Autorizados     Convenios de Precios     Operaciones       Estadísticas y Proyecciones

En la tabla de descuentos de pronto pago se establecen los parámetros de rangos de días y descuentos a aplicar al cumplirse los mismos.

Los rangos de días comienzan desde cero hasta la cantidad establecida por el usuario, cabe destacar que este número será repetido en la próximo rango como valor inicial, en donde se permite modificar el valor "Hasta" si es requerido.

Los porcentajes o montos de descuento son aplicados en cascada, es decir el de la izquierda primero y luego el de la derecha. Tomando en cuenta esta observación en el caso de porcentajes no es igual sumar los porcentajes y aplicarlos que calcular uno primero y al resto el segundo.

ATENCION: El rango a seleccionar se obtiene de arriba hacia abajo donde ocurra la primera correspondencia.

Paso a Paso:

1. Haga clic en la celda de la segunda columna llamada días primera fila (exprese el Hasta del rango) e introduzca el número. Presione Enter, automáticamente se repite este número en la primera columna segunda fila indicando el Desde del segundo rango.

2. Ahora se introduce los porcentajes o montos de descuento a establecer, el primero a aplicar y luego el segundo.

3. Para establecer los rangos sucesivos repita cuantas veces sea necesario los pasos 1 y 2.

4. Al terminar haga clic en el botón Aceptar.


Capítulo 3: Cargos Automáticos
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Crear y Modificar

Cargos Automáticos

Creación y Modificación     Estado de Cuenta     Descuentos Pronto Pago     Autorizados     Convenios de Precios     Operaciones       Estadísticas y Proyecciones

Los cargos automáticos se utilizan normalmente para facturación de servicios donde el cliente esta subscrito. No quiere decir que no pueda existir otro tipo de aplicación, todo dependerá del tipo de negocio y del integrador que implante a2.

ATENCION: Solo puede facturarse productos que utilicen costo promedio, no es permitido artículos con tipo de costo en  matrices o lotes.

Para realizar esta operación seleccione el producto a facturar, si el cliente a cancelado cuotas se coloca la fecha del último cobro en el cuadro de texto titulado "Último Corte", luego la frecuencia de cobro de las mismas. Para terminar haga clic en el botón Incluir.

Haciendo doble clic en la lista donde aparece la descripción del producto a facturar se establecen la cantidad de cuotas, cuantas están canceladas y estatus del producto (Activo o no), En la columna de cantidad se especifica cuantas veces será factura el producto. Para ver más sobre facturación por lotes haga clic aquí.

Para borrar algún producto de la lista haga clic sobre él y luego presione el botón Borrar. Para finalizar haga clic en Salir.


Capítulo 3: Autorizados
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Crear y Modificar

Autorizados

Creación y Modificación     Estado de Cuenta     Descuentos Pronto Pago     Cargos Automáticos     Convenios de Precios     Operaciones       Estadísticas y Proyecciones

Para explicar la figura de autorizados utilizaremos varios ejemplos que hablan por sí solos:

a) Institutos de Educación: Donde el cliente es el representante y el autorizado sus hijos.

b) Taller automotriz: El cliente es la persona natural o jurídica propietaria de los vehículos y los autorizados sus carros, camiones, camionetas, etc.

c) Contratista: Los clientes son las empresas a quienes les prestan servicios y los autorizados las obras donde se realiza el trabajo.

Lo antes mencionado muestra una amplia gamas de aplicaciones de la figura de autorizados, su ventaja es que se puede facturar y llevar cuentas por cobrar por cada uno de ellos y así saber por cada autorizado su movimiento, o ver el cliente general.

Paso a Paso:

Crear:

1. Haga clic en el botón Incluir de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+I

2. Introduzca los datos requeridos.

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+G. Si desea cancelar haga clic en el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: ALT+C.

4. Repite los paso del 1 a 3 tantas veces como autorizados haya.

5. Para terminar haga clic en el botón de Salir. Secuencia de Teclado: ALT+L

Modificar o Borrar:

1. Para modificar haga clic en el botón Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+M. Para borrar haga clic en el botón de Borrar. Secuencia: ALT+O. En ambas opciones se muestra una lista de autorizados para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme su acción.

2. En caso de modificar, realice los cambios necesarios.

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+G

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+L


Capítulo 3: Convenios de Precios
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Crear y Modificar

Convenios de Precios

Creación y Modificación     Estado de Cuenta     Descuentos Pronto Pago     Cargos Automáticos     Autorizados    Operaciones       Estadísticas y Proyecciones

¿Cuando utilizar Convenios de Precios?

R: Se utilizan cuando ninguno de los tipos de precios se ajustan al convenido con un cliente específico, cabe destacar que este tipo de arreglos o tratos comerciales se llevan a cabo con muy pocos clientes.

La aplicación esta diseñada para manejar dos tipos de convenios, (a) por departamentos, donde todos los artículos clasificados en él aplican el descuento y (b) por artículos para productos específicos. En ambos casos, puede establecer el descuento por precio, el cual fija el monto sin impuesto y por porcentaje, que es aplicado al monto neto del artículo. Si el producto utiliza impuestos se aplicarán al monto resultante.

Al establecer un convenio de precio este prevalece sobre cualquier oferta, tipos de precios, etc. Para empresas donde la relación comercial con sus clientes se establece a través de este tipo de tratados es muy beneficioso ya que disminuye el error humano al momento de facturar.

Paso a Paso.

Agregar:

1. Seleccione con un clic si es por departamento o inventario. Secuencia de Teclado: Tecla TAB para mover el cursor y barra espaciadora para seleccionar.

2. Si es por Inventario busque en la lista de tipos de precios, el que desea utilizar, luego busque en la lista de Artículos llamada Selección el producto, y luego haga clic en el botón Incluir.

Si es por Departamento busque en la lista y seleccione con un clic el requerido. Secuencia de Teclado: Desplegar lista: ALT+Flecha Abajo, Buscar: Flechas Arriba y Abajo. Selección: Enter. Botones: ALT+I, Incluir.

3. A partir de este momento se puede editar el tipo de descuento (Descuento o Precio) el porcentaje o monto y la fecha tope del convenio haciendo doble clic sobre cada campo del registro. Secuencia de Teclado: Tecla TAB para mover el  cursor. Con las flechas Arriba y Abajo posiciónese en el producto y presione Enter. Escriba los datos.

4. Para finalizar presione el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+S

Borrar:

1. Para cancelar un convenio simplemente haga clic sobre él y luego en el botón de Borrar. Secuencia de Teclado: Tecla de TAB para mover el cursos a la lista. Flechas Arriba y Abajo para seleccionar el producto y ALT+B para borrar.

2. Para finalizar presione el botón Salir. Secuencia de Teclado.: ALT+S


Capítulo 3: Informe de Transacciones de Ventas de Clientes
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Operaciones: Transacciones de Ventas

Creación y Modificación     Estado de Cuenta     Descuentos Pronto Pago     Cargos Automáticos     Autorizados     Convenios de Precios     Estadísticas y Proyecciones

La opción visualiza:

Imprime las transacciones de ventas: Facturas, devoluciones, apartados, presupuestos, facturas en lotes, notas de entrega y pedidos,  realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transacción las facturas si se desea. Además puede mostrar las transacciones pendientes o procesadas.

En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Si se detallan los items, se pueden detallas los seriales y partes de compuestos.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.

Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 3: Clientes Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Estadísticas y Proyecciones

Creación y Modificación     Estado de Cuenta     Descuentos Pronto Pago     Cargos Automáticos     Autorizados     Convenios de Precios     Operaciones

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

No. Ventas:  Cantidad de ventas procesadas a nombre del cliente.

Ventas Contado (Moneda): Monto en moneda de las ventas al cliente con forma de pago contado.

Ventas Crédito (Moneda): Monto en moneda de las ventas al cliente con forma de pago crédito.

Total Ventas (Moneda): Ventas Contado + Ventas Crédito.

Impuestos (Moneda): Monto en moneda del total de impuestos generados por las ventas.

Descuentos Ventas (Moneda): Monto en moneda de los descuentos otorgados al cliente.

Fletes (Moneda): Monto en moneda de los fletes pagados por el cliente.

Desc. Pronto Pago (Moneda): Monto en moneda de los descuentos Pronto Pago procesados.

No. Devoluciones: Cantidad de documentos por concepto de devolución del cliente.

Monto Devoluciones (Moneda):  Monto en moneda de las devoluciones realizadas.

Utilidad (Moneda): Monto en moneda de la utilidad obtenida de las ventas al cliente.

No. Pagos: Cantidad de pagos efectuados por el cliente en las operaciones a crédito.

Monto Pagos (Moneda): Monto en moneda de los pagos efectuados por el cliente.

No. Notas de Débito: Cantidad de Notas de Débito procesadas contra el cliente.

Monto Notas Débito (Moneda): Monto en moneda de las notas de débito procesadas.

No. Notas Crédito: Cantidad de Notas de Crédito procesadas contra el cliente.

Monto Notas Crédito (Moneda): Monto en moneda de las notas de crédito procesadas.

Retencion Impuesto (Moneda): Monto en moneda de los impuestos generados por concepto de retenciones.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 3: Cuentas por Cobrar
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Generalidades

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas       Intereses de Mora

Las deudas contraídas con la empresa son de vital importancia y su mantenimiento y visualización oportuna hará posible un proceso de cobranza transparente para el cliente.

El primer paso para observar las cuentas por cobrar (CxC) en pantalla es seleccionar el cliente, haciendo clic en [image] ubicado al lado del cuadro de texto titulado "Cliente".

En la lista ubicada en la parte inferior media de la pantalla, se muestran todos los documentos del cliente como Facturas, Pagos, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones, etc. Para visualizar cada transacción solo debe hacer doble clic sobre ella.

Todas las operaciones elaboradas en ventas que produzcan un saldo deudor, pasan automáticamente al estado de cuenta del cliente, siempre y cuando estos posean crédito en la empresa. A partir de este momento el manejo de cliente se realiza a través del módulo de CxC.

Algunos conceptos básicos para manejo de CxC son:

Nota de Débito: El valor de este documento aumenta el saldo del cliente, lo cual puede ser usado para procesar cheques devueltos, cargos por gestión administrativa, intereses de mora y cualquier tipo de cargo al cliente que genere deuda con la empresa.

Nota de Crédito: Su comportamiento es exactamente inverso a las Notas de Débito, es decir disminuye o resta al saldo deudor del cliente. Su aplicación es en documentos de Descuento Pronto Pago, Descuentos Especiales, etc.

Retenciones: Son montos que por disposiciones legales las empresas Recolectoras de Impuesto, aplican sobre las facturas, las cuales restan al total del monto de la misma. Todas las retenciones son relacionadas al final del año fiscal para así poder usarlas como documentos gravables en la declaración fiscal del Impuesto sobre la Renta. Para aplicar una retención haga clic en Opciones, Pagos.

Giros: Se utilizan para fraccionar la deuda del cliente en varias partes, para ser canceladas con una periodicidad que puede ir de desde días hasta años según sea el caso.

TIPS: Para hacer giros contra una factura, se debe tomar el monto de la misma, dividirlo entre el número de giros y generarlos.

Facturas: Se utiliza para generar CxC, con consecutivo de factura válido que no afecta el inventario. Una de las aplicaciones más comunes de este documento es para llevar las deudas pendientes ya pasadas por contabilidad.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

2.- Autorización para generar notas de crédito.

3.- Autorización para incluir facturas.

4.- Autorización para elaborar giros.

5.- Autorización para generar Notas de débito.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capítulo 3: Cuentas por Cobrar Adelantos
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Adelantos

Pagos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas       Intereses de Mora

En esta sección se genera el pago adelantado mas no se aplica como pago o abono a saldo pendiente del cliente. Para aplicar un Pago Adelantado ver Pagos.

Paso a Paso:

1. Haga clic en el botón de Opciones, luego en Pagos Adelantados.

2. En la pantalla, introduzca el monto del Pago Adelantado en la parte inferior, del lado derecho seleccione el tipo (Efectivo, Cheque, etc) en la columna de Detalle de Documento escriba cualquier información asociada, por ejemplo número de cheque.

3. En el cuadro de Detalle, introduzca el concepto del pago adelantado.

4. Para procesar el documento haga clic en el botón Aceptar.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capítulo 3: Cuentas por Cobrar Pagos
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Pagos

Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas       Intereses de Mora

La transacción de pago se aplica a los documentos Factura, Giro y Notas de Débito, los cuales deben estar previamente procesados en la aplicación.

Todos los pagos procesados son almacenados y se mantienen a la vista siempre y cuando el saldo de la factura no sea cero.

Para aplicar un abono haga doble clic sobre el monto del documento y escribe el monto a cancelar. Si desea pagar el total haga doble clic en el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla.

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con las opciones:

•	Marcar: Solo facturas, giros o Notas de débito. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos o simplemente todos los documentos.

•	Desmarcar todos los documentos.

•	Anular intereses de mora a todos los documentos.

•	Anular descuentos pronto pago a todos los documentos.

Al finalizar el proceso de pagos haga clic en el botón Totalizar.

En esta ventana se desglosa el pago efectuado en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o débito. Si desea aplicar un pago adelantado presione el botón titulado "Adelantos" en la parte inferior de la pantalla. Si existen, se mostrará el monto total de ellos de donde puede utilizar el monto completo o parcial.

Para cerrar el desglose del pago debe coincidir los montos del cuadro de texto titulado "Monto del Pago" (ubicado en la superior) y el Total Cancelado (ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla). Al cumplirse esta condición se activa el botón de Totalizar, el cual al ser accionado finaliza el proceso.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capítulo 3: Cuentas por Cobrar Giros
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Giros

Pagos     Adelantos     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas       Intereses de Mora

El concepto de giro de la aplicación se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al cliente, las cuales tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración.

El primer dato requerido es el monto de las cuotas y cuantos periodos o cuotas se crearan, posteriormente se puede modificar la frecuencia que puede varias desde días hasta años entre giros. La fecha del primer vencimiento indica cuando se empieza a procesar los giros más no cuando se elaboraron.

ATENCION: El vendedor asociado el procedimiento de giros es simplemente referencial, por lo tanto no genera comisiones de ningún tipo.

El campo de clasificación de la operación se utiliza para darle un nombre descriptivo a la operación, si no desea imprimir los giros simplemente desmarque del cuadro de verificación titulado "Imprimir Giros" (ubicado en la esquina inferior izquierda).

Para finalizar haga clic en el botón Totalizar.

Políticas aplicadas a la transacción:

4.- Autorización para elaborar giros.

7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).


Capítulo 3: Cuentas por Cobrar Retenciones
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Retenciones

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito    Descuentos     Facturas       Intereses de Mora

En la parte superior del formulario se  muestra la factura a aplicarle la retención, inmediatamente se pide la información del monto a retener que puede ser introducido en monedas o en porcentajes (escriba el número acompañado por el signo de %). Luego escriba el concepto de la retención y su clasificación.

Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar.

ATENCION: Recuerde que toda retención de un cliente genera una disminución del saldo de la factura.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).


Capítulo 3: Cuentas por Cobrar Notas de Débito
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Notas de Débito

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas       Intereses de Mora

La aplicación de este documento a los clientes puede tener variadas causas, desde el punto de vista administrativo cualquier cargo al saldo deudor, puede considerarse como una nota de débito. Partiendo desde simples intereses de mora hasta diferenciales cambiarios, ese tipo de transacción puede generar comisiones a vendedores.

Su utilización es sencilla, se introduce la fecha del documento y la cantidad de días para su vencimiento, luego seleccionamos la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica la cantidad en moneda conjuntamente con los impuestos que aplican.

El concepto o detalle del documento debe ser muy explícito y no debe ser ambiguo, luego se clasifica y selecciona el vendedor con su respectiva comisión. Las opciones siguientes son:

Afecta libro de Venta: Cuando se está procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas.

Afectas Ventas del mes: Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirtúa el proceso de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario.

Afecta Comisiones: Al estar activo se aplican las comisiones estipuladas en la parte de vendedor de esta pantalla.

Cheque Devuelto: Marca la nota de crédito como producto de un cheque devuelto, para poder informar al departamento de facturación del comportamiento del cliente.

Políticas aplicadas a la transacción:

5.- Autorización para generar Notas de débito.

7.- Autorización para modificar cuentas.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capítulo 3: Cuentas por Cobrar Notas de Crédito
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Notas de Crédito

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Retenciones     Descuentos     Facturas       Intereses de Mora

Las notas de crédito son documentos multifuncionales pero con una única misión de mermar o disminuir el saldo deudor del cliente con la empresa, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, entre otros.

ATENCION: No es permitido mezclar documentos base (Factura, Nota de débito y Giros) con notas de crédito con monedas distintas.

Paso a Paso:

1. Haga clic en Opciones, Nota de Crédito.

2. Seleccione el tipo de moneda a utilizar, si el cliente maneja multimoneda.

3. Hay dos vías para elaborar una nota de crédito, la primera es colocar un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La segunda forma es haciendo doble clic en cada monto de pago de documento e introduciendo la cantidad.

4. En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un clic el cuadro de verificación del documento y luego haga clic sobre la opción de menú de Retención.

5. Para procesar la Nota de Crédito haga clic en el botón Totalizar. Aparecerá la siguiente pantalla.

En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación con los datos avanzados de la transacción como son:

Afecta libro de Venta: Cuando se procesa documentos viejos que no corresponden al período actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas.

Afectas Ventas: Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirtúa el proceso de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario.

Afecta Comisiones: Al estar activo se aplican las comisiones estipuladas en la parte de vendedor de esta pantalla.

Políticas aplicadas a la transacción:

2.- Autorización para generar notas de crédito.

7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capítulo 3: Cuentas por Cobrar Descuentos
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Descuentos

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones      Facturas       Intereses de Mora

Los descuentos son aplicados directamente contra una Factura, Nota de Débito o Giro, los cuales deben estar previamente cargados en el estado de cuenta del cliente. Todos los descuentos se reflejan en el estado de cuenta como una Nota de Crédito al cliente.

Su aplicación es muy sencilla, simplemente introduzca la cantidad o monto del Descuento a aplicar, el detalle o concepto  y su clasificación. Para finalizar haga clic en el botón Totalizar.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.


Capítulo 3: Cuentas por Cobrar Facturas
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Facturas

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos       Intereses de Mora

La opción de elaborar facturas al cliente se utiliza para recrear las cuentas por cobrar que han sido procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto se deben llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificación de Afectar Libro de Venta.

Otra aplicación de este documento son para hacer facturas sin movimiento o item de inventario, lo cual genera una cuenta por cobrar que no afecta el inventario, pero si su contabilización.

Políticas aplicadas a la transacción:

3.- Autorización para incluir facturas.

7.- Autorización para modificar cuentas.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capitulo 3: Intereses de Mora
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Intereses de Mora

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos       Facturas

El cálculo de intereses de mora a nuestros clientes es muy útil para saber con exactitud la cantidad de dinero que se podría percibir o no por este concepto. Esta pantalla es la forma más fácil de aplicar o simplemente informarse de esto.

Primero se estipula el porcentaje a aplicar y la fecha tope para realizar los cálculos, es decir que se obtendrá los días de mora a razón de la cantidad de días que han transcurrido desde la fecha de vencimiento del documento hasta esta fecha, luego haga clic en el botón Filtrar donde se despliega la siguiente pantalla:

Realice los cambios necesarios según sus requerimientos, puede seleccionar facturas y/o giros y/o Notas de Débito, posteriormente un rango de clientes que puede estar compuesto por uno (coloque el mismo código en desde y hasta) o varios. También se puede usar la clasificación de las operaciones, utilice la lista de opciones (ALT+flecha abajo) y seleccione uno.

El rango de fecha de vencimiento del documento, y por último el vendedor que realiza la transacción.

ATENCION: Al colocar los campos en blanco se establecen como parámetros abiertos.

Si desea imprimir las notas de crédito generadas por los intereses de mora, active el cuadro de verificación ubicado a la derecha de la fecha.

Luego haga clic en el botón de Iniciar, para ver los cambios en pantalla, en la lista mostrada se puede modificar los intereses de mora ya sea por arriba o por debajo (dependiendo de las políticas del usuario). En caso de no aplicar los intereses de mora a un documento mostrado haga clic sobre los cuadro de verificación ubicados en lado izquierdo.

Para finalizar la operación haga clic en Totalizar y confirma la acción.

Políticas aplicadas a la transacción: Sección políticas de usuarios CxC.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.


Capítulo 3: Informe Reporte General
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Informe Reporte General

Estado de Cuenta     Cuentas por Cobrar     Análisis de Vencimientos     Relación de cobros     Retención de impuestos    Etiquetas de Clientes      Transacciones de ventas

Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Este reporte muestra una lista con los clientes de la empresa. Los datos que muestran son:

El código, nombre o descripción, si está activo o no, la dirección, el teléfono, el RIF, NIT y el email, con el total de clientes.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla.


Capítulo 3: Informe Estado de Cuenta
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Informe Estado de Cuenta

General      Cuentas por Cobrar     Análisis de Vencimientos     Relación de cobros     Retención de impuestos    Etiquetas de Clientes      Transacciones de ventas

Esta opción muestra la siguiente pantalla:

Imprime los datos del cliente (código, nombre, activo o no, dirección, teléfono, RIF, NIT, email) con sus respectivos documentos de operaciones, los cuales presentan los siguientes datos: código de la operación, fecha de emisión del documento, fecha de vencimiento del documento, número del documento, descripción o nombre del documento, los débitos, créditos, saldo de la cuenta y el saldo del documento.

Totaliza las cuentas individuales de cada cliente y el monto general de la deuda de los clientes seleccionados.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:

En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los clientes con sus respectivas transacciones en el lapso comprendido entre la fecha inicial y fecha final.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 3: Informe Cuentas por Cobrar
Capítulo 3: Manejo de Inventario

Informe Cuentas por Cobrar

General     Estado de Cuenta     Análisis de Vencimientos     Relación de cobros     Retención de impuestos    Etiquetas de Clientes      Transacciones de ventas

Esta opción del menú muestra la siguiente ventana:

Imprime los datos del cliente (código, nombre, activo o no, dirección, teléfono, RIF, NIT, email) con sus respectivos documentos de  cuentas vencidas o deudas con la empresa, presentando los siguientes datos: código de la operación, fecha de emisión del documento, fecha de vencimiento del documento, número del documento, descripción o nombre del documento, y el monto adeudado.

Totaliza las cuentas individuales de cada cliente y el monto general de la deuda de los clientes seleccionados.

Al presionar el botón Filtrar aparece:

En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los clientes con sus respectivas transacciones en el lapso comprendido entre la fecha inicial y fecha final.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 3: Informe Análisis de Vencimiento
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Informe Análisis de Vencimiento

General     Estado de Cuenta     Cuentas por Cobrar     Relación de cobros     Retención de impuestos    Etiquetas de Clientes      Transacciones de ventas

Al seleccionarse esta opción del menú de informes, se muestra la siguiente ventana:

Este reporte despliega las cuentas vencidas o por vencer de los clientes seleccionados. Cuando no se incluye el detalle de los movimientos visualiza: la descripción del documento, monto por vencer (si existe), y los respectivos montos vencidos en lapsos de 1 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días y más de 91 días de vencidos, además del total de cada documento. Totaliza cada lapso vencido o por vencer, y el monto general de la deuda, además de mostrar el porcentaje de la deuda por cada lapso (si algún cliente tiene documentos con varios lapsos de vencimientos). Esto permite establecer alguna plan o estrategia para cobrar las deudas por vencer o recuperar los pagos vencidos.

Si se muestra el detalla de los movimientos, muestra el tipo de operación, la fecha de vencimiento, días de vencido, el número del documento y la cantidad en la columna correspondiente al lapso de días vencidos.

En esta ventana, cuando se presiona el botón Filtrar, se expone la pantalla:

En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los clientes con sus respectivas transacciones en el lapso comprendido entre la fecha inicial y fecha final.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 3: Informe Relación de Cobros
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Informe Relación de Cobros

General     Estado de Cuenta     Cuentas por Cobrar     Análisis de Vencimientos     Retención de impuestos    Etiquetas de Clientes      Transacciones de ventas

Cuando se encoje esta opción, se visualiza la siguiente ventana:

Muestra los cobros realizados a los clientes seleccionados. Los clientes pueden estar ordenados por su código o por nombre, estar activos o no activos. El tipo de moneda para los montos puede estar en moneda nacional o en multimoneda si activa las monedas. Cuando el monto esté en moneda extranjera, se puede reexpresar al factor de cambio actual.

Imprime dos líneas, la primera con la información básica del cliente: descripción (código y nombre), si está activo o no y el teléfono.

En la segunda línea, el tipo de operación, la fecha de pago, fecha de emisión, días, número del documento, el monto pagado, los adelantos aplicados, las retenciones y el total de ingresos.

En Filtrar, se presenta:

Se puede filtrar por el vendedor que lo atiende, el usuario que lo creó o un tipo de clasificación, si existe, y se pueden imprimir las transacciones de pagos, notas de crédito,  adelantos o abonos apartados.

Finalmente, puede elegir un lapso de emisión de documentos.


Capítulo 3: Informe Retención de Impuestos
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Informe Retención de Impuestos

General     Estado de Cuenta     Cuentas por Cobrar     Análisis de Vencimientos     Relación de cobros     Etiquetas de Clientes      Transacciones de ventas

Cuando se selecciona esta opción, se muestra la siguiente ventana:

Imprime un listado de clientes seleccionados, en orden alfabético o por códigos, activos o no. La retención la muestra en moneda nacional, en su moneda original o en bolívares al cambio actual.

Expone dos líneas, la primera con la descripción del cliente (código y nombre), el RIF y el NIT. En la segunda, la operación, fecha de emisión, número del documento, descripción, el monto cancelado, base de la retención y el monto de la retención.

Si se activa la moneda, se puede trabajar en multimoneda, expresando los montos en bolívares al cambio actual o en su moneda original.

Al presionar el botón Filtrar se observa:

Se puede filtrar para que muestre solo los clientes atendidos por un vendedor, o por usuario que lo creó, o por clasificación de los clientes. También se puede seleccionar un lapso de emisión de documentos y los tipos de transacciones, pago y notas de crédito.


Capítulo 3: Informe Etiquetas de Clientes
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Impresión de Etiquetas de Clientes

General     Estado de Cuenta     Cuentas por Cobrar     Análisis de Vencimientos     Relación de cobros     Retención de impuestos      Transacciones de ventas

Cuando se selecciona aparece:

Se muestran los clientes en formato Etiquetas, ordenados por código o su nombre, activos o no. En cantidad se escoge la cantidad de etiquetas que desea imprimir por cada cliente.

Las etiquetas contienen el nombre o descripción del cliente, su dirección, teléfono y el email.

Se puede seleccionar un rango de clientes en Desde - Hasta.

Con el botón filtros aparece:

Se pueden imprimir los clientes que sean atendido por un vendedor determinado o que esté en una zona determinada; además se pueden imprimir los cumpleañeros de un día o un mes.


Capítulo 3: Informe de Transacciones de Ventas de Clientes
Capítulo 3: Manejo de Clientes

Transacciones de Ventas

General     Estado de Cuenta      Cuentas por Cobrar     Análisis de Vencimientos     Relación de cobros     Retención de impuestos    Etiquetas de Clientes

La opción visualiza:

Imprime las transacciones de ventas: Facturas, devoluciones, apartados, presupuestos, facturas en lotes, notas de entrega y pedidos,  realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transacción las facturas si se desea. Además puede mostrar las transacciones pendientes o procesadas.

En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Si se detallan los items, se pueden detallas los seriales y partes de compuestos.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.

Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capitulo 4: Ventas y algo más.
Capítulo 4: Ventas y algo más.


Capitulo 4: Crear y Editar Vendedores
Capítulo 4: Ventas y algo más

Vendedores

Crear y Modificar

Comisiones: Ventas     Cobranza     Volumen     Utilidad      Operaciones     Estadísticas y Proyecciones

Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se establecen varias formas de pago de comisiones generadas por las transacciones realizadas. Cabe destacar que a2 sólo genera reportes de comisiones ganadas mas no paga las mismas.

En esta pantalla se introducen los datos básicos del vendedor como su nombre, apellido, teléfonos, email, etc. Además se selecciona el o los tipos de comisión que devengaran. Las comisiones disponibles por la aplicación son:

Por Departamento: Estas comisiones se configuran en cada departamento de inventario y tienen mayor prioridad que las comisiones por venta. Para mayor información sobre como configurar las comisiones por Departamento haga clic aquí.

Por ventas: Se calculan a razón de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los establecidos en la tabla de comisiones por ventas del vendedor.

Por Cobranza: Se establecen comisiones por la cobranza,  a razón de los porcentajes configurados o establecidos por el administrador o gerente de ventas.

Por Volumen: Se configura a razón de rangos de volúmenes de ventas expresado en moneda, para cada peldaño de la tabla de configuración se asigna un monto o porcentaje.

Por Utilidad: Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para los cuales se asocia la comisión establecida. En  esta comisión se toma en cuenta es la ganancia obtenida de las transacciones de ventas, por tanto deben estar debidamente configurados los costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de perdida.

Paso a Paso:

Crear:

1. Haga clic en el botón de Incluir de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+I

2. Introduzca los datos requeridos. Para parametrizar las tablas de comisiones haga clic en la barra de botones en los iconos de comisiones. Secuencia de Teclado: ALT+D más la letra subrayada de la comisión a configurar.

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G Si desea cancelar haga clic en el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: ALT+A+C.

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L

Modificar o Borrar:

1. Para modificar haga clic en el botón de Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+M. Para borrar haga clic en el botón de Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+A+O. En ambas opciones se muestra la lista de Vendedores para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme su acción.

2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerda el paso 2 de Crear.

3. Para grabar haga clic en botón de Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Para terminar haga clic en el botón de Salir. Secuencia: ALT+A+L


Capitulo 4: Vendedores Comisiones por Ventas
Capítulo 4: Ventas y algo más

Vendedores

Comisiones por Ventas

Comisiones: Cobranza     Volumen     Utilidad     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Principal

Son las comisiones más fáciles de configurar, simplemente se establece los porcentajes a pagar de comisión por venta realizada para cada tipo de precio y oferta.

Como funciona: De cada item vendido en el periodo se calcula el porcentaje aplicado al cada precio u oferta utilizada, se realiza la sumatoria de todas las comisiones para obtener un total general.

Paso a Paso:

1. Escriba los porcentajes a aplicar para cada tipo de precio y ofertas.

2. Haga clic en el botón de Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT+A


Capitulo 4: Vendedores Comisiones por Cobranza
Capítulo 4: Ventas y algo más

Vendedores

Comisiones por Cobranza

Comisiones: Ventas     Volumen     Utilidad      Operaciones      Estadísticas y Proyecciones     Principal

Las comisiones por cobranza se estipulan en dos etapas, en la primera parte se introduce los porcentajes de: Comisión por Cobranza: Aplicado al total cobrando en el periodo a documentos no vencidos, su cálculo nace de la suma algebraica de todos los recibos de caja adjudicados al vendedor. Del total se obtiene el valor en moneda basado en el porcentaje introducido.

El segundo valor requerido es para las retenciones a aplicar al vendedor por cheques devueltos y descuentos adjudicados a clientes de él. En el caso de documentos vencidos se aplica la tabla de comisiones estipulada por rangos de días y porcentajes los cuales deben ser menores a la comisión por cobranza antes mencionado.

Se puede introducir comisiones fijas en moneda o porcentajes del monto cobrado.

Paso a Paso:

1. Escriba los porcentajes requeridos en la primera parte de las comisiones por cobranza.

2. Para configurar la tabla de comisiones para documentos vencidos haga clic en el botón titulado Tabla.

3. En la tabla: haga clic en la segunda columna primera fila titulado Días, introduzca el Hasta del rango a trabajar, presione enter y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificación ubicado en la parte inferior izquierda).

4. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera.

5. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT+A. Repita este paso.


Capitulo 4: Vendedores Comisiones por Volúmen
Capítulo 4: Ventas y algo más

Vendedores

Comisiones por Volumen

Comisiones: Ventas     Cobranza     Utilidad     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Principal

Las comisiones por volúmenes son utilizadas en los casos donde se busque pagar comisiones a través de metas de ventas al personal de ventas, normalmente se establecen rangos que comienzan a dar frutos altos, con la intensión de incentivar al departamento a lograr las metas sugeridas.

Las estrategias de utilizadas para este tipo de comisiones son variadas, desde margenes ínfimos en los primeros rango y muy atractivos en los más altos, hasta una escalera balanceada de porcentajes según el rango.

Paso a Paso:

1. En la tabla haga clic en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a trabajar, presione la tecla Enter y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificación ubicado en la parte inferior izquierda).

2. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera.

3. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT+A.


Capitulo 4: Vendedores Comisiones por Utilidad
Capítulo 4: Ventas y algo más

Vendedores

Comisiones por Utilidad

Comisiones: Ventas     Cobranza     Volumen     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones     Principal

En este tipo de comisiones hay que tener en cuenta que si los artículos o productos del inventario han sido creados sin establecer un costo real, traería como consecuencia que el cálculo de utilidad sea errado lo cual repercutirá directamente en las ganancias de la empresa, además de pagar montos excesivos a los vendedores.

En la tabla se permite entrar tanto el rango y las comisión en montos fijos o porcentajes, lo cual abarca una gran abanico de posibilidades en los rangos. Cabe destacar que no se pueden mezclar montos fijos en un rango y en el siguiente porcentajes.

Paso a Paso:

1. Seleccione en los cuadros de verificación ubicado en la parte inferior izquierda, como serán ingresados los valores.

2. En la tabla haga clic en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a trabajar, presione la tecla Enter y escriba el valor

3. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera.

4. Para finalizar haga clic en el botón de Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT+A.


Capitulo 4: Vendedores Operaciones
Capítulo 4: Ventas y algo más

Vendedores

Operaciones: Transacciones de Ventas

Comisiones: Cobranza    Ventas     Volumen     Utilidad     Estadísticas y Proyecciones     Principal

La opción visualiza:

Imprime las transacciones de ventas: Facturas, devoluciones, apartados, presupuestos, facturas en lotes, notas de entrega y pedidos,  realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transacción las facturas si se desea. Además puede mostrar las transacciones pendientes o procesadas.

En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Si se detallan los items, se pueden detallas los seriales y partes de compuestos.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.

Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.

a: ALT+A+L


Capitulo 4: Vendedores Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 4: Ventas y algo más

Vendedores

Estadísticas y Proyecciones

Comisiones: Ventas     Cobranza     Volumen     Utilidad      Operaciones      Principal

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Número de Operaciones:  Cantidad de operaciones donde se involucra pago de comisiones al vendedor.

Total Ventas: Monto en moneda del total de ventas netas realizadas por el vendedor.

Total Cobros: Monto en moneda del total de cobranza realizada por el vendedor/cobrador.

Comisiones Ventas: Monto en moneda de las comisiones generadas por concepto de ventas.

Comisiones Cobranza:  Monto en moneda de las comisiones generadas por concepto de cobranza.

Total Comisiones: Comisiones Ventas + Comisiones Cobranza.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 4: Tarjetas de Crédito
Capítulo 4: Ventas y algo más

Tarjetas de Crédito

Crear y Modificar

Tabla ISRL     Operaciones     Estadísticas y Proyecciones

a2 permite formas de pagos variadas de los clientes, una de ellas se configura en esta pantalla, Tarjetas de Crédito, las cuales tienen características especiales al momento de cancelar una transacción de ventas.

Las particularidades de las tarjetas de crédito las estipula cada banco emisor, los cuales tiene total autonomía en definir el porcentaje de retención y los días de diferimiento según las característica del negocio. La retención a aplicar se calcula en base al monto total de la venta y se refiere a la comisión que cobra el banco por el uso de esta forma de pago.

Los días de diferimiento aplican desde el momento que se deposita la relación de tarjetas de crédito en el banco y no al momento de realizada la venta o transacción. Es muy importante hacer estas relaciones el mismo día que se produzca así el dinero estará disponible en la cuenta bancaria de forma más eficiente.

Paso a Paso:

Crear:

1. Haga clic en el botón de Incluir de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+I

2. Introduzca los datos requeridos. Para parametrizar la tabla de Retenciones de ISRL haga clic en la barra de botones en los iconos de Retenciones. Secuencia de Teclado: ALT+D+T.

3. En la Tabla de ISRL, haga clic en la segunda columna primera fila e introduzca el monto final del primer rango, presione la tecla Enter y escribe el porcentaje de Impuesto. Repita este procedimiento tanta veces sea requerido. Al terminar haga clic en el Botón Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT+A

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G. Si desea cancelar haga clic en el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: ALT+A+C.

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L

Modificar o Borrar:

1. Para modificar haga clic en el botón de Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+M. Para borrar haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+O. En ambas opciones se muestra la lista de Tarjetas de Crédito para ser seleccionado una de ellas. Si eligió borrar confirme su acción.

2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerde el paso 2 y 3 de Crear.

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L


Capitulo 4: Tarjetas de Crédito tabla ISRL
Capítulo 4: Ventas y algo más

Tarjetas de Crédito

Tabla I.S.L.R.

Estadísticas y Proyecciones     Operaciones     Principal

Según lo estipulado en la ley de impuestos se deben aplicar retenciones de impuestos según el monto de la venta, los cuales se dividen en rangos, donde se realiza la búsqueda del rango a aplicar de arriba hacia abajo donde la correspondencia de rangos ocurra.

Paso a Paso:

1. En la tabla haga clic en la segunda columna, primera fila titulada Valor Final, introduzca el "Hasta" del rango a trabajar, presione la tecla Enter y escriba el valor.

2. Repita el paso 1 tantas veces como rangos requiera.

3. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT+A.


Capitulo 4: Tarjetas de Crédito Operaciones
Capítulo 4: Ventas y algo más

Tarjetas de Crédito

Operaciones

Tabla ISRL     Estadísticas y Proyecciones       Principal

Esta opción visualiza  la siguiente ventana:

Imprime las ventas a Contado, Crédito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Las facturas son el tipo de transacción, que se pueden visualizar, si se desea. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.

Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capitulo 4: Tarjetas de Crédito Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 4: Ventas y algo más

Tarjetas de Crédito

Estadísticas y Proyecciones

Tabla ISRL     Operaciones     Principal

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Número de Operaciones:  Cantidad de operaciones de caja donde hubo pago con tarjetas de crédito.

Total Ventas:  Monto en moneda del total percibido en pagos realizados con tarjetas de crédito.

Retención Tarjetas:  Cantidad de retenciones por concepto de tarjetas de crédito.

Impuestos: Monto en moneda de impuestos por conceptos de tarjetas de crédito.

Total Retención: Monto en moneda de las retenciones realizadas por operaciones con tarjetas de crédito.

Ingresos: Monto en moneda de los ingresos netos obtenidos por pagos efectuados con tarjetas de crédito.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 4: Seriado de Transacciones
Capítulo 4: Ventas y algo más

Manejo de Seriales en Transacciones

Según la configuración de las políticas de ventas del usuario se pueden realizar transacciones que involucren movimientos de inventario de artículos que utilicen seriales sin ingresar estos, con la finalidad de agilizar los procesos y centralizar el manejo de seriales en un departamento o persona para ejecutar esta opción que permite introducirlos posteriormente.

Los documentos que involucran movimientos de inventario son: Cargos, Descargos, Compra de Mercancía, Devoluciones en Compras, Notas de Entrega a Proveedores, Notas de Entrega, Facturas y Devoluciones. Si se requiere no hacer este proceso post-transacción debe modificar las políticas del usuario en el módulo de usuarios de a2.

El procedimiento es muy sencillo, primero se selecciona el tipo de documento y luego se busca el mismo, hecho esto se muestra en pantalla todos los rubros contemplados en la operación, en donde se ubica al artículo a asignarle los seriales.

Paso a Paso:

1. Seleccione el tipo de documento a procesar.

2. Haga clic en el botón Buscar [image] para listar los documentos y seleccionar el que se va a trabajar.

3. En la lista de artículos del documento haga doble clic sobre el producto a asignar seriales.

4. Para asignar un serial existente, arrastre el mismo de la lista del panel izquierdo al derecho. Repita este paso como tantos productos necesite seriar. Luego haga clic en Salir.

5. Para terminar el proceso haga clic en Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T


Capitulo 4: Elaboración de Facturación en Lote
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Elaboración de Facturación en Lotes

Factura     Apartado     Pedidos     Notas de Entrega     Devoluciones      Presupuestos    Principal

El hecho de facturar en masas solo se puede lograr, para aquellos clientes que posean cargos automáticos configurados. Para ver más detalles haz clic aquí. Esta opción de A2, permite realizar todas aquellas facturas, procedentes de cargos automáticos de clientes.

Al momento de su configuración solamente se expresa la intención de facturación automática, pero para que esta sea efectiva debe ejecutarse la opción de Facturación por Lote de la aplicación. En esta opción no hay mayores cambios que realizar, ya que simplemente realiza la facturación y comienza el proceso de impresión de las mismas.

Al momento de ejecutar la opción, se establece la próxima fecha de corte de facturación, además de otras opciones como Depósito, Condiciones de Pago, Clasificación, Días de Crédito, Detalles y el cuadro de verificación de imprimir documentos que establece la posibilidad de imprimir o no las facturas generadas.


Capitulo 4: Introducción a Ventas
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Introducción a Ventas

Factura     Apartado     Facturación en lote     Pedidos     Notas de Entrega     Devoluciones      Presupuestos

Los procesos de ventas son complejos en el mundo real, y llevarlos de forma automatizada ha sido el Talón de Aquiles de muchas organizaciones. Son muchas las implicaciones involucradas, empezando por el inventario el cual debe ser manejado con total exactitud para mantenerlo lo más real posible.

Con respecto al inventario existen distintos tipos de productos donde unos son más fáciles de medir y otros simplemente hay que establecer márgenes de perdidas. Para ilustrar esta idea en nuestro ejemplo de Farmacia San José, llevar el inventario de medicamentos aparentemente se puede realizar fácilmente, ya que es un producto que se vende de forma entera y no hay posibilidad de venderlo fraccionado. Pero los medicamentos tienen dos características el número de lote y la fecha de vencimiento asociada que dificultad no solo su contabilidad física, sino su facturación.

Al momento de facturar, se debe seleccionar en cual lote del inventario se hace la toma del producto y es aquí donde el error humano se presenta. La otra cara de la moneda es el dinero generado por la operación, normalmente en las farmacias se trabaja con operaciones de contado, lo cual se realiza a través de una Factura. Si el cliente posee crédito y está debidamente configurado en este mismo Proceso se logra la generación de cuentas por cobrar a través de una factura no cancelada.

Es muy importante saber que sub-procesos toca cualquier transacción de ventas, estos son el inventario y las cuentas por cobrar. Teniendo esta premisa en mente, se puede realizar análisis de los otros mecanismos de ventas con más facilidad.

Para cada tipo de mecanismo de Venta se explica su utilidad en detalle en su apartado al cual puede ir, haciendo clic en las opciones listadas en la parte superior de esta ayuda.

Las características comunes de todos los procesos son que a2 administrativo está capacitado para Guardar y Cargar las operaciones. Además de importar cualquier documento de un lugar a otro de forma fácil y sencilla a través de estas opciones. Existen ciertas normas para convertir documentos de un tipo a otro:

Estatus de los Documentos:

Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier operación en tránsito y convertirla en factura.

Pendientes: Son todos los documentos guardados.

Tránsito: Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado.

En las ventanas de carga se muestra una lista de documentos los cuales pueden ser filtrados por tipo de documento y estatus de los mismos.

  En esta sección de la lista de documentos se selecciona el tipo de transacción a mostrar.


Capitulo 4: Elaboración de Apartados
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Elaboración de Apartados

Factura     Facturación en lote      Pedidos     Notas de Entrega     Devoluciones     Presupuestos      Principal

Seriales     Depósitos    Detalles    Descuentos     Vendedores     Otras Opciones     Introducción

¿Qué es un Apartado?

R: Son aquellos documentos que involucran una transacción comercial entre la empresa y su cliente donde se genera una deuda o saldo por cobrar y no hay salida de inventario de forma inmediata. Según las normas establecidas por la organización se puede hacer entrega de la mercancía al momento de cancelar el 80%(Ejemplo) del saldo y dejar pendiente la factura para ser procesada al momento de su cancelación total.

Según las políticas establecidas los artículos pueden ser restados del inventario al momento de hacer el apartado o no, todo depende de la administración. Al activar la política de tomar en cuenta los apartados para el inventario no se corren riesgos de revender productos, ahora en la práctica los apartados se cancelan en períodos largos de tiempo donde si un cliente desea llevarse de contado algún bien que ha sido apartado lo puede hacer y posteriormente se repone.

Los datos básicos son el nombre del cliente el depósito o bodega a utiliza, el tipo de precio y la moneda a utilizar en la transacción. Luego de ingresarlos se pasa a la parte central de la pantalla donde se ingresan los artículos o productos.

Para más detalles del Grid de entrada de items haga clic aquí.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+ flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).

4. Seleccione el tipo de precio.

5. Ingrese los productos en el grid central. Como usar el grid haga clic aquí.

5. Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Políticas aplicada a la Transacción:

Básicas

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

3.-  Permitir Transacciones con productos sin existencias.

4.-  Mostrar Productos sin existencias en la selección.

5.-  Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

7.-  Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

8.-  Incluir todos los ítems de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

9.-  La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente este excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las existencias.

19.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.


Capitulo 4: Elaboración de Facturas
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Elaboración de Facturas

Apartado     Facturación en lote     Pedidos     Notas de Entrega     Devoluciones     Presupuestos      Principal

Seriales     Depósitos    Detalles    Descuentos     Vendedores     Otras Opciones      Introducción

¿Qué es una Factura?

R: Son documentos que reflejan la acción de venta de un servicio o artículo de la empresa que emite la misma. En otras palabras cuando se elabora una factura se transfiere ese bien de la empresa al cliente lo cual trae como consecuencia inmediata una descarga del inventario por concepto de facturación, además si la transacción no fue cancelada de contado se genera la cuenta por cobrar al cliente.

Son muchas las implicaciones del proceso de facturación partiendo del manejo de inventario donde se realizan las operaciones algebraicas para hacer la descarga de la existencia  y reflejar la nueva disponibilidad del producto, pasando por la inclusión en el libro de ventas del documento emitido hasta llegar al manejo de crédito en el módulo de Cuentas por Cobrar.

Para saber más detalles de los procesos de ventas haga clic aquí.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+ flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).

4. Seleccione el tipo de precio.

5. Ingrese los productos en el grid central. Como usar el grid haga clic aquí.

6. Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Para conocer como se realiza el proceso de seriado posterior a la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Políticas aplicadas a la Transacción:

Básicas

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

3.-  Permitir Transacciones con productos sin existencias.

4.-  Mostrar Productos sin existencias en la selección.

5.-  Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

7.-  Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia).

8.-  Incluir todos los ítem de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia).

9.-  La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítems que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en transito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un precio diferente al predeterminado en el archivo de clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.

11.-Ordenar los ítems de la transacción alfabéticamente al momento de la impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las existencias.

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos adelantados.

20.- Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.

22.- Mostrar el saldo pendiente y los cheques devueltos al momento de seleccionar el cliente

23.- Permitir transacciones con clientes que presenten saldo vencido o cheques devueltos


Capitulo 4: Ventas Ventana de Totalización
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Ventana de Totalización

Introducción       Factura     Apartado     Pedidos     Notas de Entrega     Devoluciones      Presupuestos

La ventana de totalización muestra el cierre del documento en términos económicos, además tiene características avanzadas como, el de poder seleccionar el ente autorizado al cual será asignado la transacción en caso del cliente posea esta particularidad.

¿Qué posibilidades ofrece la ventana de totalización?

R: Una de ellas es la antes mencionada, por otra parte el campo de nombre de Cliente puede ser modificado en esta pantalla, por ejemplo se configura el cliente CONTADO por defecto en las Políticas Avanzadas de Ventas sección Facturación, al momento de Totalizar la misma se ingresa el nombre del cliente. Una empresa tipo puede ser un supermercado.

Otro tópico importante que puede ser cambiado, es el formato de impresión a utilizar, en el campo de "Formato de Impresión" selecciona el tipo de formato adecuado para la transacción.

Configuración de Ventana (Puede estar deshabilitado)

 Para cambiar la ventana de totalización haga clic en el menú emergente, de la esquina superior izquierda en cuadro de control y seleccione "Configurar Ventana". A continuación se muestra la ventana de totalización en modo de edición, en el cual los cuadros de textos en gris oscuro indica que el mismo esta invisible.

Para cambiar el estatus del cuadro de texto haga clic sobre él con el botón derecho del ratón y selecciona Ocultar o Incluir según sea el caso. La opción No Modificable se utiliza por el administrador de la aplicación para restringir modificar el campo por el usuario. Por último esta la opción de Valores pro Defecto que establece la ventana como viene definida por la aplicación.

Los campos configurables son:

•	Vendedores: Lista de Vendedores Activos del sistema.

•	Autorizados: Lista de Autorizados del cliente al cual se esta haciendo el documento de venta.

•	Documento Origen: Se utiliza para ingresar el documento que origino la transacción, por ejemplo Ordenes de compra, etc.

•	Total Bruto: Total de la operación sin impuestos.

•	Descuento 1: Primer descuento aplicado al Total Bruto.

•	Descuento 2: Segundo descuento aplicado al resto de Total Bruto menos Descuento 1.

•	Flete: Cargo por concepto de transporte al total Bruto.

•	Base Imponible: Monto al cual será aplicado los impuestos.

•	Impuesto 1: Primer factor de impuesto aplicado al monto mostrado en la Base Imponible.

•	Impuesto 2: Segundo factor de impuesto aplicado al monto mostrado en la Base Imponible.

•	Descuento: Monto restado al total de la  suma  de Base imponible más los impuestos, se utiliza para redondeo del monto a cancelar.

•	Total Neto: Total general del documento se calcula de la siguiente manera:

Total Bruto

 	- Descuento 1

- Descuento 2

+ Flete

= Base Imponible

+ Impuesto 1

+ Impuesto 2

= Total Neto

•	Total Cancelado: Monto cancelado por el cliente, se especifica al hacer clic en el botón ubicado a la derecha del mismo. Secuencia de Teclado: Dos veces la Tecla ENTER. Ver Caja.

•	Vuelto: Si el total cancela supera al Total Neto se muestra la cantidad de dinero a devolver al cliente.

•	Saldo Operación: Muestra el monto resultado de la operación de restar el Total Neto menos Total Cancelado, si este es positivo indica un que el cliente a contraído una deuda con la empresa y pasa a su estado de cuenta.

•	Clasificación: Nombre o título que clasifica la operación realizada.

•	Fecha Emisión: Fecha del día.

•	Fecha Vencimiento: Fecha tope de espera para la cancelación del documento.

•	Condiciones de Pago: Campo libre para escribir las condiciones de pago al cliente, Ej. Crédito, Contado, Etc.

•	Cliente: Campo para escribir el nombre del cliente que aparecerá en el documento impreso.

•	Identificación Fiscal 1: Del cliente, en Venezuela seria RIF.

•	Identificación Fiscal 2: Del cliente. (NIT)

•	Teléfono Contacto: Número telefónico del cliente, para poder llamarlo en caso de algún inconveniente.

•	Dirección Despacho: Se utiliza en los casos donde la dirección de despacho es distinta a la registrada en la ficha del cliente.

•	Formato de Impresión: Lista de formatos de impresión disponibles para el tipo de documento.

•	Detalle o Comentario: Observaciones adicionales al documento.

Trabajando con la Caja:

En esta ventana se desglosa la forma de pago del cliente al momento de cancelar el documento de venta realizado, las formas de pago disponibles son: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, Tarjetas de Débito y Retenciones de Impuestos. EL monto total de la operación se muestra en la parte superior izquierda, el cual puede ser distribuido entre las formas de pago antes mencionadas.

Además si el cliente posee pagos adelantados se permite la aplicación del mismo de forma total o parcial al monto a cancelar. Si el cliente desea pagar solo una parte del monto total y el resto acreditarlo a su cuenta simplemente ingrese la cantidad en la forma de pago correcta y el resto será el saldo de la operación.

TIPS: Para calcular un porcentaje del monto a cancelar solo escriba la cantidad acompañada del signo de %.

Para terminar la descripción del pago haga clic en el botón  Aceptar.


Capitulo 4: Elaboración de Devoluciones
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Elaboración de Devoluciones

Factura     Facturación en lote     Apartado     Pedidos     Notas de Entrega          Presupuestos      Principal

Seriales     Depósitos    Detalles    Descuentos     Vendedores     Otras Opciones      Introducción

Las devoluciones en los procesos de ventas son muy útiles, ya que en una sola operación se ingresa en el inventario las unidades procesadas y se elabora la nota de crédito en el estado de cuenta del cliente. Pero no en todos los casos se requiere de ambas funciones. El caso más común es cuando la devolución se hace por defectos de la mercancía donde la misma no puede ser vendida nuevamente, cuando sucede esta situación se procede a realizar un ajuste de inventario por concepto de mercancía defectuosa y luego una nota del crédito al cliente a través del módulo de Cuentas por Cobrar.

Un caso poco común pero que puede suceder es una devolución donde el artículo vendido simplemente no pueda ser devuelto, por ejemplo alimentos, pero es necesario hacer la Nota de Crédito a la cuenta del cliente de la misma forma anteriormente expuesta.

En los casos anteriores siempre se acredita el monto de la devolución a la cuenta del cliente, es decir no hay devolución de dinero en efectivo.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+ flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).

4. Seleccione el tipo de precio.

5. Ingrese los productos en el grid central. Como usar el grid haga clic aquí.

6. Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Para conocer como se realiza el proceso de seriado en la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Políticas aplicadas a la Transacción:

Básicas

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

7.-  Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

8.-  Incluir todos los ítem de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

9.-  La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las existencias.

19.- Generar automáticamente la nota de crédito para las devoluciones.

20.- Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

21.- Realizar la totalización de venta solo con la ventana del total cancelado.


Capitulo 4: Elaboración de Presupuestos
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Elaboración de Presupuestos

Factura     Facturación en lote     Apartado     Pedidos     Notas de Entrega     Devoluciones      Principal

Detalles    Descuentos     Vendedores     Otras Opciones      Introducción

¿Qué es un Presupuesto?

R: Un buen sinónimo es Cotización, conceptualmente hablando es un documento donde se expresa una oferta de un servicio o bien de parte de la empresa a un cliente.

La emisión de presupuestos es parte del día a día del tipo de negocios donde su target son empresas y no consumidor final, aunque existen sus excepciones. Este documento es la constancia legal de una oferta de la empresa, por lo cual se debe tener mucho cuidado en su elaboración.

El paso inmediato al presupuesto es recibir una orden de compra, confirmando la decisión del cliente en realizar la compra por el precio fijado en el presupuesto, de aquí nace la importancia y relevancia de la cotización.

Revise las opciones en el menú de la ayuda, para ayuda del Grid de items haga clic aquí.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+ flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).

4. Seleccione el tipo de precio.

4. Ingrese los productos en el grid central. Como usar el grid haga clic aquí.

5. Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Políticas aplicadas a la Transacción:

Básicas

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

3.-  Permitir Transacciones con productos sin existencias.

4.-  Mostrar Productos sin existencias en la selección.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

8.-  Incluir todos los ítem de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que se hayan utilizado).

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la  impresión.

12.-  Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.-  Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.-  Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.-  Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.-  Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.-  Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las existencias.

18.-   Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las existencias.


Capitulo 4: Elaboración de Notas de Entrega
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Elaboración de Notas de Entrega

Factura     Facturación en lote     Apartado     Pedidos      Devoluciones     Presupuestos      Principal

Seriales     Depósitos    Detalles    Descuentos     Vendedores     Otras Opciones      Introducción

Documento utilizado para dar fe de la entrega o despacho de una mercancía al cliente, en ella se específica los artículos con sus respectivas cantidades a hacer entregadas. Su elaboración puede ser antes o después de la facturación, todo depende de las políticas internas de la empresa. En todo caso puede utilizarse la función de Cargar para importar la Factura, Apartado, Pedido o Presupuesto si este existe, donde este reflejado lo solicitado por el cliente.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+ flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).

4. Seleccione el tipo de precio.

4. Ingrese los productos en el grid central. Como usar el grid haga clic aquí.

5. Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Para conocer como se realiza el proceso de seriado en la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Para más información sobre las opciones presentadas en pantalla haga clic aquí. Como usar el Grid de Ventas.

Políticas aplicadas a la Transacción:

Básicas

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

3.-  Permitir Transacciones con productos sin existencias.

4.-  Mostrar Productos sin existencias en la selección.

5.-  Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

7.-  Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

8.-  Incluir todos los ítem de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

9.-  La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.-Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente esté excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las existencias.


Capitulo 4: Elaboración de Pedidos
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Elaboración de Pedidos

Factura     Facturación en lote     Apartado     Notas de Entrega     Devoluciones     Presupuestos      Principal

Seriales     Depósitos    Detalles    Descuentos     Vendedores     Otras Opciones      Introducción

Un Pedido se utiliza para indicar la intencion del cliente en efectuar una compra, mas no la realiza. Al elaborarse un pedido normalmente no se ejecuta la descarga de inventario de los productos (puede cambiarse este comportamiento en las políticas del sistema) por lo tanto, si al momento de la entrega de mercancía o pago del pedido, este no procede por falta de inventario o dinero según sea el caso, no altera el inventario y mucho menos las operaciones en las cuentas por cobrar del cliente.

Otra utilidad del pedido es realizar órdenes parciales de productos, las cuales no han sido terminadas, es decir, en los casos de restaurantes o sitios nocturnos, el cliente realiza pedidos sucesivos de artículos los cuales serán facturados en una sola factura al finalizar la cuenta.

Otras aplicaciones son válidas siempre y cuando cumpla con las características antes planteadas.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+ flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).

4. Seleccione el tipo de precio.

5. Ingrese los productos en el grid central. Como usar el grid haga clic aquí.

5. Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Para conocer como se realiza el proceso de seriado en la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Para más información sobre las opciones presentadas en pantalla haga clic aquí. Como usar el Grid de Ventas.

Políticas aplicadas a la Transacción:

Básicas

1.-  Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

2.-  Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

3.-  Permitir Transacciones con productos sin existencias.

4.-  Mostrar Productos sin existencias en la selección.

5.-  Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.

6.-  Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

7.-  Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

8.-  Incluir todos los ítems de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Permitir seleccionar un  precio diferente al predeterminado en el archivo de clientes

  3.- Permitir Modificar el precio del producto por uno que no esté predeterminado

  4.- Modificar por un precio menor al costo del producto.

  5.- Permitir la inclusión de  nuevos productos.

  6.- Permitir la inclusión de nuevos clientes.

  7.- Permitir transacciones con clientes inactivos.

  8.- Configurar ventana de totalización.

  9.- Permitir  descuentos parciales para cada ítem de la transacción.

10.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.

11.- Ordenar los ítem de la transacción alfabéticamente al momento de la impresión.

12.- Permitir transacciones con vendedores inactivos.

13.- Permitir la selección del precio de venta al inicio de la transacción.

14.- Permitir transacciones cuando el límite de crédito del cliente este excedido.

15.- Permitir transacciones cuando el total quede por debajo del costo.

16.- Mostrar el precio del producto con el impuesto ya incluido.

17.- Rebajar de la existencia disponible los pedidos en tránsito para validar las existencias.

18.- Rebajar de la existencia disponible los apartados en tránsito para validar las existencias.


Capítulo 4: Ventas Comun
Capítulo 4: Ventas y algo más

Ventas

Otras Opciones

Selección de Seriales en Línea.

En la pantalla de seriales en línea se seleccionan los seriales implicados en el proceso de venta, la ventana está dividida en dos paneles: en el izquierdo se muestran los seriales disponibles y en el derecho los asignados al documento actual. El uso de teclado se hace con las siguientes combinaciones:

Secuencias de Teclado:

ALT + I: Incluir en el panel derecho.

ALT + B: Borrar del panel derecho.

ALT + E: Series: Generar series panel derecho.

ALT + R: Cargar seriales de archivo de texto en el panel izquierdo.

ALT + S: Salir.

Tecla TAB: Para cambiar el cursos de panel.

Teclas de Flechas: Mueve el cursor en los paneles.

Utilizando el ratón simplemente tome el serial del panel izquierdo, colocando el cursor sobre él y manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón, arrástrelo al panel derecho. Para borrarlo selecciónelo con un clic en el panel derecho y haga clic en el botón Borrar.

Cambio de Depósitos por item.

Cuando la política del usuario lo permite se puede cambiar en cada línea del documento el depósito de donde será tomada la mercancía. En esta pantalla simplemente se muestra la lista de depósitos disponibles, seleccione uno y haga clic en el botón de Aceptar. Secuencia de Teclado: Para desplegar la lista: ALT + Tecla de Flecha Abajo.

Comentarios anexos al Artículo.

Utilizado para incorporar al documento cualquier comentario anexo al artículo los cuales no están configurados en la descripción del mismo. Se recomienda ingresar textos cortos. Escriba el texto y haga clic en el botón de Aceptar para culminar.

TIPS: Si el mensaje está escrito en un procesador de textos puede usar las herramientas de copiar y pegar para mayor facilidad.

Descuentos por item en Ventas.

Los descuentos por item son muy útiles cuando se requiere dar un precio menor al estipulado a un solo producto del documento en elaboración. En esta pantalla puede ingresar el monto de descuento de dos formas:

A: En el cuadro de texto titulado "Descuento" si acompaña la cantidad con el signo de porcentaje "%" lo toma como tal.

B: Estableciendo el precio final en el cuadro de texto "Precio Final".

Para finalizar haga clic en el botón de Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT+A o cancelar la operación en Cancelar. Secuencia de Teclado: ALT+C

Para más información de redondeo.

Cambio de vendedor por item en Ventas.

El poder cambiar o no de vendedor en cada item del documento se habilita en las Políticas del usuario. Si está habilitado se muestra la pantalla de arriba donde se lista los vendedores activos para el momento, seleccione uno de ellos y haga clic en aceptar. Para más información sobre vendedores.

Barra de botones en Ventas.

En la barra de botones de Ventas tenemos 7 botones con las siguientes funciones de izquierda a derecha:

Detalle: Muestra información relacionada con el artículo resaltado en el Grid de Ventas. Los datos aquí mostrados son la descripción completa del producto y adicionalmente en el botón Detalle se puede consultar todo lo referente a Costos y Precios, Existencias, Sustitutos, Ofertas y Presentaciones, Seriales, Proveedores, Operaciones y Estadísticas y Proyecciones.

Insertar: Se utiliza para insertar otro item en el documento, inmediatamente anterior al seleccionado. Secuencia de Teclado: ALT+I.

Borrar: Elimina la línea activa o marcada del grid. Secuencia de Teclado: ALT+B.

Cargar: Muestra listado de documentos Pendientes del mismo tipo. Secuencia de Teclado: ALT+C.Como usar listado de documentos.

Guardar: Almacena en disco el documento activo con estatus de Pendiente. Secuencia de Teclado: ALT+G

Totalizar: Muestra ventana de totalización del documento. Secuencia de Teclado: ALT+T

Salir: Vuelve al menú principal. Secuencia de Teclado: ALT+S


Capítulo 4: Grid de Ventas
Capítulo 4: Ventas y algo más

Manipulación del Grid de Ventas

Operaciones:

Mostrar lista de Artículos: haga clic en el botón a la derecha de las celdas de código y descripción. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo.

Repetir última línea: Barra espaciadora.

Borrar línea: Mueva el cursos con las teclas de flechas arriba y abajo a la línea a borrar y haga clic en el botón de Borra. Secuencia de Teclado: ALT+B

Insertar línea: Mueva el cursos con las teclas de flechas arriba y abajo a la línea donde desea insertar otra y haga clic en el botón de Insertar. Secuencia de Teclado: ALT+I

Ver Detalles: Con la opción de detalles se muestra toda la configuración del mismo. Para ver detalles del artículo a facturar mueva el cursor con las teclas de flechas al mismo y haga clic en el botón de Detalles ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Comentarios a líneas: Para escribir detalles adicionales al producto mueva el cursor con las teclas de flechas a él luego presione Enter dos veces para entrar en edición y haga clic en el botón de Detalles de Item en la parte superior del listado de líneas. Secuencia de Teclado: ALT+I+D

Modificar una línea: Mueva el cursos con las teclas de flechas a la línea a modificar luego presione Enter y realice las modificaciones que desee.

Seleccionar tipo de Precio en  la línea: En el momento que edita o ingresa el producto o artículo en el documento y el cursor está en la celda de Precio haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda para mostrar los distintos tipos de precios. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo. Luego mueva el cursos con las teclas de flechas abajo y arriba y presione Enter en el precio requerido.

Selección de Tallas y Colores, y Lotes: En el momento que edita o ingresa el producto o artículo en el documento y el cursor está en la celda de Descripción haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda para mostrar los el listado de tallas y colores o lotes según sea el caso. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo. Luego mueva el cursos con las teclas de flechas abajo y arriba y presione Enter en el precio requerido.


Capítulo 4: Informe General de Ventas
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe General de Ventas

Ventas diarias     Productos vendidos     Transacciones de ventas     Libro de impuesto a las Ventas

Esta opción visualiza  la siguiente ventana:

Imprime las ventas a Contado, Crédito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Las facturas son el tipo de transacción, que se pueden visualizar, si se desea. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.

Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 4: Informe Ventas Diarias
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Ventas Diarias

General de ventas     Productos vendidos     Transacciones de ventas     Libro de impuesto a las Ventas

Cuando se selecciona esta opción, se muestra la siguiente ventana:

Este reporte presenta el cierre de operaciones de facturas, visualizando el total de ventas brutas, total del IVA, total del saldo en las operaciones, total del costo, total de la utilidad, total de la utilidad en porcentaje, total de transacciones, el total de efectivo en caja, total de número de cheques, el monto total de cheques, el total de notas de débito recibidas, el total del monto de débitos, el número de comprobante (tarjetas de crédito), monto total en tarjetas de crédito y el total de ingresos.

Si se muestra el detalle de los cheques y tarjetas de crédito, se muestra en cheques, el banco, la cantidad y detalle; si es una tarjeta de crédito, el nombre de la tarjeta, la cantidad y el detalle.


Capítulo 4: Informe Productos Vendidos
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Productos Vendidos

General de ventas     Ventas diarias    Transacciones de ventas     Libro de impuesto a las Ventas

Cuando se selecciona se muestra:

Imprime los productos vendidos, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Las facturas son el tipo de transacción que se pueden visualizar, si se desea. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Si se detallan los ítems, se puede detallar los seriales y partes de compuestos, además se pueden incluir los costos de operación, agruparse por departamento o clasificación y detallar la existencia disponible.

Imprime los siguientes datos:

Código, descripción, cantidad, monto bruto (sin impuestos), descuento, el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, el costo, el monto de la utilidad y el porcentaje de utilidad.

Totaliza la cantidad de productos o items al final del documento.

El botón Filtrar muestra:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 4: Informe Transacciones de Ventas
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Transacciones de Ventas

General de ventas     Ventas diarias     Productos vendidos     Libro de impuesto a las Ventas

La opción visualiza:

Imprime las transacciones de ventas: Facturas, devoluciones, apartados, presupuestos, facturas en lotes, notas de entrega y pedidos,  realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transacción las facturas si se desea. Además puede mostrar las transacciones pendientes o procesadas.

En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Si se detallan los items, se pueden detallas los seriales y partes de compuestos.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.

Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 4: Informe Libro de Impuesto a las Ventas
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Libro de Impuesto a las Ventas

General de ventas     Ventas diarias     Productos vendidos     Transacciones de ventas

Al seleccionarse la opción se visualiza el siguiente cuadro:

En el reporte se presenta en el encabezado, el periodo establecido en la fecha inicial y fecha final, las condiciones de la venta (contado, crédito o ambos) y la descripción.

Muestra la fecha del documento, el número del documento, la descripción, la identificación fiscal seleccionada, el monto sin impuesto, la base imponible, el impuesto seleccionado.

Totaliza el número de facturas y el número de operaciones.


Capítulo 4: Informe Reporte General de Vendedores
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Reporte General de Vendedores

Ventas generales de vendedores     Comisiones del periodo de vendedores      Operaciones      Operaciones con productos de vendedores

Cuando se selecciona esta opción, se aparece el cuadro:

Lista los vendedores, mostrando su código, nombre, dirección, teléfono, email. Si se detallan los clientes, se presenta su código, nombre del cliente, teléfono, email.

El rango de vendedores puede variar: todos (si deja las casillas en blanco), uno solo si es el mismo código o descripción en el inicio y fin del rango o un subconjunto de ellos, si selecciona desde un código o descripción inicial hasta otro código o descripción final.

El reporte se puede ordenar por códigos o nombres de los vendedores, además se puede seleccionar solo los activos, no activos o ambos.

Si presiona el botón Filtrar, aparece:

Limita la cantidad de vendedores a algún cliente o a una zona en específico.


Capítulo 4: Informe Ventas Generales de Vendedores
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Ventas Generales de Vendedores

General de vendedores     Comisiones del periodo de vendedores      Operaciones     Operaciones con productos de vendedores

Se muestra:

Imprime las compras a Contado, Crédito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final por los vendedores, que pueden seleccionarse en un rango.

En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Si se detallan los items, se pueden detallar seriales y partes de compuestos.

Imprime los siguientes datos:

Sobre el vendedor: código, nombre, teléfono, email.

De las operaciones: Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Si se detallan los clientes, se muestra: su código, nombre, teléfono, email.

Si se detallan los ítems se presenta el código del producto, descripción, cantidad, precio, total, costo, monto de la utilidad y el porcentaje de la utilidad.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

Con el botón Filtrar:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 4: Informe Comisiones del Periodo de Vendedores
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Comisiones del Periodo de Vendedores

General de vendedores     Ventas generales de vendedores      Operaciones     Operaciones con productos de vendedores

Cuando se selecciona esta opción, se muestra:

Imprime un listado de los vendedores con sus comisiones, ganadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Los vendedores pueden seleccionarse en un rango. Si se deja vacío, se despliegan todos los vendedores.

Cuando se activa detallar clientes, se presentan todos los clientes atendidos por  cada vendedor.

Las condiciones de las comisiones pueden ser pendientes, por pagar o ambas.

En la casilla Documento se puede seleccionar un documento en particular del total de documentos realizados en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir la utilidad neta de la operación y las transacciones sin comisión.

Cuando se presiona Filtrar, se presenta:

Limita la cantidad de vendedores a algún cliente o a una zona en específico.


Capítulo 4: Informe Operaciones
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Operaciones

General de vendedores     Ventas generales de vendedores     Comisiones del periodo de vendedores

En esta opción se muestra:

Imprime las transacciones realizadas por cada vendedor, ordenadas por fecha. Muestra el número del documento, el monto bruto, los descuentos, el IVA, total cancelado, saldo, el costo de la operación, utilidad en monto y en porcentaje y si existe un descuento parcial.

Si la aplicación trabaja con multimoneda, muestra los montos en su moneda original. Se puede seleccionar un rango de vendedores y detallar los clientes de cada vendedor.

En la casilla Documento se puede seleccionar un documento en particular del total del periodo. Adicionalmente se pueden detallar los items, incluir los costos de la operación, detallar el flete del documento y detallar las partes de los productos compuestos.

Imprime los siguientes datos:

Sobre el vendedor: código, nombre, teléfono, email.

Si se detallan los clientes, se muestra: su código, nombre, teléfono, email.

De las operaciones de los ítems: documento, fecha de emisión, código, descripción del producto, cantidad, precio, total, costo y utilidad en monto y porcentaje.

Cuando se filtra aparece el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana

En este caso, se puede imprimir los vendedores de algún tipo de cliente, con un depósito, una zona, un tipo de tarjeta de crédito y usuario específico. Se puede tener alguna clasificación y activarla.

El tipo de transacción es factura y su estatus puede ser en tránsito, pendientes y procesadas.


Capítulo 4: Informe Operaciones con Productos de Vendedores
Capítulo 4: Ventas y algo más

Informe Operaciones con Productos de Vendedores

General de vendedores     Ventas generales de vendedores     Comisiones del periodo de vendedores      Operaciones

En esta opción se muestra:

Imprime los vendedores con sus operaciones con productos o items realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Los vendedores pueden seleccionarse de un rango. Además se pueden detallar los clientes.

En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar la existencia disponible e incluir los costos de la operación.

Imprime los siguientes datos:

Sobre el vendedor: código, nombre, teléfono, email.

Si se detallan los clientes, se muestra: su código, nombre, teléfono, email.

De las operaciones de los ítems: documento, fecha de emisión, descripción del producto, cantidad, cantidad pendiente, precio, total de los impuestos y total general.

Cuando se filtra aparece el cuadro:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana

En este caso, se puede imprimir los vendedores de algún tipo de cliente, con un depósito, una zona, un tipo de tarjeta de crédito y usuario específico. Se puede tener alguna clasificación y activarla.

El tipo de transacción es factura y su estatus puede ser en tránsito, pendientes y procesadas.


Capitulo 5: Proveedores y Compras.
Capítulo 5: Proveedores y Compras.


Capítulo 5: Crear y Modificar Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Crear y Modificar Proveedores

Estados de Cuenta      Productos     Descuentos Pronto Pago     Estadísticas y Proyecciones

Los proveedores o los entes encargados de suministrar los distintos artículos o servicios para el adecuado funcionamiento de la empresa, son registrados en a2, para así poder llevar una control exactos de todas las operaciones comerciales realizadas.

En la primera parte se especifican los datos del proveedor tales como su Nombre, Descripción del servicio o artículos, dirección, teléfonos, etc. En la parte superior derecha se establecen las propiedades de Proveedor  Activo, el cual cuando está marcado, habilita las transacciones de compras con el mismo y Descuentos Pronto Pago de existir este tipo de convenimiento o facilidad de negocios por parte del proveedor.

ATENCION: En el renglón de monedas si se especifica una moneda distinta a la utilizada por la aplicación se activa el uso de multimoneda para el proveedor.

En la segunda parte se establece la información relacionada con el crédito y otras características como: Límite de Crédito en moneda, días de crédito, Porcentaje de Retención en los casos donde el proveedor sea una Agente Recaudador de Impuestos, Dirección, Forma de Envío y Forma de Pago.

Además de las características antes mencionadas existen características avanzadas que son las siguientes:

Productos: Listado de aquellos productos o servicios suministrados por el proveedor. Para más detalles haga clic aquí.

Operaciones: Reporte donde se muestran las distintas transacciones efectuadas con el proveedor. Para más detalles haga clic aquí.

Paso a Paso:

Crear o Modificar:

1. Haga clic en el botón Incluir de la barra de botones para crear un Proveedor. Secuencia de Teclado: ALT+A+N

    Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información del proveedor. Secuencia de Teclado: ALT+A+M

2. Edite el registro actual.

3. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

Eliminar:

1. Haga clic en el botón Borrar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+O

2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.

3. Haga clic en el botón Salir. Secuencia de Teclado: ALT+A+L

ATENCION: Para que un proveedor pueda ser borrado de la base de datos  debe tener saldo 0 en cuentas por pagar a la empresa.


Capítulo 5: Productos en Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Productos en Proveedores

Estados de Cuenta     Descuentos Pronto Pago     Estadísticas y Proyecciones     Crear y Modificar

Se activa cuando se realiza una compra. Muestra el inventario de productos o servicios para el proveedor actual, presentando el nombre del producto, la fecha de compra, número del documento de compra, cantidad de la última compra, costo de la última compra, si la aplicación trabaja en multimoneda, la moneda y el factor de cambio, y por último la referencia del producto. Presenta la siguiente ventana:


Capítulo 5: Descuento Pronto Pago Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Descuentos Pronto Pago

Estados de Cuenta     Productos    Estadísticas y Proyecciones      Crear y Modificar

En la tabla de descuentos de pronto pago se establecen los parámetros de rangos de días y descuentos a aplicar al cumplirse los mismos.

Los rangos de días comienzan desde cero hasta la cantidad establecida por el usuario, cabe destacar que este número será repetido en la próximo rango como valor inicial, en donde se permite modificar el valor "Hasta" si es requerido.

Los porcentajes o montos de descuento son aplicados en cascada, es decir el de la izquierda primero y luego el de la derecha. Tomando en cuenta esta observación en el caso de porcentajes no es igual sumar los porcentajes y aplicarlos que calcular uno primero y al resto el segundo.

ATENCION: El rango a seleccionar se obtiene de arriba hacia abajo donde ocurra la primera correspondencia.

Paso a Paso:

1. Haga clic en la celda de la segunda columna llamada días primera fila (exprese el Hasta del rango) e introduzca el número. Presione Enter, automáticamente se repite este número en la primera columna segunda fila indicando el Desde del segundo rango.

2. Ahora se introduce los porcentajes o montos de descuento a establecer, el primero a aplicar y luego el segundo.

3. Para establecer los rangos sucesivos repita cuantas veces sea necesario los pasos 1 y 2.

4. Al terminar haga clic en el botón Aceptar.


Capítulo 5: Estadísticas y Proyecciones de  Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Estadísticas y Proyecciones de Proveedores

Estados de Cuenta       Productos      Descuentos Pronto Pago     Crear y Modificar

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Variables Disponibles:

No. Compras: Cantidad de veces que se cargaron o realizaron compras al proveedor.

Compras Contado (Moneda): Total en moneda de las compras realizadas, con forma de pago contado.

Compras Crédito (Moneda): Total en moneda de las compras realizadas, con forma de pago crédito.

Total Compras (Moneda): Total Compras Contado + Total de Compras Crédito.

Impuestos (Moneda): Total de impuestos pagados en las compras, expresados en moneda.

Descuentos Compras (Moneda): Monto en moneda de los descuentos otorgados por el proveedor.

Fletes (Moneda): Monto en moneda de todos los fletes pagados.

Descuentos Pronto Pago (Moneda): Monto en moneda de todos los Descuentos pronto pago procesados.

No. Devoluciones: Cantidad de devoluciones efectuadas al proveedor.

Monto Devoluciones (Moneda): Monto en moneda del total de devoluciones efectuadas.

No. Pagos: Cantidad de pagos efectuados al proveedor.

Monto Pagos (Moneda): Monto en moneda del total de pagos efectuados.

No. Notas Débito: Cantidad de Notas de Débito procesadas al proveedor.

Monto Notas Débito (Moneda): Monto en moneda de las Notas de Débito procesadas.

No. Notas de Crédito: Cantidad de Notas de Crédito procesadas al proveedor.

Monto Notas Crédito: Monto en moneda de las Notas de Crédito procesadas.

Retención Impuestos (Moneda): Monto en moneda del total de Retenciones aplicadas por el proveedor.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 5: Cuentas por Pagar
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Generalidades

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas

Cuentas por pagar (CxP) el hueso más duro de roer en toda empresa, generadas por las diversas compras realizadas al pool de proveedores las cuales pasan a situación de crédito, sea por convenios o simplemente la forma de pago habitual con el ente que suministra el bien.

En este módulo podemos elaborar los siguientes documentos: Notas de Crédito, Notas de Débito, Giros, Facturas sin movimiento, Pagos Adelantados, Pagos, Intereses de Mora, Descuentos y Retenciones. Todas estas transacciones están vistas del lado del proveedor, que será explicado a continuación:

Notas de Débito: Se utilizan para registrar algún descuento realizado por el proveedor al saldo de deudor.  Cabe destacar que las notas de débito no son igual a Pagos realizados a la deuda, ya que este último esta soportado por un flujo de dinero sea en efectivo o por depósitos bancarios a manos del proveedor. En las notas de débito no reflejan dinero, sino una disminución de la deuda por otros conceptos.

Notas de Crédito: Se utilizan con la única finalidad de realizar cargos al saldo deudor, por conceptos no estipulados como bienes o servicios que presta la empresa, un buen ejemplo podría ser Gastos Operativos, Aranceles, etc. Normalmente es el proveedor quien realiza dichos cambios en el estado de cuenta, los cuales al ser notificados al cliente este procederá a realizar los asientos correspondientes en la aplicación.

Facturas: Su funcionamiento es exactamente igual a las Notas de Crédito, con la diferencia que son utilizadas cuando al costo de la mercancía se anexan costos adicionales no relacionados por el proveedor, pero facturados por terceros, los cuales queremos conjugar como Gastos del proceso de compra y no como otro proveedor. Por ejemplo: Fletes, Casas Gestoras, etc.

Pagos Adelantados: Se utilizan cuando es necesario realizar pagos a proveedores por concepto de apartado, anticipo o cualquier otra razón donde no este involucrada la figura de una Factura del proveedor hacia la empresa por bienes o servicios prestados.

Retenciones: Son utilizadas cuando la empresa cliente es Agente Recaudador de Impuestos (Municipales o Nacionales). Su aplicación causa una disminución al saldo deudor equivalente al porcentaje Retenido según las Tablas de Retenciones usadas. Todas las retenciones a proveedores son relacionadas al final del año fiscal de la empresa y pasadas por escrito a las empresas involucradas para ser usadas como gravables en la declaración de impuestos sobre la renta.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

2.- Autorización para generar notas de crédito.

3.- Autorización para incluir facturas.

4.- Autorización para elaborar giros.

5.- Autorización para generar Notas de débito.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.

18.- Autorizar cambio de vendedores.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capítulo 5: Cuentas por Pagar Adelantos
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar Adelantos

Pagos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas     Generalidades

En esta sección se genera el Pago Adelantado más no se aplica como Pago o abono a saldo a favor del proveedor. Para aplicar un Pago Adelantado ver Pagos.

Paso a Paso:

1. haga clic en el botón de Opciones, luego en Pagos Adelantados.

2. En la pantalla, introduce el monto del Pago Adelantado en la parte inferior, del lado derecho seleccione el tipo (Efectivo, Cheque, etc) en la columna de Detalle de Documento introduzca las observaciones del caso, por ejemplo número de cheque.

3. En el cuadro de Detalle, introduce el concepto del Pago Adelantado.

4. Para procesar el documento haga clic en el botón Aceptar.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capítulo 5: Cuentas por Pagar Pagos
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar Pagos

Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas     Generalidades

La transacción de Pago se aplica a los documentos Facturas, Giros y Notas de Crédito los cuales deben estar previamente procesados en la aplicación. Todos los pagos procesados son almacenados, y se mantienen a la vista siempre y cuando el saldo de la factura no sea cero.

Paso a Paso:

1. Para aplicar un abono haga doble clic sobre el monto del documento y escribe el monto a cancelar. Si desea pagar el total haga doble clic en el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla.

TIPS: Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con las opciones:

•	Marcar: Solo facturas o giros o Notas de Crédito. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos o simplemente todos los documentos.

•	Desmarcar todos los documentos.

•	Anular intereses de mora a todos los documentos.

•	Anular descuentos pronto pago a todos los documentos.

2. Al finalizar el proceso de Selección de documentos haga clic en el botón Totalizar.

3. En esta ventana se desglosa el Pago efectuado en Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito o Débito. Si desea aplicar un pago adelantado presione el botón titulado "Adelantos" en la parte inferior de la pantalla, si existen se mostrará el monto total de ellos, de donde puede utilizar el monto completo o parcial.

4. Para cerrar el desglose del Pago deben coincidir los montos del cuadro de texto titulado "Monto del Pago" (ubicado en la superior) y el Total Cancelado (ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla), además se debe introducir el número del documento a pagar o abonar.

5. Haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

7.- Autorización para modificar cuentas.

8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.

19.- Autorizar cambio de cobradores.

 	20.- Permitir modificar monto de comisiones de cobranza.


Capítulo 5: Cuentas por Pagar Giros
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar Giros

Pagos     Adelantos     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas     Generalidades

El concepto de Giros de la aplicación se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al proveedor, las cuales tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración.

El primer dato requerido es el monto de las cuotas y cuantos periodos o cuotas se crearan, posteriormente se puede modificar la frecuencia que puede varias desde días hasta años entre giros. La fecha del primer vencimiento indica cuando se empieza a procesar los giros más no cuando se elaboraron.

El campo de clasificación de la operación se utiliza para darle un nombre descriptivo a la operación, si no desea imprimir los giros simplemente desmarque del cuadro de verificación titulado "Imprimir Giros" (ubicado en la esquina inferior izquierda).

Para finalizar haga clic en el botón de Totalizar.

Políticas aplicadas a la transacción:

4.- Autorización para elaborar giros.

7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).


Capítulo 5: Cuentas por Pagar Retenciones
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar Retenciones

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito    Descuentos     Facturas     Generalidades

En la parte superior del formulario se  muestra la factura a aplicarle la retención, inmediatamente se pide la información del monto a retener que puede ser introducido en monedas o en porcentajes (escriba el número acompañado por el signo de %). Luego escriba el concepto de la retención y su clasificación.

Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar.

ATENCION: Recuerde que toda retención a un proveedor genera una disminución del saldo de la factura.

Políticas aplicadas a la transacción:

1.- Usuario con autorización para generar pagos.

7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).


Capítulo 5: Cuentas por Pagar Notas de Débito
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar Notas de Débito

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos     Facturas     Generalidades

Las Notas de Débito son documentos multifuncionales pero con una única misión de mermar o disminuir el saldo deudor con el proveedor, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, etc.

ATENCION: No es permitido mezclar documentos base (Factura, Nota de débito y Giros) con notas de crédito con monedas distintas.

Paso a Paso:

1. Haga clic en Opciones, Nota de Débito.

2. Seleccione el tipo de moneda a utilizar, si el proveedor maneja multimoneda.

3. Hay dos vías para elaborar una nota de débito, la primera es colocar un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La segunda forma es haciendo doble clic en cada monto de pago de documento e introduciendo la cantidad.

4. En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un clic el cuadro de verificación del documento y luego haga clic sobre la opción de menú de Retención.

5. Para procesar la Nota de Débito haga clic en el botón Totalizar. Aparecerá la siguiente pantalla.

En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación con los datos avanzados de la transacción como son:

Afecta libro de Compras: Cuando estamos procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencias en los libros de compras de la empresa.

Afectas Compras del Período: Al considerar este documento como una Compra de un bien o servicio, estamos desvirtuando el proceso de compras ya que no hay ingresos o cargos al inventario. Normalmente este cuadro de verificación esta desactivado, al activarlo ocurre lo antes mencionado.

Políticas aplicadas a la transacción:

 5.- Autorización para generar Notas de débito.

 6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

 7.- Autorización para modificar cuentas.

 8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

 9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.

15.- Calcular interés de mora automáticos al momento de la cancelación.

16.- Modificar interés de mora manualmente.

17.- Incluir un monto de mora inferior al calculado de manera automática.


Capítulo 5: Cuentas por Pagar Notas de Crédito
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar Notas de Crédito

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Retenciones     Descuentos     Facturas

La aplicación de este documento a proveedores puede tener variadas causas, desde el punto de vista administrativo cualquier cargo al saldo deudor, puede considerarse como una nota de crédito. Partiendo desde simples intereses de mora hasta diferenciales cambiarios, ese tipo de transacción pueden generar comisiones a vendedores.

Su utilización es sencilla, introducimos la fecha del documento más la cantidad de días para su vencimiento, luego seleccionamos la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica la cantidad de dinero conjuntamente con los impuestos que aplican.

El concepto o detalle del documento deben ser coherentes y explicito, además se puede seleccionar o agregar la clasificación al movimiento realizado.

Las opciones son:

Afecta libro de Compras: Cuando estamos procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencias en los libros de compras de la empresa.

Afectas Compras del Período: Al considerar este documento como una Compra de un bien o servicio, estamos desvirtuando el proceso de compras ya que no hay ingresos o cargos al inventario. Normalmente este cuadro de verificación esta desactivado, al activarlo ocurre lo antes mencionado.

Políticas aplicadas a la transacción:

  2.- Autorización para generar notas de crédito.

  7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.


Capítulo 5: Cuentas por Pagar Descuentos
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar Descuentos

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones      Facturas

Los descuentos son aplicados directamente contra una Factura, Nota de Crédito o Giro, los cuales deben estar previamente cargados en el estado de cuenta del proveedor. Todos los descuentos se reflejan en el estado de cuenta como una Nota de Débito al proveedor.

Su aplicación es muy sencilla simplemente introduzca la cantidad o monto del Descuento a aplicar, el detalle o concepto  y su clasificación. Para finalizar haga clic en el botón de Totalizar.

Políticas aplicadas a la transacción:

  5.- Autorización para generar Notas de débito.

  6.- Autorización para incluir pagos adelantados.

  7.- Autorización para modificar cuentas.

  8.- Calcular el descuento pronto pago de forma automática.

  9.- Permite modificar descuentos pronto pago.

10.- Permite incluir descuentos mayor al predeterminado.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.


Capítulo 5: Cuentas por Pagar Facturas
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar Facturas

Pagos     Adelantos     Giros     Nota de Débito     Nota de Crédito     Retenciones     Descuentos

La opción de elaborar Facturas al proveedor se utiliza para recrear las cuentas por pagar que han sido procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto debes llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificación de Afectar Libro de Compras.

Otra aplicación de este documento son para hacer facturas sin movimiento o item de inventario, lo cual genera una cuenta por cobrar que no afecta el inventario, pero si su contabilización.

Políticas aplicadas a la transacción:

3.- Autorización para incluir facturas.

7.- Autorización para modificar cuentas.

11.- Autorizado para modificar el factor de cambio en operaciones multimoneda.

12.- Activar inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy Recomendado).

13.- Autorizar facturas que superan el límite de crédito establecido.

14.- Activar días de vencimientos de los documentos mayores a los predeterminados.


Capitulo 5: Compra de Mercancia
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Compras

Registrando Compras de Mercancía

Devoluciones     Ordenes de Compra     Notas de Entrega

Seriales     Depósitos    Detalles     Otras Opciones

Su función es la de ingresar los productos facturados por el proveedor al inventario de la empresa al igual que la compra de servicios; además de registrar la Cuenta por Pagar si fuese necesario. Evidentemente es el proceso más delicado del módulo de compras ya que se tocan partes vitales en la administración que son: Inventario y CxP.

Además si el producto a ingresar tiene un costo distinto al almacenado, se procede a considerar el nuevo costo para realizar los cálculos de los nuevos precios de venta.

Todas las funciones antes mencionadas se pueden hacer desde esta ventana lo cual obliga a tomar ciertas consideraciones para procesar compras que son:

a) La factura del proveedor debe estar legible.

b) Al ingresar cada rubro o item de la factura asegúrese que las cantidades (montos en dinero) sean idénticas.

c) Ingresar toda la compra tal cual está en la factura del proveedor.

d) El total general de la factura del proveedor debe ser idéntico al mostrado por la aplicación.

e) Si algún producto no existe en el inventario debe ser creado.

Paso a Paso

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un proveedor de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar.

4. Ingrese los productos en el grid central. Como usar el grid haga clic aquí.

5. Para finalizar el proceso haga clic en el botón de Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Para conocer como se realiza el proceso de seriado posterior a la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Políticas aplicadas a la transacción:

Básicas

  1.- Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

  2.- Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

  3.- Permitir Transacciones con productos sin existencias.

  4.- Mostrar Productos sin existencias en la selección.

  6.- Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

  7.- Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

  8.- Incluir todos los ítem de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

  9.- La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización

  8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

  9.- Permitir al usuario modificar los precios de venta del producto

10.- Permitir incluir precios de venta menores al actual

11.- Permitir incluir precios de venta por debajo del costo del producto

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de la compra

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en la compra

14.- Generar un número de lote automático en la compra de productos por lote

15.- Elaborar cheque al momento de la cancelación del documento

16.- El flete forma parte del costo del producto

17.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

18.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas

19.- Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos adelantados.


Capítulo 5: Devoluciones en Compras
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Compras

Devoluciones en compras

Registro de Compras     Ordenes de Compra     Notas de Entrega

Seriales     Depósitos    Detalles     Otras Opciones

Al realizar devoluciones en Compras se están haciendo dos tareas a la vez, una de Descargo de Inventario por concepto de devolución a proveedor y la Nota de Débito por el monto contemplado en el documento.

TIPS: Cancele la operación para no generar la Nota de Débito al proveedor.

Las devoluciones a Proveedor puede ser por defectos de fabrica en los productos, artículos vencidos, entre otros.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un proveedor de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar.

4. Ingrese los productos en el grid central. Como usar el grid haga clic aquí.

5. Para finalizar el proceso haga clic en el botón de Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Para conocer como se realiza el proceso de seriado en la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Políticas aplicadas a la transacción:

Básicas

  1.- Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

  2.- Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

  6.- Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

  9.- La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítem que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización

  8.- Calcular nuevos precios al momento de la compra (Manteniendo utilidad)

  9.- Permitir al usuario modificar los precios de venta del producto

10.- Permitir incluir precios de venta menores al actual

11.- Permitir incluir precios de venta por debajo del costo del producto

12.- Actualizar los costos de los productos compuesto al momento de las devoluciones

13.- Actualizar los precios de los productos compuestos en las devoluciones

14.- Emitir nota de débito al momento de la devolución de compras

15.- El flete forma parte del costo del producto

16.- Permitir al usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual

17.- Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas


Capitulo 5: Ordenes de Compras
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Compras

Ordenes de Compras (ODC)

Registro de Compras     Devoluciones     Notas de Entrega

Seriales     Depósitos    Detalles     Otras Opciones

Las Órdenes de Compra (ODC), son documentos que una vez emitidos, establece un vínculo entre el proveedor y la empresa, ya que esta expresa y da fe de la intención de compra de algún bien o servicio del proveedor involucrado. En esta aplicación usted elaborar una Orden de Compra a partir de un Pedido en las transacciones de Ventas. Con esto, el pedido de un cliente se puede transformar en una ODC para posteriormente elaborar la Orden de Compra.

En el departamento de compra, se realiza una investigación de precios de los posibles proveedores del ramo con la finalidad de encontrar la mejor oferta del producto buscado. Luego se procede a realizar la ODC para comenzar con el proceso de compra, que se divide en varias etapas:

•	Estudio de Mercado.

•	Elaboración de ODC.

•	Entrega del bien o servicio.

•	Factura de Proveedor.

•	Registro de Compra.

En muchas empresas no se realizan los dos primeros pasos, lo cual no indica que la aplicación no se adecúe a ellas.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+ flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un proveedor de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar.

4. Ingrese los productos en el grid central. Para saber cómo usar el grid haga clic aquí.

Si un cliente ha realizado un pedido y desea transformarlo a una orden de compra presione el botón Cargar y seleccione en el tipo de transacciones, las transacciones de ventas

5. Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Políticas aplicadas a la transacción:

Básicas

  2.- Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

  4.- Mostrar Productos sin existencias en la selección.

  6.- Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

  7.- Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

  8.- Incluir todos los ítems de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítems que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítem de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización


Capitulo 5: Notas de entrega en Compras
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Compras

Notas de Entrega en Compras

Registro de Compras     Devoluciones     Ordenes de Compra

Seriales     Depósitos    Detalles     Otras Opciones

Cuando las relaciones comerciales con los proveedores se establecen créditos en las compras de productos, estos al momento del despacho se envían con una nota de entrega que especifica las cantidades y el monto en dinero de la compra.

La Nota de Entrega emitida por el proveedor es el documento que certifica la entrega de los productos a la empresa, además es el soporte físico para realizar la carga de inventario a través de esta transacción.

Paso a Paso:

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. Secuencia de Teclado: ALT+flecha abajo y Enter.

2. Seleccione un proveedor de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado:  ALT+flecha abajo y Enter.

3. Seleccione la moneda a utilizar.

4. Ingrese los productos en el grid central. Para saber como usar el grid haga clic aquí.

5. Para finalizar el proceso haga clic en el botón Totalizar. Secuencia de Teclado: ALT+T. Otras opciones.

Para conocer como se realiza el proceso de seriado en la transacción ir a Manejo de seriales en Transacciones.

Políticas aplicadas a la transacción:

Básicas

 1.- Incluir Depósitos Inactivos en la Transacción.

 2.- Incluir Productos Inactivos en la Transacción.

 3.- Permitir Transacciones con productos sin existencias.

 4.- Mostrar Productos sin existencias en la selección.

 6.- Mostrar  la existencia del producto en la selección (Para Lotes y Matrices).

 7.- Incluir todos los lotes en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

 8.- Incluir todos los ítems de la matriz en la selección. (Incluir aquellos sin existencia)

 9.- La transacción maneja seriales.

10.- Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción.

11.- Incluir seriales nuevos al momento de la transacción.

12.- No mostrar los lotes vencidos en la selección de los productos.

13.- Advertir al usuario que el producto está vencido al momento de la selección.

14.- Realizar una impresión por pantalla antes de reimprimir el documento.

15.- Imprimir documento de salida en la selección.

16.- Permitir al usuario reimpresión de documentos.

17.- Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización (No recomendado).

18.- Activar  Inicio de Transacciones para integridad de los datos (Muy recomendado).

19.- Permitir al usuario carga de documentos.

20.- Permitir al usuario guardar los documentos como pendientes.

21.- Activar  autorización de claves para transacciones no válidas.

22.- Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas.

23.- Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios.

24.- Borrar las Transacciones pendientes luego de su carga.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de su carga (solo borra los ítems que se hayan utilizado).

26.- Permitir cantidades negativas en las transacciones.

27.- Permitir modificar la cantidad en las transacciones. (Coloca la cantidad x Defecto).

28.- Permitir modificar el ítem de la transacción una vez incluido.

29.- Permitir incluir nuevos ítem en la transacción (Activado por defecto).

30.- Guardar los ítems de las transacciones para futuras consultas (recomendado).

31.- Activar filtro de productos en las transacciones (Desactivar para incrementar

       velocidad).

32.- Permitir eliminar transacciones pendientes y en tránsito.

Avanzadas

  1.- Permitir cambiar el deposito destino para cada ítem en particular

  2.- Modificar costo del producto

  3.- Modificar por un costo menor del actual

  4.- Permitir la inclusión de  nuevos productos

  5.- Permitir la inclusión de nuevos proveedores

  6.- Permitir transacciones con proveedores inactivos

  7.- Configurar ventana de totalización


Capítulo 5: Compras Comun
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Compras

Barra de Menú

Selección de Seriales en Línea.

En la pantalla de seriales en línea se seleccionan los seriales implicados en el proceso de venta, la ventana está dividida en dos paneles: en el izquierdo se muestran los seriales disponibles y en derecho los asignados al documento actual. El uso de teclado se hace con las siguientes combinaciones:

Secuencias de Teclado:

ALT + I: Incluir en el panel derecho.

ALT + B: Borrar del panel derecho.

ALT + E: Series: Generar series panel derecho.

ALT + R: Cargar seriales de archivo de texto en el panel izquierdo.

ALT + S: Salir.

Tecla TAB: Para cambiar el cursos de panel.

Teclas de Flechas: Mueve el cursor en los paneles.

Utilizando el ratón simplemente tome el serial del panel izquierdo, colocando el cursor sobre él y manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón, arrástrelo al panel derecho. Para borrarlo selecciónelo con un clic en el panel derecho y haga clic en el botón Borrar.

Cambio de Depósitos por item.

Cuando la política del usuario lo permite se puede cambiar en cada línea del documento el depósito de donde será tomada la mercancía. En esta pantalla simplemente se muestra la lista de depósitos disponibles, seleccione uno y haga clic en el botón de Aceptar. Secuencia de Teclado: Para desplegar la lista: ALT + Tecla de Flecha Abajo.

Comentario anexos al Artículo.

Utilizado para incorporar al documento cualquier comentario anexo al artículo los cuales no están configurados en la descripción del mismo. Se recomienda ingresar textos cortos. Escriba el texto y haga clic en el botón de Aceptar para culminar.

TIPS: Si el mensaje está escrito en un procesador de textos puede usar las herramientas de copiar y pegar para mayor facilidad.

Barra de botones en Ventas.

En la barra de botones de Ventas existen 7 botones con las siguientes funciones de izquierda a derecha:

Detalle: Muestra información relacionada con el artículo resaltado en el Grid de Ventas. Los datos aquí mostrados son la descripción completa del producto y adicionalmente en el botón de Vista se puede consultar todo lo referente a Costos y Precios, Existencias, Sustitutos, Ofertas y Presentaciones, Seriales, Proveedores, Operaciones y Estadísticas y Proyecciones.

Insertar: Se utiliza para insertar entre item en el documento otro. Secuencia de Teclado: ALT+I.

Borrar: Elimina la línea activa o marcada del grid. Secuencia de Teclado: ALT+B.

Cargar: Muestra listado de documentos Pendientes del mismo tipo. En el caso de las Órdenes de compras, puede cargar Pedidos de los documentos de Ventas además de las órdenes de compras pendientes. Secuencia de Teclado: ALT+C.Como usar listado de documentos.

Guardar: Almacena en disco el documento activo con estatus de Pendiente. Secuencia de Teclado: ALT+G

Totalizar: Muestra ventana de totalización del documento. Secuencia de Teclado: ALT+T

Salir: Vuelve al menú principal. Secuencia de Teclado: ALT+S


Capítulo 5: Compras Ventana de Totalización
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Compras

Ventana de Totalización

La ventana de totalización muestra el cierre del documento en términos económicos, además tiene características avanzadas tales como la configuración de los campos presentados (solo para usuarios permitidos).

Otro tópico importante que puede ser cambiado, es el formato de impresión a utilizar, en el campo de "Formato de Impresión" se selecciona el tipo de formato adecuado para la transacción.

Configuración de Ventana (Puede estar deshabilitado)

 Para cambiar la ventana de totalización haga clic en el menú emergente, de la esquina superior izquierda en el cuadro de control y seleccione "Configurar Ventana". A continuación se muestra la ventana de totalización en modo de edición, en el cual los cuadros de textos en gris oscuro indica que el mismo está invisible.

Para cambiar el estatus del cuadro de texto haga clic sobre él con el botón derecho del ratón y seleccione Ocultar o Incluir según sea el caso. La opción No Modificable se utiliza por el administrador de la aplicación para restringir modificar el campo por el usuario. Por último, está la opción de Valores por Defecto que establece la ventana como viene definida por la aplicación.

Los campos configurables son:

•	Documento #: Número del documento actual.

•	Documento Origen: Se utiliza para ingresar el documento que origino la transacción, por ejemplo Ordenes de compra, etc.

•	Total Bruto: Total de la operación sin impuestos.

•	Descuento 1: Primer descuento aplicado al Total Bruto.

•	Descuento 2: Segundo descuento aplicado al resto de Total Bruto menos Descuento 1.

•	Flete: Cargo por concepto de transporte al total Bruto.

•	Base Imponible: Monto al cual será aplicado los impuestos.

•	Impuesto 1: Primer factor de impuesto aplicado al monto mostrado en la Base Imponible.

•	Impuesto 2: Segundo factor de impuesto aplicado al monto mostrado en la Base Imponible.

•	Total Neto: Total general del documento se calcula de la siguiente manera:

Total Bruto

 	- Descuento 1

- Descuento 2

+ Flete

= Base Imponible

+ Impuesto 1

+ Impuesto 2

= Total Neto

•	Total Cancelado: Monto cancelado por el cliente, se especifica al hacer clic en el botón ubicado a la derecha del mismo. Secuencia de Teclado: Dos veces la Tecla ENTER. Ver Caja.

•	Saldo Operación: Muestra el monto resultado de la operación de restar el Total Neto menos Total Cancelado, si este es positivo indica un que el cliente a contraído una deuda con la empresa y pasa a su estado de cuenta.

•	Clasificación: Nombre o título que clasifica la operación realizada.

•	Fecha Emisión: Fecha del día.

•	Fecha Vencimiento: Fecha tope de espera para la cancelación del documento.

•	Condiciones de Pago: Campo libre para escribir las condiciones de pago al cliente, Ej. Crédito, Contado, Etc.

•	Persona Contacto: Campo para escribir el nombre de la persona con quien se tiene relación comercial en las oficinas del proveedor.

•	Teléfono Contacto: Del proveedor

•	Dirección Despacho: Lugar donde será almacenada la mercancía.

•	Formato de Impresión: Lista de formatos de impresión disponibles para el tipo de documento.

•	Detalle o Comentario: Observaciones adicionales al documento.

Trabajando con la Caja:

En esta ventana se desglosa la forma de pago del documento de compra ingresado, las formas de pago disponibles son: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito y Tarjetas de Débito. El monto total de la operación se muestra en la parte superior izquierda, el cual puede ser distribuido entre las formas de pago antes mencionadas.

Además si hay Pagos Adelantados se permite la aplicación del mismo de forma total o parcial al monto a cancelar. Si el total del pago efectuado no cubre el total de la factura de compra, simplemente pasa el saldo a una Cuenta por Pagar a favor del Proveedor.

TIPS: Para calcular un porcentaje del monto a cancelar solo escribe la cantidad acompañada del signo de %.

Para terminar la descripción del pago haga clic en el botón Aceptar.


Capítulo 5: Informe Reporte General de Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Reporte General de Proveedores

Estado de Cuenta de Proveedores     Cuentas por Pagar      Análisis de Vencimiento de Proveedores     Relación de pago a Proveedores     Retenciones a Proveedores

Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Este reporte muestra una lista con los proveedores seleccionados, activos o no, de la empresa. Los datos que muestran son:

El código, nombre o descripción, si está activo o no, la dirección, el teléfono, el RIF, NIT y el email, con el total de proveedores.


Capítulo 5: Informe Estado de Cuenta de Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Estado de Cuenta de Proveedores

General de Proveedores       Cuentas por Pagar      Análisis de Vencimiento de Proveedores     Relación de pago a Proveedores     Retenciones a Proveedores

Esta opción muestra la siguiente pantalla:

Imprime los datos del proveedor (código, nombre, activo o no, dirección, teléfono, RIF, NIT, email) con sus respectivos documentos de operaciones, los cuales presentan los siguientes datos: código de la operación, fecha de emisión del documento, fecha de vencimiento del documento, número del documento, descripción o nombre del documento, los débitos, créditos, saldo de la cuenta y el saldo del documento.

Totaliza las cuentas individuales de cada proveedor y el monto general de la deuda de los proveedores seleccionados.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:

En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los proveedores con sus respectivas transacciones en el lapso comprendido entre la fecha inicial y fecha final.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 5: Informe Cuentas por Pagar de Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Cuentas por Pagar de Proveedores

General de Proveedores     Estado de Cuenta de Proveedores      Análisis de Vencimiento de Proveedores     Relación de pago a Proveedores     Retenciones a Proveedores

Esta opción del menú muestra la siguiente ventana:

Imprime los datos del proveedor (código, nombre, activo o no, dirección, teléfono, RIF, NIT, email) con sus respectivos documentos de cuentas vencidas o deudas de la empresa, presentando los siguientes datos: código de la operación, fecha de emisión del documento, fecha de vencimiento del documento, número del documento, descripción o nombre del documento, y el monto adeudado.

Totaliza las cuentas individuales de cada cliente y el monto general que se adeuda de los proveedores seleccionados.

Al presionar el botón Filtrar aparece:

En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los proveedores con sus respectivas transacciones en el lapso comprendido entre la fecha inicial y fecha final.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 5: Informe Análisis de Vencimientos de Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Análisis de Vencimientos de Proveedores

General de Proveedores     Estado de Cuenta de Proveedores     Cuentas por Pagar      Relación de pago a Proveedores     Retenciones a Proveedores

Al seleccionarse esta opción del menú de informes, se muestra la siguiente ventana:

Este reporte despliega las cuentas vencidas o por vencer de los proveedores seleccionados. Cuando no se incluye el detalle de los movimientos visualiza: la descripción del documento, monto por vencer (si existe), y los respectivos montos vencidos en lapsos de 1 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días y más de 91 días de vencidos, además del total de cada documento. Totaliza cada lapso vencido o por vencer, y el monto general de la deuda, además de mostrar el porcentaje de la deuda por cada lapso (si algún cliente tiene documentos con varios lapsos de vencimientos). Esto permite establecer alguna plan o estrategia para cancelar los pagos vencidos o las deudas por vencer.

Si se muestra el detalla de los movimientos, muestra el tipo de operación, la fecha de vencimiento, días de vencido, el número del documento y la cantidad en la columna correspondiente al lapso de días vencidos.

En esta ventana, cuando se presiona el botón Filtrar, se expone la pantalla:

En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los proveedores con sus respectivas transacciones en el lapso comprendido entre la fecha inicial y fecha final.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 5: Informe Relación de Pagos a Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Relación de Pagos a Proveedores

General de Proveedores     Estado de Cuenta de Proveedores     Cuentas por Pagar      Análisis de Vencimiento de Proveedores      Retenciones a Proveedores

Cuando se escoge esta opción, se visualiza la siguiente ventana:

Muestra los pagos realizados a los proveedores seleccionados. Los proveedores pueden estar ordenados por su código o por nombre, estar activos o no activos. El tipo de moneda para los montos puede estar en moneda nacional o en multimoneda si activa las monedas. Cuando el monto esté en moneda extranjera, se puede reexpresar al factor de cambio actual.

Imprime dos líneas, la primera con la información básica del proveedor: descripción (código y nombre), si está activo o no y el teléfono.

En la segunda línea, el tipo de operación, la fecha de pago, fecha de emisión, días, número del documento, el monto pagado, los adelantos aplicados, las retenciones y el total de egresos.

En Filtrar, se presenta:

Se puede filtrar por el usuario que lo creó o un tipo de clasificación, si existe, y se pueden imprimir las transacciones de pagos, notas de débito o adelantos.

Finalmente, puede elegir un lapso de emisión de documentos.


Capítulo 5: Informe Retenciones a Proveedores
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Retenciones a Proveedores

General de Proveedores     Estado de Cuenta de Proveedores     Cuentas por Pagar      Análisis de Vencimiento de Proveedores     Relación de pago a Proveedores

Cuando se selecciona esta opción, se muestra la siguiente ventana:

Imprime un listado de proveedores seleccionados, en orden alfabético o por códigos, activos o no. La retención la muestra en moneda nacional, en su moneda original o en bolívares al cambio actual.

Expone dos líneas, la primera con la descripción del cliente (código y nombre), el RIF y el NIT. En la segunda, la operación, fecha de emisión, número del documento, descripción, el monto cancelado, base de la retención y el monto de la retención.

Si se activa la moneda, se puede trabajar en multimoneda, expresando los montos en bolívares al cambio actual o en su moneda original.

Al presionar el botón Filtrar se observa:

Se puede filtrar para que muestre solo los proveedores por el usuario que lo creó, o por clasificación de los proveedores. También se puede seleccionar un lapso de emisión de documentos y los tipos de transacciones, pago y notas de débito.


Capítulo 5: Informe General de Compras
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe General de Compras

Compras Diarias     Productos Comprados      Transacciones de compras     Libro de Impuestos por Compras

Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Imprime las compras a Contado, Crédito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Las transacciones son facturas, si se desea. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.

Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 5: Informe Compras Diarias
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Compras Diarias

General de Compras      Productos Comprados      Transacciones de compras     Libro de Impuestos por Compras

Cuando se selecciona esta opción, se muestra la siguiente ventana:

Este reporte presenta el cierre de compras de mercancía, visualizando el total de compras brutas, total del IVA, total cancelado, total de transacciones, el total de efectivo en caja, total de número de cheques, el monto total de cheques, el total de notas de débito recibidas, el total del monto de débitos, el número de comprobante (tarjetas de crédito), monto total en tarjetas de crédito y el total de egresos.

Si se muestra el detalle de los cheques y tarjetas de crédito, se muestra en cheques, el banco, la cantidad y detalle; si es una tarjeta de crédito, el nombre de la tarjeta, la cantidad y el detalle.


Capítulo 5: Informe Productos Comprados
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Productos Comprados

General de Compras      Compras Diarias      Transacciones de compras     Libro de Impuestos por Compras

Cuando se selecciona se muestra:

Imprime los productos comprados, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. El tipo de transacción que se pueden visualizar, si se desea, es compra de mercancía. En la casilla Documento se puede seleccionar una orden de compra en particular del total de órdenes realizadas en el periodo. Si se detallan los ítems, se puede detallar los seriales; además se pueden incluir los costos de operación, agruparse por departamento o clasificación y detallar la existencia disponible.

Imprime los siguientes datos:

Código del producto, descripción, cantidad, monto bruto (sin impuestos), descuento, el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L. y el monto neto. Si se muestran los detalles, se visualiza el código del documento, fecha de elaboración, nombre del proveedor, cantidad, costo y total de la orden de compra.

Totaliza la cantidad de productos o items al final del documento.

El botón Filtrar muestra:

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 5: Informe Transacciones de Compras
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Transacciones de Compras

General de Compras      Compras Diarias     Productos Comprados     Libro de Impuestos por Compras

La opción visualiza:

Imprime las transacciones de compras: órdenes de compra, compra de mercancía, devoluciones en compras y notas de entrega realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transacción las órdenes de compra, compra de mercancía o notas de entrega. Además puede mostrar las transacciones en tránsito, pendientes o procesadas. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Si se detallan los items, se pueden detallar los seriales.

Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), descuentos, el impuesto 1 o I.V.A., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada y el saldo restante. Si se imprime los detalles, se muestra el código del item, su descripción, la cantidad, el costo, otros costos y el total.

Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de órdenes de compra, total de compra de mercancía y el total de operaciones realizadas en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:

En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, proveedores, usuarios y clasificación.

Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capítulo 5: Informe Libro de impuestos por compras
Capítulo 5: Proveedores y Compras

Informe Libro de impuestos por compras

General de Compras      Compras Diarias     Productos Comprados      Transacciones de compras

Al seleccionarse la opción se visualiza el siguiente cuadro:

En el reporte se presenta en el encabezado, el periodo establecido en la fecha inicial y fecha final, las condiciones de la compra (contado, crédito o ambos) y la descripción.

Muestra la fecha del documento, el número del documento, la descripción, la identificación fiscal seleccionada, el monto sin impuesto, la base imponible, el impuesto seleccionado.

Totaliza el número de compras y el número de operaciones.


Capítulo 6: Bancos


Capítulo 6: Crear y Editar Cuentas Bancarias
Capítulo 6: Bancos

Cuentas Bancarias

Crear y Modificar

Saldos     Formatos de Impresión     Estadísticas y Proyecciones

En esta ventana se caracterizan las cuentas bancarias utilizadas por la aplicación para llevar el control de:

Emisión de Cheques

Depósitos

Notas de Débito

Notas de Crédito

Transferencias

Conciliaciones

La información mínima requerida de la cuenta es: Número de Cuenta, Descripción, Tipo y Moneda. Se pueden configurar cuentas con moneda distinta a la utilizada por la aplicación como base. El nombre descriptivo de esta opción en el Menú Principal de la aplicación es Bancos, lo cual no indica que su función sea la de crear nombres de bancos sino de Cuentas Bancarias.

Si en un mismo banco se tiene más de una cuenta, se debe crear el banco tantas veces como cuentas existan, por tal motivo en el campo Descripción debe describirse de forma unequívoca el nombre de la cuenta, es decir el nombre del banco más una descripción de funcionalidad de la misma, Ej: UNIDO PRINCIPAL..

Otras Opciones:

Banco Activo: Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede ser utilizada.

Débito Bancario: Activa el impuesto al Débito Bancario.

Imprimir Comprobante: Activa la impresión de comprobantes por cada documento realizado.

Cheques No Endosables: Predetermina el sello de No Endosable en los cheques. (Puede ser desactivado en la emisión de cheques)

¿Cuando empezar a controlar el banco con la aplicación?

R: La recomendación es comenzar el primer día del mes en curso, con la finalidad de poder cuadrar a futuro las conciliaciones bancarias. Partiendo de esta premisa se explica en esta ayuda como configurar una cuenta bancaria correctamente.

Paso a Paso:

Crear:

1. Haga clic en el botón de Incluir de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+I

2. Introduzca los datos requeridos.

3. Haga clic en el menú de detalles, seleccione Saldos y luego Formatos.

4. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G. Si desea cancelar haga clic en el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: ALT+A+C.

5. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L

Modificar o Borrar:

1. Para modificar haga clic en el botón Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+M. Para borrar haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+A+O. En ambas opciones se muestra la lista de Cuentas Bancarias para ser seleccionada una de ellas. Si eligió Borrar confirme su acción.

2. En caso de Modificar, realice los cambios necesarios. Recuerde el paso 3 de Crear.

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L

Políticas aplicadas a la transacción:

  3. Incluir nuevos bancos desde el módulo de Transacciones

  4. Incluir nuevas Cuentas

12. Restringir las operaciones con bancos en moneda extranjera.


Capítulo 6: Crear y Editar Cuentas Bancarias: Saldos
Capítulo 6: Bancos

Cuentas Bancarias

Saldos

Crear y Modificar     Formatos de Impresión     Estadísticas y Proyecciones

En la ventana de saldos se establecen tres parámetros muy importantes en la configuración de cuentas bancarias que son:

Saldo anterior conciliado: Es el saldo de la conciliación del periodo pasado inmediato, es decir si el mes actual es Febrero la última conciliación es Enero. El saldo resultante de este mes es necesario para ingresar en este cuadro de texto.

Saldo Actual: Saldo según banco, para la fecha.

Saldo Disponible: Saldo obtenido de efectuar la siguiente operación: Saldo Actual menos movimientos diferidos (no del banco, sino aquellos movimientos procesados por la aplicación más no entregados o realizados en la entidad bancaria en otras palabras "Engavetados").

Paso a Paso

1. Introduzca los datos solicitados.

2. Haga clic en el botón Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT + A.

TIPS: En esta ventana se permite obtener por pantalla los últimos 20 movimientos bancarios ingresados en la aplicación. Haga clic en el botón titulado "Vistazo".


Capítulo 6: Crear y Editar Cuentas Bancarias: Formatos de Impresión
Capítulo 6: Bancos

Cuentas Bancarias

Formatos de Impresión

Crear y Modificar      Saldos     Estadísticas y Proyecciones

En esta ventana se realiza la selección de los formatos de impresión para los documentos de: Cheques, Notas de Débito y Notas de Crédito. Para cada uno de ellos pueden existir varios tipos de formatos de los cuales hay que seleccionar uno para su uso al momento de elaborar estos documentos en el módulo de transacciones bancarias.

Además se especifica el número del próximo cheque.


Capítulo 6: Crear y Editar Cuentas Bancarias: Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 6: Bancos

Cuentas Bancarias

Estadísticas y Proyecciones

Crear y Modificar      Saldos    Formatos de Impresión

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Saldo Inicial: Saldo ingresado como saldo inicial al crear el banco o según última conciliación hecha.

Saldo Final: Saldo al final del periodo actual según conciliación.

No. Cheques: Cantidad de cheques emitidos.

Monto Cheques: Monto total obtenido de todos los cheques emitidos.

No. depósitos:  Cantidad de Depósitos procesados.

Monto Depósitos: Monto total obtenido de todos los depósitos realizados.

No. Notas Débito: Cantidad de Notas de Débitos procesadas.

Monto Notas Débito: Monto total obtenido al sumar todas las Notas de Débito.

No. Notas Crédito: Cantidad de Notas de Crédito procesadas.

Monto Notas Crédito: Monto total obtenido al sumar todas las Notas de Crédito.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 6: Transacciones Generalidades
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Generalidades

Cheques     Depósitos     Nota de Débito     Nota de Crédito     Transferencias      Conciliación      Diferidas      Filtros

Los controles bancarios por parte de la empresa permiten detectar fallas de las instituciones bancarias y propias, además, cuando se realizan todas las operaciones de forma correcta y oportuna se obtienen saldos reales de las cuentas actualizadas mucho antes que el propio banco.

¿Qué es un saldo real?

R: Es el obtenido de restar el Saldo según Banco, menos los cheques emitidos que no han sido entregados.

En las transacciones Básicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso según sea el caso en Conceptos. Se recomienda configurar los conceptos igual o lo más parecido posible, a las cuentas contables asignadas a bancos, así su contabilización podrá hacerse de manera transparente y rápida.

a2 ofrece todas las características básica para manejo bancario, las cuales son:

Emisión de Cheques: haga clic en el botón Nuevo, luego en Cheques. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+N+C

Notas de Crédito: haga clic en botón Nuevo, luego Notas de Crédito. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+O

Notas de Débito: haga clic en el botón Nuevo, luego en Notas de Débito. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+N+N

Depósitos: haga clic en el botón Nuevo, luego en Depósitos. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+N+D

Características Avanzadas:

Transferencias entre cuentas: haga clic en el botón Nuevo, luego en Transferencias. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+N+T

Manejo de Diferidos: haga clic en el botón Diferidos. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+A+D

Conciliaciones: haga clic en el botón Conciliar. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+N+C

Políticas aplicadas a la transacción:

 1. Realizar operaciones con bancos inactivos.

 2. Realizar operaciones con beneficiarios y proveedores inactivos.

 3. Incluir nuevos bancos desde el módulo de Transacciones

 4. Incluir nuevas Cuentas

 5. Incluir nuevos beneficiarios.

 6. Poder elaborar transacciones con beneficiarios no incluidos en el archivo.

 7. Autorizar emisión de cheques

 8. Autorizar la emisión de Notas de Débito

 9. Autorizar la emisión de Depósitos.

10. Autorizar la emisión de Notas de Crédito.

11. Autorizar la transferencias entre cuentas.

12. Restringir las operaciones con bancos en moneda extranjera.

13. Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas.

14. Usuario autorizado para modificar transacciones.

15. Usuario autorizado para eliminar transacciones.

16. Permitir conciliaciones de cuentas.

17. Permitir transacciones en diferido (cheques post-datados).

18. Autorizar a realizar transacciones que superan el saldo disponible.

19. Usuario con autorización a liberar transacciones diferidas.

20. Verificar la liberación de transacciones (proceso manual).

21. Modificar el correlativos de cheques al momento de la transacción.

22. Incluir conceptos al momento de elaborar las transacciones.

23. Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones.

24. Permitir duplicar los números de documentos en las transacciones.

25. Permitir reimpresión de documentos (No disponible)

26. Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.


Capitulo 6: Transacciones Notas de Débito
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Notas de Débito

Cheques     Depósitos     Nota de Crédito     Transferencias      Conciliación      Diferidas      Filtros      Generalidades

Comúnmente utilizadas para realizar descuentos al saldo bancario por los conceptos de: Emisión de Chequeras, Corte de Cuenta, Mantenimiento de Cuenta, Cheques devueltos, etc.

TIPS: Se recomienda cargar las Notas de Débito con un corte de cuenta actualizado.

Paso a Paso

1. Para cambiar número de Nota de Débito haga clic sobre él e introduzca el nuevo.

2. Ingrese la cantidad de dinero, para usar la Calculadora haga clic en el botón [image]. Secuencia de Teclado: Dos veces la tecla ENTER.

3. La cantidad en Letras es Escrita Automáticamente, Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón [image]. Secuencia de Teclado: Dos veces la Tecla ENTER.

4. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.

5. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción  Conceptos.

Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+B.

6. Haga clic en el Botón de Totalizar para finalizar el proceso.

Políticas aplicadas a la transacción:

 1. Realizar operaciones con bancos inactivos.

 2. Realizar operaciones con beneficiarios y proveedores inactivos.

 8. Autorizar la emisión de Notas de Débito

12. Restringir las operaciones con bancos en moneda extranjera.

14. Usuario autorizado para modificar transacciones.

15. Usuario autorizado para eliminar transacciones.

18. Autorizar a realizar transacciones que superan el saldo disponible.

22. Incluir conceptos al momento de elaborar las transacciones.

23. Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones.

24. Permitir duplicar los números de documentos en las transacciones.

25. Permitir reimpresión de documentos (No disponible)

26. Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.


Capitulo 6: Transacciones Emision de Cheques
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Emisión de Cheques

Depósitos     Nota de Débito     Nota de Crédito     Transferencias      Conciliación      Diferidas      Filtros      Generalidades

Opciones:

Anular Cheque: Marca como documento anulado el número de cheque actual.

No Endosable: Coloca el texto de NO ENDOSABLE en el cheque, lo cual indica que el beneficiario no puede ser otro que el escrito en el cheque.

Imprimir Comprobante: Al estar marcado el cuadro de verificación indica al sistema que desea imprimir el comprobante del cheque, en caso contrario se realiza la operación sin imprimir ningún físico.

Paso a Paso

1. Para cambiar número de Cheque haga clic sobre él e introduzca el nuevo.

2. Ingrese la cantidad el monto del cheque, para usar la Calculadora haga clic en el botón [image]. Secuencia de Teclado: Dos veces la tecla ENTER.

3. Introduzca el beneficiario del Cheque o haga clic en el botón de Buscar [image]. Secuencia de Teclado: Dos veces ENTER.

4. La cantidad en Letras es Escrita Automáticamente, Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón [image]. Secuencia de Teclado: Dos veces la Tecla ENTER.

5. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.

6. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presione la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción  Conceptos.

Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+B.

7. Haga clic en el Botón de Totalizar para finalizar el proceso.

Políticas aplicadas a la transacción:

  1. Realizar operaciones con bancos inactivos.

  2. Realizar operaciones con beneficiarios y proveedores inactivos.

  5. Incluir nuevos beneficiarios.

  6. Poder elaborar transacciones con beneficiarios no incluidos en el archivo.

  7. Autorizar emisión de cheques

18. Autorizar a realizar transacciones que superan el saldo disponible.

21. Modificar el correlativos de cheques al momento de la transacción.

22. Incluir conceptos al momento de elaborar las transacciones.

23. Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones.

24. Permitir duplicar los números de documentos en las transacciones.

25. Permitir reimpresión de documentos (No disponible)

26. Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.


Capitulo 6: Crear y Modificar Beneficiarios
Capítulo 6: Bancos

Beneficiarios

Crear y Modificar

Operaciones     Estadísticas y Proyecciones

Su función es la de definir la lista de Beneficiarios para utilizar en la emisión cheques. Se debe incluir en esta lista todas las personas jurídicas o no, a las cuales se les paga a través de cheques.

Paso a Paso:

Crear:

1. Haga clic en el botón de Incluir de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+I

2. Introduzca los datos requeridos.

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G Si desea cancelar haga clic en el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: ALT+A+C.

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L

Modificar o Borrar:

1. Para modificar haga clic en el botón de Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+M. Para borrar haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+A+O. En ambas opciones se muestra la lista de Beneficiarios para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme su acción.

2. En caso de modificar, realice los cambios necesarios.

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L

Políticas aplicadas a la transacción:

2. Realizar operaciones con beneficiarios y proveedores inactivos.

5. Incluir nuevos beneficiarios.

6. Poder elaborar transacciones con beneficiarios no incluidos en el archivo.


Capitulo 6: Beneficiarios Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 6: Bancos

Beneficiarios

Estadísticas y Proyecciones

Crear y Modificar     Operaciones

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Número de Operaciones: Cantidad de operaciones bancarias realizadas bajo el beneficiario actual.

Total Débitos: Monto en moneda del total de operaciones de Débito realizadas con el beneficiario.

Total Créditos: Monto en moneda del total de operaciones de Crédito realizadas con el beneficiario.

Saldo Mes: Total Débitos - Total Créditos.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 6: Beneficiarios: Operaciones
Capítulo 6: Bancos

Beneficiarios

Operaciones: Transacciones Bancarias

Crear y Modificar     Estadísticas y Proyecciones

Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Este reporte muestra un listado de los bancos seleccionados en los cuales tiene cuenta la empresa. Pueden estar activos o no activos, o ambos. El orden es por número de cuenta o nombre del banco.

Puede seleccionar la denominación de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las transacciones en  moneda local o dejarlas en su moneda original.

Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.

Los datos se muestran en dos o tres líneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera línea contiene la información de los bancos: número de cuenta, nombre del banco y si está activo o no.

En la segunda línea se tienen los datos referentes a las transacciones: fecha de creación, fecha de liberación, tipo, documento, beneficiario o concepto, monto de la transacción, saldo a la fecha y estatus de la transacción (conciliadas, no conciliadas y diferidas).

En la tercera línea, si se visualiza, se indican los conceptos, los cuales son: código, nombre del banco, el monto del débito y el monto del crédito.

Si se detalla el movimiento, en la primera línea, se imprime el concepto.

En el pie o fin de las líneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el número de transacciones por cheque con su respectivo monto final, e igualmente el número de notas de débito, depósitos, notas de débito, el total de débitos y créditos diferidos.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:

En este filtro de operaciones, se pueden escoger los tipos de operaciones, un rango de fechas (si no escribe nada se selecciona todo el periodo) y su estatus.

Si se selecciona un concepto y/o un beneficiario y/o monto, el reporte solo especifica estas características. En cuanto al monto, se puede visualizar los que sean iguales a, mayores o iguales a, menores o iguales que, y diferente que un monto dado.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capitulo 6: Crear y Modificar Conceptos
Capítulo 6: Bancos

Conceptos

Crear y Modificar

Operaciones     Estadísticas y Proyecciones

Los conceptos de pago son muy variados, en esta sección se elabora una lista de los más usados para evitar inconsistencias en la relación de cheques emitidos y así poder tener coherencia en la terminología usada en la gestión bancaria.

Paso a Paso:

Crear:

1. Haga clic en el botón de Incluir de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+I

2. Introduzca los datos requeridos.

3. Haga clic en el menú de detalles, seleccione Saldos y luego Formatos.

4. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G Si desea cancelar haga clic en el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: ALT+A+C.

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L

Modificar o Borrar:

1. Para modificar haga clic en el botón de Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: ALT+A+M. Para borrar haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+A+O. En ambas opciones se muestra la lista de Conceptos para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme su acción.

2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerde el paso 3 de Crear.

3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+A+G

4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Secuencia: ALT+A+L

Políticas aplicadas a la transacción

22. Incluir conceptos al momento de elaborar las transacciones.

23. Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones.


Capitulo 6: Conceptos Estadísticas y Proyecciones
Capítulo 6: Bancos

Conceptos

Estadísticas y Proyecciones

Crear y Modificar     Operaciones

La estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuación.

ATENCION: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.

Número de Operaciones: Cantidad de operaciones bancarias realizadas bajo el concepto actual.

Total Débitos: Monto en moneda del total de operaciones de Débito realizadas con el concepto.

Total Créditos: Monto en moneda del total de operaciones de Crédito realizadas con el concepto.

Saldo Mes: Total Débitos - Total Créditos.

Como utilizar el modulo de Estadístisticas y Proyecciones.


Capitulo 6: Conceptos: Operaciones
Capítulo 6: Bancos

Conceptos

Operaciones: Transacciones Bancarias

Crear y Modificar     Estadísticas y Proyecciones

Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Este reporte muestra un listado de los bancos seleccionados en los cuales tiene cuenta la empresa. Pueden estar activos o no activos, o ambos. El orden es por número de cuenta o nombre del banco.

Puede seleccionar la denominación de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las transacciones en  moneda local o dejarlas en su moneda original.

Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.

Los datos se muestran en dos o tres líneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera línea contiene la información de los bancos: número de cuenta, nombre del banco y si está activo o no.

En la segunda línea se tienen los datos referentes a las transacciones: fecha de creación, fecha de liberación, tipo, documento, beneficiario o concepto, monto de la transacción, saldo a la fecha y estatus de la transacción (conciliadas, no conciliadas y diferidas).

En la tercera línea, si se visualiza, se indican los conceptos, los cuales son: código, nombre del banco, el monto del débito y el monto del crédito.

Si se detalla el movimiento, en la primera línea, se imprime el concepto.

En el pie o fin de las líneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el número de transacciones por cheque con su respectivo monto final, e igualmente el número de notas de débito, depósitos, notas de débito, el total de débitos y créditos diferidos.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:

En este filtro de operaciones, se pueden escoger los tipos de operaciones, un rango de fechas (si no escribe nada se selecciona todo el periodo) y su estatus.

Si se selecciona un concepto y/o un beneficiario y/o monto, el reporte solo especifica estas características. En cuanto al monto, se puede visualizar los que sean iguales a, mayores o iguales a, menores o iguales que, y diferente que un monto dado.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capitulo 6: Transacciones Depósitos
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Depósitos

Cheques      Nota de Débito     Nota de Crédito     Transferencias      Conciliación      Diferidas      Filtros      Generalidades

El mecanismo de depósitos bancarios de a2 tiene dos vertientes, la primera para realizar depósitos bancarios no relacionados con las Ventas y el segundo de Ventas Diarias.

Depósitos No Relacionados con las Ventas (DNRV): Los depósitos bancarios pueden provenir de varias fuentes como: Efectivo, Cheques, Tarjeta de Crédito o Débito, cada uno de ellos está contemplado en el sistema para así poder aplicar el tiempo de diferimiento que posean.

Depósitos de Ventas Diarias (DVD): Realiza el balance de las ventas de forma automática, desglosando las ventas en las formas de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito y Tarjetas de Débito. En las tres últimas formas de pago se diferencian para cada tipo de tarjeta de crédito o débito y por entidades bancarias.

a2 permite asociar bancos con la finalidad de reflejar los ingresos de forma real, sin el tiempo de diferimiento. En otras palabras, esta característica se implementa en situación de fusiones o convenios bancarios donde se establezca menos o nada de tiempo para las operaciones entre bancos.

Por último se muestra un resumen del depósito donde se reflejan varios aspectos bien interesantes como: cantidad de cheques, tarjetas de crédito, tarjetas de débito, comisiones generadas y monto diferido de la operación. En el lado derecho se refleja el desglose de la comisiones y diferidos. Para salir de esta ventana presione el botón Salir ubicado en la parte superior.

Paso a Paso

1. Ingrese el número de Depósito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operación.

Para DNRV:

2. Ingrese el monto, luego selecciona el tipo de forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito o Débito) haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. En los casos distintos a efectivo seleccione el nombre o descripción de la entidad emisora, ingrese la fecha de liberación y las observaciones. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo.

Para eliminar un rubro mueva el cursor con las flechas arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B.

TIPS: Utilice el botón derecho del ratón, sobre la lista del resumen de ventas, en el menú emergente se muestra las opciones de Marcar y Desmarcar por tipo de forma de pago.

Para DVD:

2. Haga clic en el botón Ventas, ubicado a la derecha de la pantalla.

Ingresa la fecha del día que desea realizar el corte de ventas, haga clic en el botón [image] para mostrar el calendario. Luego haga clic en el botón de Iniciar.

TIPS: Para asociar bancos haga clic con el botón derecho del ratón, sobre los rubros de ventas que involucren bancos y selecciona Asociar Bancos Más información sobre asociar bancos.

3. Ingrese la cantidad el monto del cheque, para usar la Calculadora haga clic en el botón [image]. Secuencia de Teclado: ALT+Flecha Abajo.

4. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.

5. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total del Depósito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción  Conceptos.

Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B.

6. Haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.

Políticas aplicadas a la transacción:

 9. Autorizar la emisión de Depósitos.

12. Restringir las operaciones con bancos en moneda extranjera.

22. Incluir conceptos al momento de elaborar las transacciones.

23. Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones.

24. Permitir duplicar los números de documentos en las transacciones.

25. Permitir reimpresión de documentos (No disponible)

26. Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.

Asociar Bancos

Paso a Paso:

1. En  la lista del lado izquierdo se muestran los nombres de las entidades bancarias. Haga clic y arrástrela al panel derecho. Repita este paso tantas veces sea necesario.

2. Haga clic en el botón Aceptar. Secuencia de Teclado: ALT+A


Capitulo 6: Transacciones Notas de Crédito
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Notas de Crédito

Cheques     Depósitos     Nota de Débito      Transferencias      Conciliación      Diferidas      Filtros      Generalidades

Paso a Paso

1. Para cambiar número de Nota de Crédito haga clic sobre él e introduzca el nuevo.

2. Ingrese la cantidad de dinero, para usar la Calculadora haga clic en el botón [image]. Secuencia de Teclado: ALT+Flecha Abajo.

3. La cantidad en Letras es Escrita Automáticamente, Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón [image]. Secuencia de Teclado: ALT+Flecha Abajo.

4. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.

5. Introduzca el o los conceptos de tipo Crédito, que sumen la cantidad total de la Nota de Crédito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad.  Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos.

Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B.

6. Haga clic en el Botón Totalizar para finalizar el proceso.

Políticas aplicadas a la transacción:

10. Autorizar la emisión de Notas de Crédito.

12. Restringir las operaciones con bancos en moneda extranjera.

23. Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones.

24. Permitir duplicar los números de documentos en las transacciones.

25. Permitir reimpresión de documentos (No disponible)

26. Permitir al usuario alterar el factor de cambio para operaciones con otras monedas.


Capitulo 6: Transacciones Transferencias
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Transferencias

Cheques     Depósitos     Nota de Débito     Nota de Crédito      Conciliación      Diferidas      Filtros      Generalidades

Paso a Paso

1. Para cambiar número de Transferencia haga clic sobre él e introduzca el nuevo.

2. Ingrese la cantidad de dinero, para usar la Calculadora haga clic en el botón [image]. Secuencia de Teclado: Tecla ALT+Flecha Abajo.

3. Seleccione el Nombre de la Cuenta Bancaria donde desea realizar transferir el dinero. haga clic en el botón [image] para mostrar la lista de Cuentas Bancarias. Secuencia de Teclado: Dos veces la tecla ENTER.

4. La cantidad en Letras es Escrita Automáticamente, Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón [image]. Secuencia de Teclado: ALT+Flecha Abajo.

5. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.

6. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe  un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción  Conceptos.

Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B.

7. haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.

Políticas aplicadas a la transacción:

  1. Realizar operaciones con bancos inactivos.

11. Autorizar la transferencias entre cuentas.

12. Restringir las operaciones con bancos en moneda extranjera.


Capitulo 6: Transacciones Filtros
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Filtros

Cheques     Depósitos     Nota de Débito     Nota de Crédito     Transferencias      Conciliación      Diferidas      Generalidades

El filtrado de operaciones es utilizado para mostrar en pantalla solo registros de interés. Los parámetros utilizados son:

Tipo de Operación: Seleccione uno o varios entre las opciones de: Notas de Crédito, Notas de Débito, Cheques y Depósitos.

Rango de Fechas: Ingrese el rango fechas. Utilice el botón [image] para ver calendario.

Estatus: Seleccione una de las opciones de operaciones Diferidas, Conciliadas, No Conciliadas y Todas.

Concepto: Seleccione el concepto de pago que desea revisar o explorar.

Beneficiarios: Seleccione el Beneficiario desea revisar o explorar.

Documento: Se utiliza en los casos donde existan muchos movimientos y se requiera encontrar uno en particular.

Monto: Muestra las operaciones bancarias según su monto, el cual puede ser mayor o igual,  menor o igual, diferente o igual.

TIPS: Utilice el filtrado por rango de fechas e ingrese el mes actual, así puede hacer la conciliación eficientemente.


Capitulo 6: Transacciones Diferidas
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Transacciones Diferidas

Cheques     Depósitos     Nota de Débito     Nota de Crédito     Transferencias      Conciliación      Filtros      Generalidades

En la ventana de operaciones diferidas se muestran sólo aquellas transacciones con estatus de diferidas las cuales no han sido cargadas en el  estado de cuenta actual.

El  proceso de liberación de operaciones diferidas se puede realizar de forma manual o automática,todo depende de las políticas de usuarios.

Paso a Paso:

1. Haga doble clic en la columna titulada "X", sobre la línea de la operación para marcar con la bandera "Si". Para cambiar a "No" repita esta operación.

2. Para finalizar haga clic en el botón Procesar. Secuencia de Teclado: ALT+P.

Políticas aplicadas a la Transacción:

17. Permitir transacciones en diferido (cheques post-datados).

19. Usuario con autorización a liberar transacciones diferidas.

20. Verificar la liberación de transacciones (proceso manual).


Capítulo 6: Transacciones Conciliaciones
Capítulo 6: Bancos

Transacciones

Conciliaciones

Cheques     Depósitos     Nota de Débito     Nota de Crédito     Transferencias     Diferidas      Filtros      Generalidades

El proceso de conciliaciones bancarias se realiza todos los meses del año con la finalidad de detectar fallas, ya sean del banco o del usuario de la aplicación.

¿Cómo se hace?

R: Con el Estado de Cuenta del banco se procede a filtrar las operaciones del mes reflejadas en el estado de cuenta de a2, luego se revisa una a una todas las transacciones mostradas en el reporte bancario y buscando su igual en las operaciones procesadas en la aplicación. Si una de las operaciones no están en la aplicación se procede a buscar el comprobante físico de la misma, si este existe y coincide con el estado de cuenta se transcribe la misma en el módulo de bancos. En caso contrario se debe hacer un proceso de auditoría para verificar la situación.

Cuando la operación no está en el estado de cuenta del banco y si en la aplicación es porque la transacción está diferida.

Paso a Paso

1. En la columna titulada "ST" de la lista de transacciones bancarias, haga doble clic sobre la operación que desea conciliar, al hacer esto se muestra la letra "P" que indica que está Pre-Conciliada. Repita esta operación las veces necesarias.

2. Al momento de marcar todas las operaciones reflejadas en el estado de cuenta del banco con las elaboradas en a2, haga clic en el botón Conciliar. Secuencia de Teclado: ALT+A+C.

3. En la ventana se muestra en resumen los montos de las operaciones Pre-Conciliadas los cuales deben arrojar una en el campo Diferencia la cantidad de cero (0) para así poder procesar la conciliación.

4. Para terminar el proceso haga clic en el botón Grabar. Secuencia de Teclado: ALT+G. Para imprimir el reporte del conciliación bancaria haga clic en el botón Imprimir. Secuencia de Teclado: ALT+I.

Políticas aplicadas a la transacción:

13. Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas.

16. Permitir conciliaciones de cuentas.


Capitulo 6: Informe General de Bancos
Capítulo 6: Bancos

Informe General de Bancos

Transacciones     Resumen de Movimientos     Transacciones por Conceptos

Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Este reporte muestra un listado de los bancos seleccionados en los cuales tiene cuenta la empresa. Pueden estar activos o no activos, o ambos. El orden es por número de cuenta o nombre del banco.

Puede seleccionar la denominación de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las transacciones en  moneda local o dejarlas en su moneda original.

Los datos que muestran son:

El número de la cuenta, nombre del banco, si está activo o no, el factor de cambio (monedas activas), el saldo en los libros, el monto de las operaciones diferidas o en tránsito y el saldo disponible en la cuenta.


Capitulo 6: Informe Transacciones
Capítulo 6: Bancos

Transacciones Bancarias

General de Bancos      Resumen de Movimientos     Transacciones por Conceptos

Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Este reporte muestra un listado de los bancos seleccionados en los cuales tiene cuenta la empresa. Pueden estar activos o no activos, o ambos. El orden es por número de cuenta o nombre del banco.

Puede seleccionar la denominación de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las transacciones en  moneda local o dejarlas en su moneda original.

Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.

Los datos se muestran en dos o tres líneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera línea contiene la información de los bancos: número de cuenta, nombre del banco y si está activo o no.

En la segunda línea se tienen los datos referentes a las transacciones: fecha de creación, fecha de liberación, tipo, documento, beneficiario o concepto, monto de la transacción, saldo a la fecha y estatus de la transacción (conciliadas, no conciliadas y diferidas).

En la tercera línea, si se visualiza, se indican los conceptos, los cuales son: código, nombre del banco, el monto del débito y el monto del crédito.

Si se detalla el movimiento, en la primera línea, se imprime el concepto.

En el pie o fin de las líneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el número de transacciones por cheque con su respectivo monto final, e igualmente el número de notas de débito, depósitos, notas de débito, el total de débitos y créditos diferidos.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:

En este filtro de operaciones, se pueden escoger los tipos de operaciones, un rango de fechas (si no escribe nada se selecciona todo el periodo) y su estatus.

Si se selecciona un concepto y/o un beneficiario y/o monto, el reporte solo especifica estas características. En cuanto al monto, se puede visualizar los que sean iguales a, mayores o iguales a, menores o iguales que, y diferente que un monto dado.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capitulo 6: Informe Resumen de Movimientos
Capítulo 6: Bancos

Resumen de Movimientos

General de Bancos     Transacciones     Transacciones por Conceptos

Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Este reporte muestra un listado de los bancos seleccionados en los cuales tiene cuenta la empresa. Pueden estar activos o no activos, o ambos. El orden es por número de cuenta o nombre del banco.

Puede seleccionar la denominación de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las transacciones en  moneda local o dejarlas en su moneda original.

Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.

Los datos que muestra son: número de cuenta, nombre del banco y los montos de cheques, notas de débito, de los depósitos y notas de crédito.

En el pie o fin de las líneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el número de transacciones por cheque con su respectivo monto final, e igualmente el número de notas de débito, depósitos, notas de débito, el total de débitos y créditos diferidos.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:

En este filtro de operaciones, se pueden escoger los tipos de operaciones, un rango de fechas (si no escribe nada se selecciona todo el periodo) y su estatus.

Si se selecciona un concepto y/o un beneficiario y/o monto, el reporte solo especifica estas características. En cuanto al monto, se puede visualizar los que sean iguales a, mayores o iguales a, menores o iguales que, y diferente que un monto dado.

Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana.


Capitulo 6: Informe Transacciones por Conceptos
Capítulo 6: Bancos

Transacciones por Conceptos

General de Bancos     Transacciones     Resumen de Movimientos

Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Este reporte muestra de los conceptos seleccionados de las transacciones en un lapso de tiempo dado. Pueden estar activos, no activos, o ambos. El orden es por el código o nombre del concepto.

Los conceptos se pueden agrupadas por categorías, detallarse y además seleccionar una categoría y un tipo de concepto.

Los datos se muestran en una o dos líneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera línea contiene: código del concepto, su descripción, el monto de los débitos, créditos y la diferencia.

En la segunda línea muestra la fecha de creación, fecha de liberación, tipo, documento, beneficiario o concepto, monto de la transacción y estatus.


Menu de Tipo de Costo
Simple

Lote

Compuesto


Capítulo 7: Sistema


Sistema: Títulos y Correlativos: Página General
Sistema:

Títulos y Correlativos

Página General

Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Varios     Códigos       Menú Detalle

•	En este formulario se introduce la nomenclatura del impuesto o los impuestos, dependiendo del tipo de organización o empresa. Ejemplo Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) y la activación del mismo.

•	En el recuadro de opciones Identificación fiscal se introducen los nombres con los que se conocen estos rubros.

•	En Decimales se indica la cantidad de decimales con la que se desea trabajar la presentación numérica en toda la aplicación.

•	Se selecciona la moneda base de la aplicación.

TIPS: La moneda base es muy importante definirla en el momento de hacer la configuración inicial, ya que después de hacerlo la primera vez no se podrá modificarla en el futuro.

•	En el recuadro de opciones llamado Periodo actual en curso, se declara la periodicidad administrativa para llevar las estadísticas de la empresa.

La configuración de periodos es fundamental en la parametrización de la aplicación, se debe tomar en cuenta dos variables para poder tomar una decisión acertada. La primera cantidad de transacciones por día, de ser muy altas (100 ó más) se puede configurar periodos cortos de 30 días por ejemplo. La segunda variable a considerar es la forma de trabajo de la empresa donde se esté implantando la aplicación, para ilustrarle mejor, un ejemplo bien conocido son las periodos de ventas que utiliza AVON, que duran 3 semanas y llevan por nombre Campaña.

TIPS: Las estadísticas de la aplicación se alimentan con los periodos, es decir, si se establecen periodos de 3 meses no podrá vizualizar estadísticas para un mes en particular.

Paso a Paso:

1. Haga clic en el botón de modificar ubicado en la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+M, M.

2. Introduzca los datos requeridos, en caso de escribir fechas puede utilizar el calendario con el botón [image] ubicado a la derecha del cuadro de texto. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

3. Si los cambios sólo involucran este formulario pase al siguiente paso, sino haga clic en siguiente.

4. Presione el botón de grabar ubicado en la barra de botones [image]. Secuencia de Teclado: Alt+A, G.


Sistema: Títulos y Correlativos: Página Inventario
Sistema:

Títulos y Correlativos

Página Inventario

General      Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Varios     Códigos       Menú Detalle

Permite parametrizar los correlativos de los documentos de Cargos, Descargos, Transferencia y Ajuste de Inventario.

Matrices: La utilización de matrices de clasificación para el inventario es una característica muy útil para ciertos tipos de empresas como Tiendas de ropa, zapatos, ferreterías, entre otros.  Se pueden presentar varios tipos  de matrices, las más comúnmente usadas son: Tallas y Colores, Ancho y Alto, entre otras. Observe que si se utilizan duplas o pares de datos, descriptivos por producto, es posible agregar características bien diferenciadas, las cuales formarán automáticamente la combinatoria de las duplas para ofrecer una variedad completa de items.

La configuración de precios de la aplicación, tiene la particularidad que las cajas de texto vacías o en blanco deshabilitan el precio en todo el sistema. La variedad de precios se utiliza en los casos donde cada producto posea varios tipos de precio dependiendo el cliente al que se le esté ofertando o vendiendo, por ejemplo:  Al mayor y Al Detal.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continúe en el paso 3.

2. Haga clic en el botón de modificar ubicado en la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+M, M.

3. Introduzca los datos requeridos. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4. Si los cambios sólo involucran este formulario pase al siguiente paso, sino haga clic en siguiente.

5. Presione el botón de grabar ubicado en la barra de botones [image]. Secuencia de Teclado: Alt+A, G.


Sistema: Títulos y Correlativos: Página ventas y clientes
Sistema:

Títulos y Correlativos

Página ventas y clientes

General       Inventario      Proveedores y Compras     Bancos     Varios     Códigos       Menú Detalle

Como  se puede ver en el formulario, existe una serie de documentos que son necesarios llevar con numeración correlativa automática, por ejemplo: Presupuesto, Factura, Apartado, Devolución, Nota de Entrega, Pedido, Nota de Débito, Nota de Crédito, Planilla de Retención, Planilla de Cobranza, Recibo de Caja y Proceso de Lote.  En esta página se establecen los números iniciales para cada documento,

Otras opciones:

•	Guardar Presupuesto:  Cantidad de períodos que desea guardar los presupuestos realizados en estatus de guardado. Ver Guardar Presupuesto.

•	Guardar Pedidos:  Cantidad de períodos que desea guardar los pedidos realizados en estatus de guardado. Ver Guardar Pedidos.

•	Porcentaje Mora: Porcentaje que desea aplicar como intereses de mora.

•	Sumar fletes al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe del cuadro de texto de flete en la totalización de documentos.

•	Trabajar con céntimos ventas: Utilización de céntimos en el calculo de documento de ventas.

ATENCION:  Usted debe tomar en cuenta que si no desea usar céntimos al elaborar el documento de ventas, tendrá pérdida equivalente a la cantidad de céntimos que deje de cobrar.

•	Comisiones sobre ventas: Cuando esta opción está activada se le cancela al vendedor la comisión, solo cuando la factura está totalmente cancelada, en el caso contrario que no esté activada, se le cancelará cuando se realice la factura, sin importar el estatus de la  misma.

•	Márgenes de Utilidad: Si la opción está activada se expresará el  Margen de Utilidad en porcentaje en caso contrario expresará el Margen de Utilidad en moneda.

•	Cerrar Estados de Cuentas: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual, en caso contrario se trabaja con periodos abiertos.

•	Nombre Autorizado: Existe una relación entre el cliente y sus autorizados que puede ser transformada según las necesidades de cada perfil. Ejemplos:

 	a) Representas - Alumnos para el uso de la aplicación en instituciones de educación, donde el autorizado es el alumno.

b) Afiliados - Familiares para implementaciones de clubes y asociaciones, donde los autorizados son los familiares.

c) Clientes - Proyectos para optimizar las cuentas de clientes donde es necesario saldos individuales por proyectos diferentes.

d) Empresas - Empleados para aquellos que ofrezcan créditos a empleados de empresas.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continúe en el paso 3.

2. Haga clic en el botón de modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desea modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4.  Escriba los correlativos iniciales y los valores de las otras opciones.

5. Presione el botón Grabar, en caso contrario, el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.


Sistema: Títulos y Correlativos: Página Proveedores y Compras
Sistema:

Títulos y Correlativos

Página Proveedores y Compras

General       Inventario     Ventas y Clientes     Bancos     Varios     Códigos       Menú Detalle

Aquí se crea el correlativo para las órdenes de compra, compra de mercancía y otros, mostrará el siguiente número en el correlativo de los siguientes documentos de Orden de Compra, Compra de Mercancía, Nota de Entrega, Devolución de Compras, Nota de Débito y Nota de Crédito. El programa automáticamente le  asignará el número correspondiente a cada documento.

Otras opciones:

•	Guardar orden de compra:  Significa que usted le puede indicar los períodos que desea guardar, posicionándose en el cuadro y colocando el número de periodos que desee guardar

•	Sumar flete al Impuesto 1 y 2:  Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe de la casilla del flete.

•	Cerrar Estados de Cuenta: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual, en caso contrario se trabaja con periodos abiertos.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continúe en el paso 3.

2. Haga clic en el botón de modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desee modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4. Escriba los correlativos inicial y los valores de las otras opciones.

5. Haga clic en el botón Grabar, en caso contrario, en el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.


Sistema: Títulos y Correlativos: Página Bancos
Sistema:

Títulos y Correlativos

Página Bancos

General       Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Varios     Códigos       Menú Detalle

En la pantalla o formulario de bancos se establecen las características básicas para el manejo bancario, el primer dato a introducir es el porcentaje de Impuesto al Débito Bancario, el cual es pautado por la oficina de impuestos del país.

Los correlativos de Comprobante de Egresos, Nota de débito, Nota de crédito y Depósitos son utilizados internamente y no llevan ningún tipo de relación con las numeraciones dadas por las Entidades Bancarias.

Los días de diferimiento son muy  importantes cuando se requiere llevar el control bancario de forma exacta, de esta manera la correspondencia de las fechas de liberación de los documentos son los más exactas posibles. En la mayoría de los casos esta cualidad no se cumple en un 100%,  ya que es muy difícil saber a ciencia cierta cuando son cobrados los cheques dados a particulares o empresas.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continue en el paso 3.

2. Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desee modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4.  Escriba los correlativos inicial y los valores de las otras opciones.

5. Presione el botón Grabar, en caso contrario, el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.


Sistema: Títulos y Correlativos: Página Varios
Sistema:

Títulos y Correlativos

Página Varios

General       Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos      Códigos       Menú Detalle

Esta opción permite establecer series de estadísticas, por ejemplo, año actual, año anterior, año antepasado y los períodos históricos. Para cada casilla "Estadísticas año actual" debe especificar los años con los cuales desea trabajar y la cantidad de periodos históricos que desee guardar.

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continue en el paso 3.

2. Haga clic en el botón de modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desea modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4.  Escriba los valores de las opciones.

5. Presione el botón de Grabar, en caso contrario, el botón Cancelar. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.


Sistema: Títulos y Correlativos: Página Códigos
Sistema:

Títulos y Correlativos

Página Códigos

General       Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Varios       Menú Detalle

En este formulario se establece la forma de trabajo en lo referente a la codificación de cada registro en la creación de Clientes, Proveedores, Departamentos, Artículos de Inventario, Bancos, entre otros.

Existen tres formas de hacer la  codificación o numeración de renglones o items.

a) Manual: El usuario de la aplicación genera el código a su conveniencia.

TIPS: Se recomienda utilizar este método en los códigos de los artículos de inventario si se manejan códigos de barras.

b) Código Automático: La aplicación asigna el código de forma automática.

c) Rellenado de Código: La aplicación se encarga de llenar con ceros(0) a la izquierda el número que el usuario introduce. Por ejemplo si el usuario introduce el número 10  el programa rellena con ceros hasta la máxima longitud del campo. Ejemplo: 0000010

Paso a Paso:

1. Si el modo de modificación de registro esta activo, continúe en el paso 3.

2. Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones. Secuencia de Teclado: Alt+A, M

3. Posicione el cursor en el cuadro de texto que desee modificar, haciendo clic con el ratón. Secuencia de Teclado: Enter o tabulador.

4.  Haga clic en los cuadros de verificación.

5. Presione el botón Grabar, si desea fijar los cambios o Cancelar para descartarlos. Secuencia de Teclado: Alt+A, G ó C para cancelar.


Sistema: Títulos y Correlativos: Menú Detalle
Sistema:

Títulos y Correlativos

Menú Detalle.

Descuentos Pronto Pago.

General       Inventario     Ventas y Clientes     Proveedores y Compras     Bancos     Varios     Códigos

En este formulario, se configura la escala de descuentos a los clientes dependiendo del rango de días desde el momento de la emisión de la factura hasta su cancelación. Estos rangos se evalúan de arriba hacia abajo donde el porcentaje será seleccionado automáticamente al suceder la primera correspondencia de rango de días.

Si se tiene la siguiente escala:

0  a  10 días	5%	+	2%

10 a 20 días	7%

La aplicación lee la escala empezando por el renglón de 0 a 10 días si el cliente esta cancelando el giro o el saldo en 10 días el descuento obtenido es de 5% más 2%, de ser más de 10 y menos de 20 días el descuento por pronto pago será de 7%.

Los rangos de días varían de 10 en 10, en caso de utilizar mayor cantidad de días simplemente repita los porcentajes hasta llegar a los días deseados. Se puede cambiar el "hasta" para así poder obtener períodos de pagos menores de 10 días después del "desde". Por ejemplo: 10 - 15.

TIPS: Se pueden establecer descuentos combinados (5% + 2%) o simples (7%).

Puede tabular los descuentos expresándolos tanto en moneda como en porcentajes aplicados al monto.

ATENCION: En caso de que existan políticas de pronto pago diferentes por cada cliente, las mismas deben indicarse de forma individual en el formulario de cliente.

Paso a Paso:

1. Haga clic en la columna a modificar, sólo se puede modificar el lado derecho del rango de días (hasta), y los porcentajes de descuentos. Secuencia de teclado: Enter y Tabulador.

2. Escriba las cantidades utilizando el teclado numérico.

3. Si los descuentos son expresados en porcentajes, active el cuadro de verificación titulado Descuento en Porcentajes.

4. Presione el botón de Aceptar.


Sistema:

Respaldo de Datos

Restaurar Datos     Cambio de Fecha     Cierre de Periodo     Consulta Periodos Anteriores     Mantenimiento de Datos

La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la más pequeña hasta la más grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario puede ocurrir imprevistos con la aplicación o con el computador que luego simplemente sólo quedaría lamentarse.

Existen varios medios magnéticos para hacer copias de seguridad, empezando por los discos de 3½" HD (High Density) con capacidad de 1.44Mb, muy conocidos y ampliamente difundidos en todas las tiendas del ramo de la computación. Los discos mencionados no son los más apropiados para esta labor, ya que son muy  vulnerables a fallar.

En una segunda línea están los discos ZIP, los cuales se comercializan con capacidad  de 100Mb y 250Mb (Nuevos), su confiabilidad es excelente y a juzgar por la capacidad de los mismos su utilidad es para empresas pequeñas y medianas.

Por último, la mejor opción son las cintas magnéticas, se comercializan en muchas variedades no solo en capacidad sino en tipo de cinta y modelo. Todos los modelos de cintas requieren de una inversión alta de dinero, y sólo se justifica si la información a respaldar excede la capacidad de los discos ZIP.

ATENCION: Sólo se respalda el directorio de  data de la aplicación y no otros. No se incluyen archivos ejecutables y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta con tu personal de sistemas como hacerlo.

Paso a Paso:

1. Verifique la fecha. Para modificarla haga clic con el ratón en el botón a la derecha del cuadro de texto [image].  e indique con el ratón la fecha a seleccionar.

2. Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde en el primero es el directorio donde están los datos a respaldar y el segundo la carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribiendo los directorios con el teclado o presionando el botón a la derecha de cuadro de texto [image].

3. El cuadro de verificación titulado Todos los Archivo, al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de ? indican cualquier número). De no estar activo se habilita el botón en la parte inferior titulado "Seleccionar", haga clic en él para seleccionar manualmente los archivos a respaldar.

4. El cuadro de verificación titulado Borrar Destino, indica a la aplicación la tarea de borrar todos los archivos (sólo archivos) en el directorio destino.

5. Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente presione el botón titulado "Cancelar"


Sistema: Restaurar Datos
Sistema:

Utilidades

Recuperar Datos

Respaldo de Datos     Cambio de Fecha     Cierre de Periodo     Consulta Periodos Anteriores     Mantenimiento de Datos

La finalidad de este formulario es recuperar la información respaldada por la aplicación. Ver Respaldo de Datos.

Paso a Paso

1.- Verifique que la fecha es correcta, de no ser así haga clic con el ratón en el botón a la derecha del cuadro de texto [image]. Indique con el ratón la fecha a seleccionar.

2.- Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde el primero es el directorio donde están los datos a recuperar y el segundo la carpeta o unidad de disco donde está el respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribir los directorios con el teclado o presionando el botón a la derecha de cuadro de texto [image].

3.- Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperación. Para cancelar todo simplemente presione el botón titulado "Cancelar"


Sistema: Cambio de Fecha
Sistema:

Utilidades

Cambio de Fecha

Respaldo de Datos     Restaurar Datos      Cierre de Periodo     Consulta Periodos Anteriores     Mantenimiento de Datos

Puede utilizar esta opción en caso de que quiera insertar una transacción en el periodo anterior antes de realizar el cierre de periodo.

Para cambiar la fecha de trabajo en el sistema. Muestra el siguiente cuadro:

Solo tiene que escribir la fecha o hacer clic en el botón [image] para seleccionar la fecha.


Sistema: Cierre de periodo
Sistema:

Utilidades

Cierre de Periodo

Respaldo de Datos     Restaurar Datos     Cambio de Fecha      Consulta Periodos Anteriores     Mantenimiento de Datos

Cuando se ejecuta esta opción, los datos administrativos del periodo cerrado ya no pueden ser modificados, es decir, no se permite realizar ninguna operación de venta o compra en dicho lapso. Conceptualmente delimita o acota los procesos de ventas y compras, permitiendo seguridad en los datos procesados, de esta manera nadie puede corromper estos procesos. En otras palabras, ilustrando con un ejemplo, nadie puede facturar o comprar en un periodo ya cerrado.

El cierre es un proceso irreversible, por lo tanto antes de ejecutarlo se recomienda respaldar la información y se sugiere imprimir los informes necesarios para su gestión administrativa, tales como:

•	En Departamento de Inventario, el Reporte General con la opción de incluir Consolidado activo.

•	En Ventas, el General de Ventas, Transacciones de Ventas y Libro del I.V.A.

•	En Compras, el General de Compras, Transacciones de Compras y el Libro de Compras I.V.A.

•	En Clientes, Estado de Cuenta.

•	En Proveedores, Estado de Cuenta.

Si su empresa maneja vendedores con comisiones, emita el siguiente reporte:

•	En Vendedores, Comisión del periodo.

Atención: Los libros de IVA no se rigen por el lapso del periodo, sino según la Ley Tributaria vigente, los cuales se solicitan mensualmente.

Esta opción puede ser opcional y depende de los movimientos de la empresa, ya que crea los archivos que llevan la historia de las transacciones u operaciones con los clientes y proveedores ya canceladas. Puede seleccionar el lapso que desee, hacer un cierre cada tres semanas, mensual, trimestral, semestral, anual, o si lo desea, no realizar nunca un cierre de periodo.

El cierre lleva todas las transacciones canceladas realizadas en el periodo seleccionado a un archivo histórico. Para poder visualizarlas es necesario hacer una consulta a los periodos anteriores. Los siguientes documentos son los que lleva a históricos:

•	Compra de Mercancía

•	Facturas

•	Notas de Entrega

•	Apartados

•	Facturación por lotes

Con el cierre se alimentan automáticamente los datos de las Estadísticas con los totales del periodo referentes a Inventario, Clientes, Proveedores y Bancos, mediante las cuales puede hacer las comparaciones que necesite visualizar.

Adicionalmente, la herramienta administrativa configurable a2, aún cuando ejecute un cierre de periodo, continúa mostrando las cuentas por cobrar de un cliente que tenga transacciones pendientes en el módulo de cuentas por cobrar hasta que se cancelan todas las transacciones, por lo cual no es necesario visualizar históricos para comprobar de dónde viene determinada transacción. Igualmente sucede con las cuentas por pagar, siguen mostrando todas las transacciones hasta que estas se cancelen.

La opción muestra la siguiente pantalla, en la cual se visualiza el nombre del periodo actual con su fecha de inicio y fin del periodo, además se solicita el nombre o descripción del siguiente periodo, con sus respectivas fecha de inicio y fin de periodo.

Si lo desea, puede activar el cuadro de verificación que elimina de los datos históricos los items con más de cierta cantidad de días sin movimientos. Esta cantidad de días es ingresada por usted en el cuadro correspondiente.


Sistema: Consulta Periodos Anteriores
Sistema:

Utilidades

Consulta Periodos Anteriores

Respaldo de Datos     Restaurar Datos     Cambio de Fecha     Cierre de Periodo      Mantenimiento de Datos

Cuando se selecciona esta opción del menú Informes, se inactivan todas las opciones del menú del sistema administrativo a2, con excepción de Informes, y en las cuales solo permite ejecutar las siguientes:

Muestra los sigientes informes:

•	Inventario:

•	Operaciones de Inventario

•	Clientes:

•	Reporte General

•	Estado de Cuenta

•	Cuentas por Cobrar

•	Análisis de Vencimientos

•	Relación de Cobros

•	Retención de Impuestos

•	Proveedores:

•	Reporte General

•	Estado de Cuenta

•	Cuentas por Pagar

•	Análisis de Vencimientos

•	Relación de Pagos

•	Retenciones en la fuente

•	Ventas:

•	General de Ventas

•	Ventas Diarias

•	Productos vendidos

•	Transacciones de Ventas

•	Libro de I.V.A.

•	Compras:

•	General de Compras

•	Compras Diarias

•	Productos comprados

•	Transacciones de Compras

•	Libro de Compras I.V.A.

•	Vendedores:

•	Reporte General

•	Ventas Generales

•	Comisiones del Periodo

•	Operaciones

•	Operaciones con productos

Esta opción misualiza la siguiente pantalla:


Sistema: Mantenimiento Datos
Sistema:

Utilidades

Mantenimiento Datos

Respaldo de Datos     Restaurar Datos     Cambio de Fecha     Cierre de Periodo     Consulta Periodos Anteriores

La lista de cuadros de verificación ubicada en la parte izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de verificación de tablas de la base de datos en los rubros siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y Compras, Bancos y Usuarios.

TIPS: Se recomienda hacer el mantenimiento de la base de datos periódicamente, pregunte a su integrador la periodicidad del mismo.

Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el botón titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el botón "Desmarcar".

Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botón de Iniciar.